市教育局采购内控制度

PAGE市教育局采购内控制度一、总则（一）目的为了加强市教育局采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，根据国家有关法律法规和行业标准，结合市教育局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市教育局机关及所属各学校、事业单位（以下统称“各单位”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照法定程序进行。2.合规性原则：采购活动应当遵循相关行业标准和规范，确保采购行为合法合规。3.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。4.效益性原则：采购活动应当注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本，实现物有所值。5.风险防控原则：采购活动应当建立健全风险防控机制，加强对采购过程的监督和管理，防范采购风险。（四）定义1.采购：指各单位为了开展业务活动或履行工作职责，以购买、租赁、委托等方式获取货物、工程和服务的行为。2.货物：指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。3.工程：指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。4.服务：指除货物和工程以外的其他采购对象，包括各类专业服务、信息技术服务、后勤服务等。二、采购组织与职责（一）采购决策机构市教育局成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购领导小组由市教育局主要领导、分管领导及相关部门负责人组成。（二）采购执行机构市教育局设立采购中心，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购中心应当配备专业的采购人员，建立健全内部管理制度，规范采购流程，提高采购效率。（三）采购需求部门各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购活动的前期调研、采购文件编制、采购评审等工作，并对采购项目的实施和验收负责。（四）各部门职责分工1.采购领导小组职责审议采购预算和采购计划，确保采购活动符合市教育局的发展战略和业务需求。审批采购方式和采购文件，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。监督采购合同的签订和履行，协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。2.采购中心职责贯彻执行国家有关采购法律法规和政策，制定和完善采购中心内部管理制度。负责采购项目的受理、登记、采购文件编制、信息发布、评审组织、合同签订等具体工作。建立供应商库和采购项目档案，做好采购信息统计和分析工作。协助采购需求部门开展采购项目的前期调研和市场询价，提供采购咨询服务。负责采购项目的验收组织工作，对采购项目的质量和售后服务进行跟踪检查。3.采购需求部门职责根据本单位业务需求和实际情况，提出采购需求，填写采购申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、服务要求等内容。参与采购项目的前期调研和市场询价，提供采购项目的技术参数、性能要求、售后服务等方面的意见和建议。协助采购中心编制采购文件，对采购文件中的技术条款、商务条款等内容进行审核确认。参与采购评审活动，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评价，提出评审意见。负责采购项目的实施和验收，组织相关人员对采购项目进行验收，填写验收报告，对验收结果负责。负责采购项目的合同签订和履行，按照合同约定支付采购款项，对采购项目的售后服务进行跟踪管理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各单位应当按照市教育局的预算编制要求，结合本单位业务需求和实际情况，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购预算应当根据市场价格变化、业务发展需求等因素进行合理预测和调整，确保采购预算的准确性和合理性。3.采购预算编制完成后，应当按照规定的程序进行审核和审批。采购预算经市教育局批准后，应当严格执行，不得随意调整。（二）采购计划制定1.各单位应当根据采购预算和业务需求，制定年度采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应当按照采购项目的轻重缓急和时间要求进行合理安排，确保采购活动有序进行。3.采购计划制定完成后，应当报采购领导小组审议通过。采购计划经批准后，应当严格执行，不得擅自变更。（三）采购预算与计划的调整1.在采购预算和计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购预算和计划的，应当按照规定的程序进行申请和审批。2.采购预算和计划的调整应当充分考虑市场价格变化、业务发展需求、资金状况等因素，确保调整后的采购预算和计划合理可行。3.采购预算和计划调整申请经批准后，应当及时通知采购中心和相关部门，并按照调整后的采购预算和计划组织实施采购活动。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应当按照法定程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应当按照法定程序进行，通过发布邀请招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节来确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应当按照法定程序进行，通过成立谈判小组、制定谈判文件、确定谈判供应商、谈判、确定成交供应商等环节来确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应当按照法定程序进行，通过成立单一来源采购小组、制定单一来源采购文件、确定单一来源供应商、签订采购合同等环节来确定成交供应商。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应当按照法定程序进行，通过成立询价小组、制定询价文件、确定询价供应商、询价、确定成交供应商等环节来确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各单位根据业务需求和实际情况，填写采购申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、服务要求等内容，并报本单位负责人审批。2.采购受理：采购中心收到采购申请表后，对采购项目进行受理登记，并对采购项目的合规性、完整性进行审核。3.采购文件编制：采购中心根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，并报采购领导小组审批。采购文件应当包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、采购合同样本等内容。4.采购信息发布：采购中心根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，并按照法定程序发布采购信息。采购信息应当包括采购项目名称、采购方式、采购文件获取方式、采购截止时间、开标时间、开标地点等内容。5.供应商报名与资格审查：供应商根据采购信息，报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购中心对供应商的资格进行审查，确定符合资格要求的供应商名单。6.采购评审：采购中心组织采购评审活动，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行评价，确定中标供应商或成交供应商。7.采购合同签订：采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同，并报采购领导小组备案。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。8.采购项目实施与验收：采购需求部门按照采购合同约定，组织采购项目的实施，并对采购项目的质量和售后服务进行跟踪检查。采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收，填写验收报告，对验收结果负责。9.采购款项支付：采购需求部门按照采购合同约定，及时支付采购款项。采购款项支付应当严格按照财务管理制度进行，确保资金支付安全、合规。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购中心应当在中标供应商或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务承诺等主要条款。采购合同的条款应当符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采购合同签订前，采购中心应当对合同条款进行审核，确保合同条款符合采购文件的要求和采购需求部门的意见。采购合同签订后，应当报采购领导小组备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应当及时跟踪采购合同的履行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.供应商应当按照采购合同约定的时间、地点、方式等要求，提供货物、工程和服务，并确保提供的货物、工程和服务符合质量标准和技术要求。3.在采购合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应当按照规定的程序进行申请和审批。合同变更应当签订书面协议，并报采购领导小组备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收应当按照采购合同约定和相关标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收人员应当对采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术要求、售后服务等进行全面检查，并填写验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应当及时办理结算手续，并支付采购款项。验收不合格的采购项目，采购需求部门应当及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等，直至验收合格为止。（四）合同档案管理1.采购中心应当建立采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归档，并妥善保管。采购合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、评标报告、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购合同档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，确保采购合同档案的完整性和安全性。3.采购合同档案应当便于查阅和使用，为采购活动的监督和管理提供依据。六、采购监督与检查（一）内部监督1.市教育局采购领导小组应当定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法、合规、公正、透明。2.采购中心应当建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购流程，防范采购风险。3.各单位应当加强对本单位采购活动的内部监督，确保采购活动符合本单位的利益和要求。（二）外部监督1.市教育局应当接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.采购中心应当主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障供应商和社会公众的知情权、参与权和监督权。（三）监督检查内容1.采购预算和采购计划的执行情况。2.采购方式的选择和采购程序的执行情况。3.采购文件的编制和评审情况。4.采购合同的签