农业农村局采购管理制度

PAGE农业农村局采购管理制度一、总则（一）目的为规范农业农村局采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农业农村局机关及所属各事业单位（以下统称“局属各单位”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正诚信原则：采购活动应秉持公正的态度，维护各方合法权益，建立诚信的采购秩序。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，实现性价比最优。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本局采购管理制度，并组织实施。审核采购项目的采购方式、采购文件等，监督采购活动的执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题，建立采购档案。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。参与采购文件的编制和审核，协助采购管理部门进行采购活动。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用。参与采购项目的招标控制价编制和合同审核，监督采购资金的支付情况。4.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应按照财政部门的要求进行编制，做到细化、准确、合理，确保采购资金的安排与工作任务相匹配。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合本局财力状况和采购政策，提出调整建议，报局领导审批后，形成年度采购预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。需求部门应提交书面申请，说明调整原因、调整金额等，经采购管理部门审核、财务部门会签后，报局领导审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的。因工作任务变化，需要增加或减少采购项目的。其他确需调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应在采购项目执行前提出，并按照规定的审批程序进行办理。未经批准，不得擅自调整采购预算。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.采购管理部门应组织成立评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.评标委员会的组成和评标方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成不少于三人的单数。谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立采购小组，采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和满足采购人需求的前提下，商定合理的价格和成交条件。采购小组应将协商情况记录在案，并由采购小组成员签字确认。采购合同签订后，采购管理部门应将采购情况报财政部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成不少于三人的单数，并明确询价程序和要求。询价小组应向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书让其报价，供应商应一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《农业农村局采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《农业农村局采购申请表》经需求部门负责人签字后，报采购管理部门审核。采购管理部门应重点审核采购项目的必要性、合规性、采购方式的合理性等内容。3.采购管理部门审核通过后，报财务部门会签。财务部门应审核采购项目的预算安排和资金来源，确保采购资金的落实。4.经财务部门会签后，报局领导审批。局领导根据采购项目的情况，做出批准或不予批准的决定。批准的采购项目进入采购实施阶段，不予批准的采购项目，需求部门应说明原因。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据批准的采购项目，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准和方法等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购管理部门应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件无歧义、无漏洞。审核通过后的采购文件报局领导批准后发布。（三）供应商选择与采购实施1.采购管理部门按照采购文件规定的采购方式和程序，选择供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应发布招标公告或投标邀请书，接受供应商报名。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应从符合相应资格条件并通过资格审查的供应商中选择参与采购活动的供应商。2.采购项目开标、评标、谈判、询价等活动应按照规定的时间、地点进行。采购管理部门应组织相关人员参加开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购活动的正常进行。3.在采购活动中，采购管理部门应严格按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标、谈判、询价等，确保采购结果的公正性。评标委员会、谈判小组、询价小组应按照规定的程序和要求进行工作，独立、客观、公正地履行职责。4.采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、服务要求、付款方式等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（四）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员参加。2.验收小组应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面验收。验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告；验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。3.验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认后存档。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标、成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、服务要求等。付款方式、结算办法。合同的生效条件、履行期限、违约责任等。争议解决方式。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案送财务部门审核。财务部门应重点审核合同的付款方式、结算办法等条款，确保采购资金的安全和合理使用。审核通过后的合同草案报局领导审批后签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；采购人应按照合同约定的付款方式和时间支付采购资金。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，双方应按照合同约定的程序进行协商，并签订书面协议。合同变更、解除协议应报采购管理部门备案。3.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。2.验收报告应作为支付采购资金的依据之一。财务部门应根据验收报告和合同约定，审核采购资金的支付申请，确保采购资金的支付符合规定。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档。合同档案应包括合同正本、副本、采购文件、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，妥善保管，以备查阅。合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。六、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门应加强对采购活动的全程监督，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查，检查采购活动是否符合法律法规和本制度的规定，采购文件是否规范，采购程序是否合规，采购合同是否履行等。对自查中发现的问题，应及时进行整改。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，确保采购资金专款专用，防止资金浪费和挪用。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。对于财政、审计、监察等部门提出的整改意见，采购管理部门应认真落实，及时整改。2.采购管理部门应按照规定将采购项目的相关信息在指定媒体上公开，接受社会监督。公开的信息应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、采购方式、中标成交供应商等内容。（三）绩效评价1.建立采购项目绩效评价制度，对采购项目的实施效果、资金使用效益、采购质量等进行综合评价。2.采购管理部门应定期组织开展采购项目绩效评价工作，制定绩效评价指标体系和评价方法，对采购项目进行量化评价。3.根据绩效评价结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高采购管理水平和采购资金使用效益。七、责任追究（一）违规行为界定1.在采购活动中，有下列情形之一的，属于违规行为：应当采用公开招标方