南航采购管理制度

PAGE南航采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国南方航空股份有限公司（以下简称“南航”）采购管理工作，有效控制采购成本，提高采购质量和效率，保障公司运营的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南航总部及所属各分子公司、分公司、基地等机构办公用品、信息技术设备、航空器材、地面交通设备、维修配件等各类物资及服务的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策及行业规范，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证采购质量的前提下，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益，实现公司资源的优化配置。3.公开透明原则采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和外部相关部门的监督，确保采购信息的透明化。4.质量优先原则优先选择质量可靠、性能稳定、符合公司需求的产品和服务，以保障公司运营的正常开展。5.诚信合作原则与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，共同发展，实现互利共赢。二、采购组织与职责（一）采购决策机构南航设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策及采购管理制度等事项。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议年度采购预算及重大采购项目计划。2.审批采购管理制度、流程及相关标准。3.对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、采购方式变更等。4.监督采购工作的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购执行部门南航采购部门作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施，其职责如下：1.制定采购计划，根据公司需求和预算，编制各类物资及服务的采购计划。2.供应商管理，建立供应商库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。3.采购实施，按照采购计划和采购流程，组织开展采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.合同管理，起草、审核、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.采购成本控制，通过市场调研、价格分析等手段，合理控制采购成本。6.采购信息管理，收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供支持。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作，其职责如下：1.根据本部门业务需求，准确提出物资及服务的采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。3.协助采购部门进行供应商考察和评估，对采购产品和服务进行验收。4.反馈采购产品和服务的使用情况，提出改进意见和建议。（四）监督部门南航审计、监察等部门负责对采购活动进行监督检查，其职责如下：1.制定采购监督检查计划，对采购项目进行定期或不定期检查。2.审查采购文件、合同等资料，监督采购流程的执行情况。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.提出改进采购管理的建议和意见，促进采购工作的规范和完善。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和业务需求，会同各需求部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑公司实际需求和市场价格变动因素，确保预算的合理性和准确性。3.各需求部门应在规定时间内提交采购需求计划，采购部门对需求计划进行汇总、审核后，纳入年度采购预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照年度采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司预算管理规定履行审批程序。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。如因市场价格波动等原因导致采购成本超出预算，应及时向采购决策委员会报告，并说明原因和解决方案。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请预算调整：因国家政策、法规调整或不可抗力因素导致采购项目发生重大变化。公司经营战略调整，对采购需求产生重大影响。市场价格波动较大，导致原预算无法满足采购需求。2.预算调整申请应经需求部门、采购部门审核后，提交采购决策委员会审批。采购决策委员会应根据实际情况进行审议，决定是否批准预算调整申请。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.《采购申请表》应附相关技术文件、市场调研报告等资料，以便采购部门进行审核和评估。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算金额的准确性、采购时间的紧迫性等。2.对于金额较小的采购项目，采购部门可直接审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应提交采购决策委员会审批。采购决策委员会应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购流程、时间节点等内容。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和需求选择合适的采购方式。2.招标采购采购部门应按照国家法律法规及公司相关规定，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标文件格式、技术规格要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过公司官网、中国招标投标公共服务平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标，按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动。评标委员会由公司内部相关专家和代表组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。确定中标供应商，采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.竞争性谈判采购采购部门确定参与竞争性谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应包括谈判项目的基本情况、谈判时间、地点、要求等内容。组织谈判，采购部门与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行协商。谈判过程中，采购部门应记录谈判情况，并形成谈判纪要。确定成交供应商，采购部门根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。4.询价采购采购部门向多家供应商发出询价函，询价函应包括采购项目的规格、型号、数量、质量要求、交货时间、地点等内容，并要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。5.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由，并提交采购决策委员会审批。采购决策委员会批准后，采购部门与供应商签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门应根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同起草完成后，应提交公司法律部门进行审核。法律部门应重点审查合同的合法性、合规性、完整性等内容，并提出修改意见。采购部门根据法律部门的意见对合同进行修改完善后，提交公司领导审批。3.采购合同经公司领导审批通过后，由采购部门与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并由双方授权代表签字确认。（五）采购验收1.采购产品或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应组织相关人员成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和方法。2.采购产品或服务到货后，验收小组应按照验收方案进行验收。验收内容包括产品的规格、型号、数量、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、进度等方面。验收过程中，应做好验收记录，并形成验收报告。3.如验收合格，验收小组应在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收小组应及时通知采购部门与供应商协商解决。供应商应按照合同约定进行整改或退换货，直至验收合格为止。（六）付款结算1.采购部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，并经采购部门负责人、财务部门审核后，提交公司领导审批。2.公司财务部门应按照审批结果及时支付货款。付款方式应按照采购合同约定执行，如采用支票、汇票、电汇等方式支付。3.采购部门应定期与财务部门核对采购付款情况，确保付款信息的准确性和及时性。如发现付款异常情况，应及时查明原因并进行处理。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和流程。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并附企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购部门对申请资料进行审核后，组织对潜在供应商进行实地考察。3.实地考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等方面。采购部门应根据实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，符合准入条件的，纳入供应商库管理。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.供应商评估采用定性与定量相结合的方式进行，通过对供应商提供的相关数据和信息进行分析，以及与供应商进行沟通交流等方式，对供应商进行全面评价。3.采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估结果优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评估结果较差的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作等措施，直至取消其供应商资格。（三）供应商考核1.采购部门应建立供应商考核制度，对供应商的日常表现进行考核。考核内容包括合同执行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.供应商考核采用扣分制，根据供应商的违规行为和违约情况，扣除相应的分数。当供应商的考核分数低于一定标准时，采购部门应采取相应的措施，如警告、罚款、暂停合作等。3.采购部门应定期对供应商考核结果进行汇总分析，针对存在的问题及时与供应商沟通协商，督促其改进提高。（四）供应商退出1.如供应商出现下列情形之一，采购部门应将其从供应商库中删除，并终止与其合作：提供虚假资料，骗取供应商资格的。产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的。交货期严重延误，影响公司正常运营的。售后服务不到位，客户投诉较多的。违反法律法规或公司规定，存在严重违规行为的。2.供应商退出应按照公司相关规定履行审批程序，并通知相关部门和人员。采购部门应妥善处理与退出供应商的后续事宜，如清理债权债务、收回剩余物资等。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.风险识别可采用问卷调查、专家咨询、案例分析等方法进行，通过对采购流程、供应商管理、合同签订等环节的梳理，找出潜在的风险点。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对风险进行评估。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，确定风险发生的可能性和影响程度。2.对于风险发生可能性较高且影响程度较大的风险，应列为重点风险进行管理；对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险，可采取适当的风险控制措施进行监控。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。风险规避：对于风险发生可能性较高且无法采取有效措施降低风险影响程度的风险，应采取风险规避策略，如放弃采购项目、更换采购方式等。风险降低：对于风险发生可能性较高但可采取有效措施降低风险影响程度的风险，应采取风险降低策略，如加强市场调研、优化供应商选择、完善合同条款等。风险转移：对于风险发生可能性较低但一旦发生将造成重大损失的风险，可采取风险转移策略，如购买保险、要求供应商提供担保等。风险接受：对于风险发生可能性较低且影响程度较小的风险，可采取风险接受策略，如定期监控风险状况，及时发现并处理风险事件。2.采购部门应建立风险应对措施的执行机制，确保风险应对策略的有效实施。同时，应定期对风险应对效果进行评估，及时调整风险应对策略。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。2.采购信息收集可通过以下方式进行：市场调研：采购部门定期组织人员对市场进行调研，了解各类物资及服务的价格走势、质量状况、供应情况等。供应商反馈：要求供应商定期提供产品质量报告、价格调整通知等信息。行业媒体：关注行业媒体报道，及时了解行业最新动态和政策法规变化。网络平台：利用专业的采购信息平台、电子商务平台等，获取相关采购信息。（二）采购信息整理1.采购部门应安排专人负责采购信息的整理工作，对收集到的采购信息进行分类、汇总、分析，形成有价值的采购信息资料。2.采购信息整理应遵循准确性、完整性、及时性的原则，确保信息资料的质量。同时，应建立采购信息数据库，将整理后的采购信息录入数据库，便于查询和使用。（三）采购信息分析1.采购部门应定期对采购信息进行分析，通过对市场价格走势