工会采购决策制度汇编

PAGE工会采购决策制度汇编一、总则（一）目的为规范工会采购决策行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，维护工会和会员的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类采购项目，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有参与采购的供应商一视同仁，确保竞争环境公平。3.公开透明原则：采购信息、流程等应向工会会员及相关利益方公开。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用和效益最大化。(四)职责分工1.工会委员会：负责审议采购项目的必要性、预算等重大事项，对采购决策进行最终审定。2.采购工作小组：具体负责采购项目的组织实施，包括市场调研、供应商筛选、采购文件编制等工作。3.监督小组：对采购活动全过程进行监督，确保采购行为合规。二、采购预算管理（一）预算编制流程1.各部门根据工作需要，提前向工会委员会提交采购需求申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预计金额等。2.工会财务人员结合工会年度工作计划和财务状况，对各部门的采购需求进行汇总整理，并编制采购预算草案。3.采购预算草案提交工会委员会审议，经审议通过后确定年度采购预算。（二）预算调整1.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，由相关部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额等。2.采购工作小组对调整申请进行审核，并提出审核意见。3.审核意见提交工会委员会审议，经审议通过后进行预算调整。（三）预算执行监督1.工会财务人员负责对采购预算的执行情况进行跟踪和监控，定期向工会委员会汇报预算执行进度。2.监督小组对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算严格执行，防止超预算采购。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：采购项目达到规定的公开招标限额标准的，应当采用公开招标方式。2.招标程序：采购工作小组编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商的投标文件，并进行开标、评标。根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购工作小组确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购工作小组组织开标、评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术、服务要求等。在符合条件的供应商中确定谈判对象，并向其发出谈判邀请。组织谈判，谈判过程中供应商可以进行报价、答疑等。根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购理由、供应商情况等。工会委员会对申请进行审议，必要时可以组织相关人员进行论证。审议通过后，与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购工作小组向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求进行报价，并提交相关资料。采购工作小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购工作小组负责对申请准入的供应商进行审核，审核通过后将其纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商续用、淘汰的依据。（三）供应商淘汰1.对于评价和考核不合格的供应商，采购工作小组提出淘汰建议。2.工会委员会审议通过后，将其从供应商名录中删除。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平公正。（二）采购文件审核1.采购工作小组编制的采购文件应提交监督小组进行审核。2.监督小组对采购文件的合法性、合规性、公正性等进行审核，提出审核意见。3.采购工作小组根据审核意见对采购文件进行修改完善。六、采购开标、评标与定标（一）开标1.采购工作小组按照招标文件规定的时间和地点组织开标。2.开标过程中，供应商应按照要求提交投标文件，并进行唱标。（二）评标1.采购工作小组组建评标委员会，评标委员会由工会代表、相关技术专家等组成。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。3.评标过程中，评标委员会可以要求供应商对投标文件进行澄清和说明。（三）定标1.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。2.工会委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。七、采购合同签订与履行（一）合同签订1.采购工作小组根据工会委员会的定标意见与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.采购工作小组负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同条款或者终止合同的，应由采购工作小组提出申请，经工会委员会审议通过后办理相关手续。2.合同变更或终止后，应按照相关规定进行处理，确保双方的合法权益。八、采购验收（一）验收标准1.采购工作小组应根据采购合同和相关标准制定采购项目的验收标准。2.验收标准应明确采购项目的质量、数量、规格等方面的要求。（二）验收程序1.采购项目完成后，供应商应向采购工作小组提交验收申请。2.采购工作小组组织相关人员按照验收标准进行验收，并填写验收报告。3.验收合格的，采购工作小组出具验收合格证明；验收不合格的，应要求供应商限期整改，直至验收合格。九、采购监督与审计（一）监督机制1.监督小组对采购活动全过程进行监督，确保采购行为合规。2.监督内容包括采购预算执行、采购方式选择、供应商管理、采购文件编制