单位自行采购活动制度

PAGE单位自行采购活动制度一、总则（一）目的为规范单位自行采购活动，加强对采购过程的管理和监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门、各分支机构自行组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际情况，提前制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后，报单位采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，报单位领导审批。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应严格控制在单位年度预算范围内。2.采购管理部门应加强对采购预算的执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照单位预算管理规定办理相关审批手续。三、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据采购计划提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购审批：采购申请表报采购管理部门审核，采购管理部门根据采购项目的性质、金额等情况进行审核，报单位领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与供应商进行协商，确定成交供应商。询价：向供应商发出询价通知书，要求供应商报价，确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。5.验收付款：采购项目到货后，采购管理部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，按照采购合同约定办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。3.采购管理部门应定期对供应商资格进行复审，对不符合要求的供应商及时取消其参与本单位采购活动的资格。（二）供应商选择与评价1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择信誉好、质量高、价格合理的供应商。2.采购管理部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。供应商评价结果应作为供应商选择和管理的重要依据。3.采购管理部门应定期对供应商进行考核，对考核不合格的供应商及时采取措施进行整改，直至取消其参与本单位采购活动的资格。五、采购文件管理（一）采购文件的编制采购文件应包括采购项目的采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合国家法律法规及行业标准的要求，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（二）采购文件的审核与批准采购文件编制完成后，应经采购管理部门审核，报单位领导批准。采购文件审核应重点审查采购文件的合法性、公正性、完整性和准确性。（三）采购文件的保存采购文件应妥善保存，保存期限应符合国家法律法规及行业标准的要求。采购文件保存内容应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、评标报告、合同文本等。六、采购活动监督与管理（一）内部监督1.单位应建立健全采购活动内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期对采购活动进行自查，及时发现和解决采购活动中存在的问题。3.单位审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审查采购活动的合法性、公正性、效益性等情况。（二）外部监督1.单位应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.单位应建立健全采购活动投诉处理机制，及时处理供应商的投诉。七、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定编制采购预算或者未按照预算执行采购的；擅自变更采购方式、采购内容的；未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；未按照规定将采购合同副本报同级财政部门备案的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，按照有关法律规定处以罚款，并予以通报：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；未按照采购合同约定履行义务的；违反本办法规定的其他情形的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；泄露评审情况以及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密的。2.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，按照有关法律规定