山东中烟采购制度

PAGE山东中烟采购制度一、总则（一）目的为规范山东中烟工业有限责任公司（以下简称“公司”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业政策，严格按照规定程序进行。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划、年度采购计划等重要文件。2.审批重大采购项目的采购方案、采购预算等。3.研究解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购中心职责如下：1.贯彻执行国家法律法规、公司采购制度和采购决策委员会的决议。2.制定和完善采购业务流程，规范采购操作。3.组织实施物资采购、服务采购等活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订与执行等。4.建立和维护供应商数据库，管理供应商关系。5.负责采购项目的招标、询价、竞争性谈判等采购方式的组织实施。6.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。7.定期统计分析采购数据，为公司采购决策提供支持。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等，并对采购需求的合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的专业意见。负责对采购项目进行财务审计和绩效评价。3.质量部门：参与采购物资的质量标准制定，负责对采购物资进行质量检验和验收，确保采购物资符合质量要求。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度生产经营计划、项目计划等，结合实际需求，编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购中心汇总各需求部门的采购预算草案，进行审核和平衡，形成公司年度采购预算初稿。3.财务部门对采购预算初稿进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出调整意见。采购中心根据财务部门意见，对采购预算进行调整完善，形成公司年度采购预算草案。4.公司年度采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准。（二）预算执行1.采购中心应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整审批手续。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期通报预算执行进度，对超预算采购的项目不予支付资金。3.需求部门应配合采购中心做好采购预算执行工作，根据实际需求合理安排采购进度，避免因需求变更等原因导致预算执行偏差。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整、生产经营计划变更等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整采购内容时，需求部门应及时提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并附相关证明材料。3.采购中心对需求部门提交的采购预算调整申请进行审核，提出审核意见。财务部门对采购预算调整申请进行财务审核。4.采购预算调整申请经采购决策委员会审议通过后，报公司董事会批准。批准后的采购预算调整应及时下达执行。四、采购方式及流程（一）招标采购1.适用范围：达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标方式采购：货物类采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。服务类采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。工程类采购单项合同估算价在400万元人民币以上的。2.招标程序：招标采购一般包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。采购中心根据采购项目特点和要求，编制招标公告，在指定媒体上发布。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点等信息。对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格投标人名单。编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件发售给合格投标人。投标人按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购中心组织开标会议，当众开标，公布投标人名称、投标报价、投标文件主要内容等。组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购中心对中标候选人进行公示，公示期不少于3个工作日。公示无异议后，确定中标人，与中标人签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序：采购中心根据采购需求，向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应包括采购项目名称、采购内容、技术规格、数量、交货时间、报价要求等内容。供应商在规定时间内报价，采购中心对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。采购中心与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判程序：采购中心成立谈判小组，谈判小组由采购中心代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。将谈判文件送达参加谈判的供应商。谈判文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、成交标准等内容。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者补正。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二轮报价或最终报价。谈判小组从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购中心与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：采购中心提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、采购内容、拟采购供应商等信息，并附相关证明材料。采购决策委员会对单一来源采购申请进行审议，批准后实施单一来源采购。采购中心与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。（五）采购流程通用要求1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字后提交采购中心。采购中心对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、完整性等。对不符合要求的采购申请，退回需求部门重新填写。2.采购审批：采购中心将初审通过的采购申请提交相关领导审批。审批权限根据采购金额大小、采购项目重要程度等确定。3.采购实施：采购中心根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购程序和相关规定操作，确保采购活动合法合规。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购中心应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。5.验收付款：采购物资到货后或服务完成后，需求部门应组织质量部门等相关人员进行验收。验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字后提交采购中心。采购中心根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照合同约定和公司财务制度进行付款审核，审核通过后支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩、信誉等方面的要求。2.供应商向采购中心提交准入申请，提供相关证明材料。采购中心对供应商提交的申请和材料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况、质量管理情况等。3.经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商数据库，并颁发供应商准入证书。（二）供应商评价与考核1.采购中心定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量状况、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对供应商进行相应的奖励或处罚。对评价为优秀的供应商，在采购项目中给予优先考虑；对评价为不合格的供应商，暂停或取消其供货资格。（三）供应商关系管理1.采购中心与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，通报公司采购需求、质量要求等信息，听取供应商意见和建议。2.建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商提出的问题和投诉。对供应商反映的合理问题，应及时协调解决，维护供应商合法权益。3.与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同开展技术研发、质量改进、成本控制等工作，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商违约风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对采购风险进行评估，确定风险等级。对高风险的采购项目，应重点关注和采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格走势，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场价格波动风险。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量检验和验收，严格执行质量标准，选择质量可靠的供应商，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺等。3.供应商违约风险应对：在采购合同中明确供应商的违约责任，加强对供应商合同执行情况的跟踪和监督，对可能出现违约的供应商提前采取措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动依法合规进行。在采购合同签订前，对合同条款进行法律审核，避免合同纠纷。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险状况进行监控和分析。采购中心应及时收集、整理采购风险信息，形成风险报告。2.设定采购风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号。采购决策机构根据预警信号，及时研究采取相应的风险应对措施，防范风险扩大。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购中心应建立采购信息收集渠道，收集市场价格信息、供应商信息、政策法规信息等各类采购相关信息。2.S采购信息收集方式包括市场调研、供应商反馈、行业协会交流、政府部门发布等。（二）采购信息分析与利用1.采购中心对收集到的采购信息进行分析，提取有价值的信息，为采购决策、供应商管理、采购风险管理等提供支持。2.定期编制采购信息分析报告，向采购决策机构、相关部门等通报采购信息分析结果，为公司采购管理提供决策依据。（三）采购信息保密1.采购中心应建立采购信息保密制度，对涉及公司商业秘密、采购项目敏感信息等进行保密管理。2.采购人员及相关工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露采购信息。对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。2.财务部门加强对采购资金支付的审核，监督采购资金的合理使用。3.采购中心内部应建立健全采购业务内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，规范采购操作流程。（二）外部监督1.接受政府有关部门的