单位采购流程制度

PAGE单位采购流程制度一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导班子成员组成，负责审议采购战略、重大采购项目等。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施，并履行以下职责：1.制定采购计划和预算。2.选择供应商，进行供应商管理。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项事宜。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督。三、采购计划与预算（一）采购计划的编制1.需求部门应根据业务发展需要，提前编制采购需求计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度采购计划和月度采购计划。（二）采购预算的编制1.采购部门根据采购计划，会同财务部门编制采购预算，明确采购项目的资金来源、预算金额等。2.采购预算应严格按照单位财务预算管理规定进行编制和审批。（三）采购计划与预算的调整1.因业务发展变化等原因需要调整采购计划和预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购部门会同相关部门对调整申请进行审核，报采购决策机构批准后实施。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。3.采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式确定最终供应商。（二）供应商的评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价和考核。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。（三）供应商的维护与合作1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作，及时解决采购过程中出现的问题。2.建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量和服务水平，降低采购成本。五、采购方式（一）招标采购1.达到规定金额标准的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和招标程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。六、采购流程（一）采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预算金额等，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核，并报采购决策机构审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。2.招标采购应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作；竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判；询价采购应向多家供应商发出询价通知书；单一来源采购应与供应商进行协商。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。（五）验收1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，办理付款手续。2.付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。（二）风险应对措施1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施，如选择信誉良好的供应商、加强合同管理、建立质量检验制度、进行价格监控、聘请法律顾问等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、监督与审计（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，并对采购项目的经济效益进行评价。2