单位采购制度及流程

PAGE单位采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范单位采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门及下属单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规及相关政策的要求。2.合规性原则：严格遵守单位内部的各项规章制度，确保采购流程合法合规。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的实施。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购付款进行审核和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的合理性等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案应经部门负责人审核后报财务部门汇总。3.财务部门根据单位整体预算安排和资金状况，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案，报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续，经采购领导小组批准后方可执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。四、采购需求管理（一）需求提出1.各需求部门应根据工作需要，及时提出采购需求。采购需求应明确、具体、准确，包括采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术参数、售后服务等内容。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专业人员进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。（二）需求审核1.采购部门收到需求部门提交的采购需求后，应进行初步审核，重点审核采购需求的完整性、合规性、合理性等。2.对于不符合要求的采购需求，采购部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见，要求需求部门重新提交。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊原因需要变更采购需求，需求部门应填写采购需求变更申请表，详细说明变更的原因、内容及对采购项目的影响。2.采购需求变更申请表应经需求部门负责人审核后报采购部门。采购部门对变更申请进行审核，并根据变更对采购成本、采购周期等的影响，提出处理意见，报采购领导小组批准。3.采购部门根据批准的采购需求变更申请，及时调整采购计划和采购文件，并通知相关供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商信息，对潜在供应商进行调查和评估，填写供应商准入申请表，并附上相关证明材料。3.采购部门组织相关部门对供应商准入申请表及证明材料进行审核，审核通过后报采购领导小组批准。经批准的供应商纳入单位供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门负责制定供应商评价与考核标准和方法，组织相关部门对供应商进行评价和考核，并填写供应商评价与考核表。3.根据供应商评价与考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商关系管理1.建立与供应商的良好合作关系,加强与供应商的沟通与协调，及时解决采购过程中出现的问题。2.采购部门定期与供应商召开座谈会，了解供应商的生产经营情况和需求，共同探讨改进采购工作的措施和方法。3.对于重要供应商，单位可与其签订战略合作协议,明确双方的权利和义务，加强长期合作。六、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动。开标应公开进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。采购部门与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序采购部门根据采购需求确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标程序进行，但在发布招标公告环节改为发布投标邀请书。3.竞争性谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购部门填写单一来源采购审批表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购理由等事项。采购部门组织相关部门对单一来源采购审批表进行审核，审核通过后报采购领导小组批准。采购部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交通知书发出之日起三十日内与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核，审核通过后方可签订。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。财务部门应根据采购合同和相关凭证，对采购付款进行审核和监督，确保付款的合规性和准确性。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付货物、工程或提供服务。采购部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同，采购部门应及时通知供应商，并按照法律法规的规定办理相关手续。合同解除后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件进行分类、整理、归档和保管。采购合同档案应包括采购合同文本、中标或成交通知书、投标文件、谈判文件、询价文件、合同变更协议、验收报告、付款凭证等资料。2.采购合同档案的保管期限应按照国家法律法规和单位内部规定执行，确保合同档案的完整性和安全性。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购部门应根据采购合同的约定和相关法律法规的要求，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购项目的质量、规格、数量、性能等方面的要求。2.对于涉及技术标准、质量标准等专业性较强的采购项目，采购部门应邀请相关专业人员参与验收工作，确保验收结果的准确性和公正性。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。需求部门应成立验收小组，验收小组由需求部门的代表和相关专业人员组成。2.验收小组按照验收标准对采购项目进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格为止。（三）验收记录与档案管理1.验收小组应将验收过程和验收结果进行详细记录，形成验收记录档案。验收记录档案应包括验收报告、验收过程中的相关文件和资料等。2.采购部门应将验收记录档案与采购合同档案一并归档保管，作为采购项目管理的重要资料。九、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购过程的自我监督和管理。采购部门应定期对采购工作进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用和安全。财务部门应定期对采购资金的使用情况进行检查和审计，发现问题及时督促