工会集中采购管理制度

PAGE工会集中采购管理制度一、总则（一）目的为加强本公司工会集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.廉洁诚信原则：杜绝采购过程中的腐败行为，维护公司和工会的利益，秉持诚信合作理念。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会作为采购决策机构，负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购政策等重要事项。（二）采购执行部门设立工会采购工作小组作为采购执行部门，成员包括工会相关工作人员及职工代表。其职责如下：1.负责制定具体采购计划，明确采购需求、采购方式、采购时间等。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、收集供应商资料、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管采购记录。（三）监督部门公司纪委作为监督部门，对工会集中采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正廉洁。三、采购预算管理（一）预算编制1.工会采购工作小组应根据工会年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并经工会委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报工会委员会审批。（三）预算监督1.工会财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向工会委员会汇报。2.监督部门对采购预算执行情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：单项或批量采购金额达到规定标准以上的货物、工程和服务项目，应采用公开招标方式。2.招标程序：发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、确定中标供应商、签订合同等。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.邀请程序：向符合条件的供应商发出邀请书、发售招标文件、组织开标评标、确定中标供应商、签订合同等。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同等。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：成立采购小组、与供应商进行协商、签订合同等。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商、签订合同等。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等。2.采购申请表经部门负责人签字后提交工会采购工作小组。（二）需求审核1.工会采购工作小组对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于重大采购项目，应组织相关人员进行论证，确保采购项目符合公司和工会的利益。（三）采购实施1.根据采购方式和采购需求，工会采购工作小组组织实施采购活动。2.公开招标、邀请招标项目应按照规定发布招标公告或邀请书，发售招标文件，组织开标评标等。3.竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应按照相应程序进行。（四）合同签订1.确定中标或成交供应商后，工会采购工作小组应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收，验收合格后方可办理付款手续。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。3.财务部门根据验收报告和采购合同，按照规定程序支付货款。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.采购工作小组负责对申请准入的供应商进行审核，审核通过后纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。（三）供应商淘汰对于评价和考核不合格的供应商，应及时淘汰，不再纳入供应商名录。七、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购计划、采购申请、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。（二）文件编制采购文件应按照规定格式和内容要求进行编制，确保文件的完整性和准确性。（三）文件归档采购文件应及时归档，妥善保管，保存期限按照相关规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.工会采购工作小组应定期对采购活动进行自查，发现问题及时整改。2.监督部门应不定期对采购活动进行监督检查，发现违规行为及时纠正。（二）外部监督接受公司内部审计部门、职工代表大会等的监督检查，积极配合相关部门的工作。九、责任追究（一）违规责任界定对于在采购活动中违反本制度规定的单位和个人，应根据情节轻重，界定违规责