学院采购申请与审核制度

PAGE学院采购申请与审核制度一、总则（一）目的为规范学院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商平等参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购申请（一）申请主体学院各部门、各单位根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购申请。（二）申请内容1.采购项目名称：明确采购货物、工程或服务的具体名称。2.采购数量及规格要求：详细说明所需采购物品的数量、型号、规格等技术参数。3.采购预算：估算采购项目所需的资金数额。4.采购用途：阐述采购项目用于何种教学、科研、管理等工作。5.采购时间要求：说明采购项目的紧急程度及期望完成采购的时间节点。（三）申请流程1.各部门、各单位采购经办人填写《学院采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至学院采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门进行审核和评估。三、采购审核（一）审核主体学院采购管理部门负责对采购申请进行审核，重大采购项目需提交学院采购工作领导小组审议。（二）审核内容1.必要性审核：审查采购项目是否确实为教学、科研、管理等工作所必需，是否符合学院发展规划和实际需求。2.合规性审核：检查采购申请是否符合国家法律法规、政策规定及学院相关制度要求。3.预算合理性审核：评估采购预算的编制是否科学合理，是否与市场价格水平相符。4.采购方式审核：根据采购项目的特点和金额大小，审核拟采用的采购方式是否恰当。（三）审核流程1.采购管理部门收到采购申请表后进行初审，初审内容包括申请材料的完整性、采购项目的必要性等。2.对于初审通过的采购申请，采购管理部门组织相关专业人员进行技术、经济等方面的审核评估。3.重大采购项目提交学院采购工作领导小组审议，领导小组根据审核意见进行决策。4.采购管理部门将审核结果反馈给申请部门，对于审核不通过的采购申请，说明原因并要求申请部门进行修改或调整。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到规定限额标准以上的货物、工程和服务采购项目，具备公开招标条件的，应当采用公开招标方式。2.招标程序：编制招标文件：明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定媒体向社会公开发布招标信息。发售招标文件：潜在投标人购买招标文件。开标、评标：按照规定的时间和地点开标，并组织评标委员会进行评标。定标：根据评标结果确定中标人。签订合同：中标人与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。其他程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：成立采购小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。进行论证：采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由。公示：将单一来源采购项目在学院内进行公示，公示期不得少于五个工作日。签订合同：公示无异议后，采购人向单一来源供应商采购并签订合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组：由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购合同（一）合同签订采购项目确定中标人或成交供应商后，采购人应在规定时间内与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购人应按照合同约定支付货款，对供应商的履约情况进行监督检查。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，双方应按照法律法规的规定办理相关手续。六、采购验收（一）验收主体采购项目完成后，由采购人组织相关人员进行验收。对于大型、复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。（二）验收内容1.货物验收：检查货物的品种、规格、数量、质量、性能等是否符合合同要求。2.工程验收：按照相关工程验收标准，对工程质量、进度、造价等进行验收。3.服务验收：评估服务的内容、质量、期限等是否满足合同约定。（三）验收程序1.采购人制定验收方案，明确验收标准、方法、步骤等。2.供应商提交验收申请，并提供相关资料。3.采购人组织验收人员按照验收方案进行验收，填写验收报告。4.验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改后再次验收，直至合格。七、采购资金支付（一）支付依据采购资金支付以采购合同、验收合格证明等为依据。（二）支付流程1.供应商提交付款申请，附采购合同、验收报告等相关资料。2.采购人审核付款申请，确认无误后提交财务部门。3.财务部门按照学院财务管理制度进行审核，办理资金支付手续。八、监督与管理（一）内部监督1.学院审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.学院纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。（二）外部监督接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。九、违规处理（一）对采购人的处理采购人在采购活动中如有违规行为，如违反采购程序、擅自变更采购方式、与供应商串通等，视情节轻重给予警告、通报批评、责令改正等处理；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任