总行集中采购制度

PAGE总行集中采购制度一、总则（一）目的为了加强总行集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总行各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司（以下统称“各单位”）的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内外部监督。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.专业管理原则：建立专业化的采购管理体系，提高采购管理水平。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由总行高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议集中采购管理制度、政策和发展战略。审批年度集中采购计划和预算。决策重大采购项目和采购事项。监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门1.设置：总行设立专门的采购管理部门，负责集中采购的日常管理工作。2.职责贯彻执行采购管理委员会的决策和决议。制定和完善集中采购管理制度、流程和标准。编制年度集中采购计划和预算，报采购管理委员会审批。组织实施采购活动，包括采购需求调研、供应商选择与管理、采购合同签订与执行跟踪等。建立采购信息管理系统，收集、整理和分析采购数据，为采购决策提供支持。协调处理采购过程中的争议和问题，对违规行为进行调查和处理。（三）需求部门1.职责根据业务需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购需求调研、供应商选择、采购合同签订等环节，提供专业意见和建议。配合采购管理部门做好采购项目的验收工作。三、采购范围与分类（一）采购范围1.货物类：包括办公设备、计算机及网络设备、金融机具、办公用品、耗材、家具、车辆等。2.工程类：包括房屋建筑工程、装修工程、弱电工程、消防工程、安防工程等。3.服务类：包括软件开发与维护、系统集成、数据处理、咨询服务、培训服务、物业管理、会议服务等。（二）采购分类1.集中采购目录内项目：按照国家和总行规定，纳入集中采购目录的采购项目，必须按照本制度进行集中采购。2.集中采购限额标准以上项目：未纳入集中采购目录，但单项或批量采购金额达到总行规定的集中采购限额标准的采购项目，实行集中采购。3.其他采购项目：除上述两类项目外的采购项目，由各单位按照相关规定自行组织采购，但应遵循本制度的基本原则和要求。四、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购需求审核1.采购管理部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求的合理性、必要性、合规性进行审核。2.对于重大采购项目或复杂采购需求，采购管理部门可组织相关部门和专家进行论证。3.审核通过的采购需求，进入采购计划编制环节；审核不通过的，采购管理部门应及时与需求部门沟通，说明原因，要求其修改完善。（三）采购计划编制1.采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合年度采购计划和预算安排，编制《采购计划明细表》，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.《采购计划明细表》经采购管理部门负责人审核签字后，报采购管理委员会审批。（四）采购方式选择1.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购管理部门应根据采购项目的特点、预算金额、时间要求等因素，按照相关法律法规和总行规定，选择合适的采购方式。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，原则上应采用公开招标方式；因特殊原因需要采用其他采购方式的，应报采购管理委员会批准，并按照规定办理相关审批手续。（五）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理部门编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应与需求部门、法律合规部门、财务部门等进行沟通协调，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。（六）供应商选择与管理1.采购管理部门通过公开招标公告、邀请招标邀请函、竞争性谈判公告、询价通知书等方式，发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。2.采购管理部门对供应商的资格条件、信誉状况、经营业绩、技术实力等进行审查，确定入围供应商名单。3.采购管理部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，按照评标标准或谈判文件要求，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。同时，建立供应商档案，对供应商的履约情况进行跟踪评价，作为后续采购活动中供应商选择的参考依据。（七）采购合同签订与执行1.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应出具法律意见书，确保合同符合法律法规要求。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购管理部门应按照合同约定，及时支付采购款项，并跟踪合同执行情况，确保供应商按时履行合同义务。3.在合同执行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购管理部门应按照合同约定和相关规定办理手续，并及时调整采购计划和预算。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的，填写《采购验收报告》；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求其限期整改或重新提供货物、服务等。2.《采购验收报告》经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门备案。采购管理部门应对采购项目的验收情况进行跟踪检查，确保采购项目达到预期效果。五、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应按照总行要求，结合本单位业务发展需要，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明预算编制依据和理由。2.采购预算编制过程中，各单位应充分考虑采购项目的市场价格波动、政策变化等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.各单位编制的采购预算经本单位负责人审核签字后，报总行采购管理部门。2.总行采购管理部门对各单位的采购预算进行汇总审核，结合年度采购计划和预算安排，提出调整意见，报采购管理委员会审批。3.经采购管理委员会审批后的采购预算，作为各单位年度采购活动的控制依据。（三）预算执行与调整1.各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定程序报总行采购管理部门和采购管理委员会审批。2.总行采购管理部门应定期对各单位的采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、廉政风险等。2.对于识别出的风险，采购管理部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动和供求变化情况，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等手段规避市场风险。2.供应商风险应对措施：建立供应商评估和管理体系，加强对供应商的资格审查和信誉评价，选择优质供应商合作。同时，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险应对措施：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪检查，及时发现和解决合同纠纷。4.廉政风险应对措施：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，严肃查处违规违纪行为。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购管理部门应建立采购信息管理系统，收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购需求、采购计划、采购文件、供应商信息、采购合同、采购验收等。2.采购信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，为采购决策提供数据支持。（二）信息共享与利用1.通过采购信息管理系统，实现采购信息在总行各部门、各分支机构之间的共享，提高采购工作效率和协同性。2.采购管理部门应定期对采购信息进行分析和总结，并形成采购分析报告。采购分析报告应包括采购项目的执行情况、采购成本分析、供应商评价等内容，为采购管理决策提供参考依据。八、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。2.内部审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审查采购项目的合规性、采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况等，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.主动接受国家有关部门、监管机构以及行业协会等的监督检查，及时整改发现的问题。2.对于涉及公众利益的重大采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。九、违规处理（一）违规行为界定1.各单位和采购人员在采购活动中，如有下列行为之一的，视为违规行为：违反法律法规和总行规定，擅自采购或规避集中采购的。采购过程中存在弄虚作假行为，提供虚假采购信息的。与供应商串通，谋取不正当利益的。擅自变更采购方式、采购合同条款的。未按照规定履行采购审批手续的。其他违反采购管理制度的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，采购管理部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重，采取以下处理措施：责令改正。要求违规单位或个人立即停止违规行为，按照规定进行整改。通报批评。在全行范围内对违规单位或个人进行通报批评，责令其作