农广校采购管理制度

PAGE农广校采购管理制度一、总则（一）目的为规范农广校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农广校内部各类物资、服务的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、教材资料、培训服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划和采购预算。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.起草采购合同，办理合同签订手续。5.协调采购过程中的相关事宜，跟踪采购项目进度。6.整理采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施情况进行监督和验收。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据教学、科研、管理等工作需要，提前制定年度采购计划。采购计划应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购办公室对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合学校实际情况和资金状况，编制年度采购总计划，报采购领导小组审批。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应严格控制在学校下达的年度财务预算范围内。2.采购办公室应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行情况进行分析和评估，确保预算资金的合理使用。3.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校预算管理规定，履行相应的审批程序。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。3.公开招标程序：采购办公室发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间及地点等。潜在投标人报名并获取招标文件。投标人编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购办公室组织开标、评标，确定中标候选人。采购领导小组审核评标结果，确定中标人。采购办公室向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购办公室根据采购项目特点和需求，从供应商库中选择不少于[X]家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。受邀供应商报名并获取招标文件。投标人编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购办公室组织开标、评标，确定中标候选人。采购领导小组审核评标结果，确定中标人。采购办公室向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购办公室成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的[X]。采购办公室向符合相应资格条件的不少于[X]家的供应商发出谈判邀请书。供应商在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件和谈判情况，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，推荐成交候选人。采购领导小组审核谈判结果，确定成交供应商。采购办公室向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购办公室填写单一来源采购申请表，说明采购项目名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，采购办公室与供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、服务条款等内容。采购办公室起草采购合同，报学校领导审批后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购办公室成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的[X]。采购办公室向不少于[X]家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内提交报价文件。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购领导小组审核询价结果，确定成交供应商。采购办公室向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购办公室应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号数量质量、价格、交货时间地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，采购办公室应将合同草本提交学校法律顾问进行审核，确保合同符合法律法规要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购办公室和需求部门应按照合同约定履行各自职责。采购办公室负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务，提供售后服务。需求部门应及时组织验收，验收合格后办理付款手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购办公室应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续，并及时通知供应商。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购办公室应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在处理合同纠纷过程中，采购办公室应收集、整理相关证据，维护学校的合法权益。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由需求部门代表、技术专家、财务人员等组成。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收标准应依据采购合同约定、相关法律法规和行业标准确定。验收小组应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知需求部门和采购办公室。需求部门应组织验收小组对采购项目进行初步检查，确认货物数量、规格型号等是否与合同约定一致。2.供应商交货时，验收小组应按照验收标准对采购项目进行全面验收，包括货物质量、性能、技术参数、售后服务等方面。验收小组应填写验收报告，记录验收情况。3.验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认。验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。（四）验收结果处理1.验收结果作为支付采购款项的依据。验收合格的，采购办公室应按照合同约定办理付款手续。验收不合格的，采购办公室应暂停支付款项，并要求供应商采取有效措施解决问题。2.如因验收问题引发争议，采购办公室应组织相关部门和人员进行协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式处理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档管理1.采购办公室应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，应及时将相关资料进行整理、分类、编号，建立采购档案目录。2.采购档案应按照档案管理规定进行妥善保管，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。档案保管期限应符合法律法规要求和学校档案管理规定。（三）档案查阅与借阅管理1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经采购办公室负责人和学校档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。八、监督与考核（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购工作依法依规进行。2.采购领导小组应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。3.采购办公室应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中出现违规行为。（二）外部监督1.接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的审计和监督工作。2.主动接受社会监督，对采购项目的实施情况进行公开，接受社会公众的监督和评价。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度