小学自行采购制度

PAGE小学自行采购制度一、总则（一）目的为规范小学自行采购行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及教育行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级在教学、办公、后勤等活动中进行的自行采购行为。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，保证采购结果公正合理。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，注重资金使用效益，降低采购成本。4.廉洁自律原则采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易，维护学校利益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、纪检部门负责人、相关职能部门负责人等。采购领导小组职责如下：1.审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和制度。2.审查采购预算和采购计划，监督采购活动的执行情况。3.协调解决采购过程中的重大问题，对采购违规行为进行调查处理。（二）采购执行部门根据采购项目的性质和特点，确定相应的采购执行部门。采购执行部门职责如下：1.负责编制采购预算和采购计划，报采购领导小组审批。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。4.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料。（三）采购监督部门学校纪检部门为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正廉洁。监督部门职责如下：1.监督采购政策和制度的执行情况，检查采购程序是否规范。2.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.参与重大采购项目的开标评标过程，对采购活动进行现场监督。三、采购预算与计划（一）采购预算编制各部门应根据教学、办公、后勤等工作实际需要，结合学校年度经费预算，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并报财务部门审核。（二）采购计划制定采购执行部门根据采购预算和实际工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并报采购领导小组审批。（三）预算与计划调整采购预算和采购计划一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整，应按规定程序报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方相关规定执行。2.招标程序（1）采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。（2）发布招标公告，通过学校官网、政府采购网等渠道向社会公开招标信息。（3）接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。（4）组织开标评标，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（5）发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序（1）采购执行部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。（2）供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。（3）采购执行部门组织开标评标，确定中标供应商。（4）发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购执行部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。（2）谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。（3）发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。（4）谈判小组与供应商进行谈判，供应商按照谈判文件的要求进行报价和谈判。（5）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（6）签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购执行部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容，并报采购领导小组审批。（2）采购领导小组组织相关人员对单一来源采购申请进行审核，如审核通过，批准采用单一来源采购方式。（3）采购执行部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（4）签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）采购执行部门成立询价小组，由三人以上单数组成。（2）询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（3）询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（4）向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、采购合同条款等内容。采购文件应详细、明确，确保供应商能够准确理解采购要求。（二）采购文件审核采购执行部门编制的采购文件应报采购领导小组审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等。采购领导小组应及时提出审核意见，采购执行部门根据审核意见进行修改完善。六、采购信息发布（一）发布渠道采购执行部门应通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，确保采购信息公开透明。（二）信息内容采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商选择与评价1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商的资格、信誉、业绩等进行审核评估，将符合要求的供应商纳入供应商库。2.在采购项目实施过程中，采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。3.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。八、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。（二）合同履行采购合同签订后，采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时支付货款，供应商应按时交货，并保证货物质量符合要求。（三）合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同条款，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购领导小组备案。九、采购验收（一）验收标准采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准进行。如采购合同未约定质量标准，应按照国家相关标准或行业标准进行验收。（二）验收程序1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应包括采购执行部门人员、使用部门人员、技术专家等。2.验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收，并填写验收报告。3.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、供应商资料等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案管理要求1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的管理，确保档案资料的完整、准确、安全。2.采购档案应按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档，并妥善保管。3.采购档案的保管期限应按照国家和地方相关规定执行。保管期限届满后，采购档案应按照规定进行销毁。十一、监督与检查（一）内部监督学校采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否规范、采购文件是否合规、采购合同是否履行等。对发现的问题应及时提出整改意见，督促采购执行部门进行整改。（二）外部监督学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对外部监督检查提出的问题，学校应认真整改，并及时将整改情况报告相关部门。十二、责任追究（一）违规行为界定在采购活动中，如有下列情形之一的，属于违规行为：1.采购人员与供应商串通，损害学校利益的。2.采购过程中违反采购程序，擅自改变采购方式的。3.采购文件编制不规范，导致采购结果不公平的。4.采购合同签订、履行过程中存在违法违规行为的。5.采购验收过程中弄虚作假，验收结果不实的。6