宝钢采购管理制度

PAGE宝钢采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范宝钢采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于宝钢本部及所属各单位的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化，合理控制采购价格和费用。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益，杜绝不正当交易行为。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略、采购预算、采购方式等。2.对采购过程中的重大事项进行决策。3.监督采购项目的执行情况。（二）采购管理部门公司采购管理部门负责采购活动的统一管理和协调，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织实施采购活动。3.建立和管理供应商库，评估和选择供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.对采购工作进行监督和考核。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术、质量等方面的评审，配合采购管理部门完成采购任务。其主要职责包括：1.根据公司生产经营需要，准确提出采购需求。2.提供采购项目的技术规格、质量标准等要求。3.参与供应商的技术交流、样品评审等活动。4.配合采购管理部门验收采购物资和服务。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算、支付采购款项等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性等。各部门应按照职责分工，协同配合，共同做好采购工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度生产经营计划、项目进度安排等，结合库存情况，提前编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.采购管理部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合市场供应情况、采购周期等因素，综合平衡后编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应报采购决策委员会审议通过。（二）采购计划的调整1.因公司生产经营计划变更、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门对调整申请进行审核，报采购决策机构批准后实施调整。调整后的采购计划应及时通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商准入标准和流程，明确供应商的资质要求、业绩要求、产品质量要求、售后服务要求等。2.供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的申请和材料进行审核，必要时进行实地考察。3.经审核合格的供应商纳入供应商库，并向其发放供应商准入通知书。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于不合格供应商，采购管理部门应及时发出整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对优秀供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，增强供应商的合作积极性。2.定期对供应商库进行清理，淘汰长期表现不佳、不符合公司要求的供应商，保持供应商库的优质性和稳定性。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式，选择最优供应商。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，比较报价后选择供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序1.招标采购程序采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购管理部门组织开标、评标会议，对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购决策委员会确定中标供应商，采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.竞争性谈判采购程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。供应商报名并提交响应文件。采购管理部门组织谈判会议，与供应商进行谈判，确定成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。3.询价采购程序采购管理部门向多家供应商发出询价单。供应商在规定时间内报价。采购管理部门比较各供应商报价，选择报价合理、满足要求的供应商，与其签订采购合同。4.单一来源采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由。采购管理部门审核申请，报采购决策机构批准。采购管理部门与单一来源供应商协商采购价格、合同条款等，签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购管理部门负责起草采购合同文本，组织合同评审。合同评审应包括法律合规性审查、技术条款审查、商务条款审查等。评审通过后，报公司授权代表签订合同。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同履行过程中的协调工作，确保采购物资和服务按时、按质、按量供应。3.供应商应按照合同约定履行义务，按时交货、提供服务，保证产品质量符合要求。如因不可抗力等原因无法履行合同的，应及时通知采购管理部门，并提供相关证明材料。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因市场变化、公司生产经营需要等原因需要变更合同的，双方应协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更后的权利义务等。2.如因不可抗力、一方违约等原因需要解除合同的，应按照合同约定或法律法规的规定办理解除手续。解除合同后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中发生纠纷的，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼等方式解决。2.采购管理部门应及时收集、整理合同纠纷相关证据材料，配合公司法律事务部门做好纠纷处理工作。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资和服务的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格等进行。合同未约定的，应按照国家相关标准和行业通行标准进行验收。2.需求部门应在验收前制定详细的验收方案，明确验收内容、验收方法、验收人员等。（二）验收程序1.采购物资到货后，供应商应及时通知采购管理部门和需求部门。需求部门组织相关人员按照验收方案进行验收。2.验收人员应认真核对采购物资的名称、规格型号、数量、质量等，检查产品的外观、包装、标识等是否符合要求。必要时，进行抽样检验或试验。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告。验收不合格的，应及时通知供应商，要求其限期整改或退换货物。供应商整改或退换货物后，重新进行验收。（三）验收结果处理1.验收报告作为支付采购款项的重要依据。验收合格的，采购管理部门按照合同约定办理付款手续。2.验收不合格的，采购管理部门应根据合同约定和实际情况，要求供应商承担相应的违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。同时，应及时采取措施，确保公司生产经营不受影响。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、验收风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场监测和分析，及时掌握市场价格波动、供应变化等情况，合理安排采购计划，采取套期保值等措施规避市场风险。2.供应商风险应对：建立严格的供应商准入和评估机制，加强对供应商的管理和监督，与供应商签订风险分担条款，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强合同评审和管理，明确合同条款，严格履行合同审批程序，防范合同纠纷和违约风险。4.质量风险应对：加强采购物资的质量检验和验收，要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的物资及时处理，降低质量风险。5.验收风险应对：制定科学合理的验收方案，明确验收标准和程序，加强验收人员培训，确保验收工作的准确性和公正性，降低验收风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。九、采购监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司采购秩序。（二）外部监督接受政府有关部门、社会公众等的监督，积极配合相关检查和审计工作，及时整改存在