工程采购提报方管理制度

PAGE工程采购提报方管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程采购管理，规范工程采购提报方行为，确保工程采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于参与公司工程采购活动的所有提报方，包括但不限于供应商、承包商、设计单位等。（三）基本原则1.依法依规原则：工程采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合法合规。2.公平公正原则：对待所有提报方一视同仁，在采购过程中遵循公平、公正的原则，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则：提报方应诚实守信，如实提供相关信息和资料，履行承诺。4.效益优先原则：在保证工程质量和进度的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、提报方资格管理（一）基本要求1.具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照、资质证书等相关证照。2.具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规行为记录。3.具备与工程采购项目相适应的专业技术能力、设备设施和人员配备。（二）资格审查1.公司建立提报方资格审查机制，在工程采购项目启动前，对提报方进行资格审查。2.提报方应按照公司要求提交资格证明文件，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.公司组织相关部门对提报方资格证明文件进行审核，必要时可进行实地考察，确保提报方具备相应资格和能力。（三）资格有效期1.提报方资格有效期一般为[X]年，有效期届满前，提报方应提前[X]个月向公司提出续期申请。2.公司对续期申请进行审查，如提报方在有效期内表现良好，无违规行为，可予以续期；如发现提报方存在问题，可要求其整改，整改合格后方可续期；如整改不合格，取消其资格。三、提报方信息管理（一）信息收集1.公司建立提报方信息管理系统，在与提报方首次接触时，收集其基本信息，包括公司名称、法定代表人、联系方式、经营范围、资质等级等。2.在工程采购项目实施过程中，持续收集提报方的业绩、信誉、合同履行情况等动态信息。（二）信息更新1.提报方应及时向公司更新其信息，如发生公司名称变更、法定代表人变更、经营范围调整、资质等级变化等情况，应在变更后[X]个工作日内书面通知公司。2.公司对提报方信息进行定期更新和维护，确保信息的准确性和及时性。（三）信息保密1.公司对提报方信息严格保密，未经提报方书面同意，不得向任何第三方披露。2.公司内部人员应妥善保管提报方信息，不得泄露或用于非工作目的。四、提报方行为规范（一）遵守法律法规提报方应严格遵守国家法律法规和行业标准，依法开展工程采购活动，不得从事违法违规行为。（二）遵守公司制度1.提报方应遵守公司制定的各项工程采购管理制度，接受公司的管理和监督。2.按照公司要求及时、准确地提供相关资料和信息，积极配合公司开展工程采购工作。（三）诚实守信1.提报方应诚实守信，如实提供产品或服务的质量、价格、性能等信息，不得虚假宣传或隐瞒重要信息。2.在合同履行过程中应严格履行承诺，确保工程质量和进度，不得擅自变更合同条款或降低服务标准。（四）廉洁自律1.提报方在与公司工作人员交往过程中，应遵守廉洁自律规定，不得行贿、受贿或进行其他不正当利益输送。2.严禁提报方以任何形式向公司工作人员赠送礼品、礼金或有价证券等。五、工程采购提报流程（一）项目需求提报1.公司相关部门根据工程建设需求，填写工程采购项目需求提报表，明确采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货期等内容。2.提报表经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）提报方筛选1.采购管理部门收到项目需求提报表后，根据提报方资格管理要求，从公司提报方信息库中筛选符合条件的提报方。2.对于信息库中没有的潜在提报方，采购管理部门可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行征集。（三）提报文件提交1.采购管理部门向筛选出的提报方发出工程采购提报邀请，明确提报文件的内容要求、提交时间和方式等。2.提报方应按照要求编制提报文件，包括公司介绍及资质证明、产品或服务方案、报价清单、业绩证明、售后服务承诺等。3.提报文件应加盖提报方公章，并在规定时间内提交至采购管理部门。（四）提报文件评审1.采购管理部门组织相关部门对提报文件进行评审，评审内容包括产品或服务质量、价格合理性、技术方案可行性、售后服务保障等。2.评审可采用综合评分法、最低价法等方式进行，根据评审结果确定中标提报方或入围提报方名单。（五）合同签订1.采购管理部门根据评审结果，与中标提报方或入围提报方进行合同谈判，协商合同条款。2.合同条款应明确双方权利义务、产品或服务规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.合同经双方审核签字盖章后生效。六、合同管理（一）合同签订1.采购管理部门负责与提报方签订工程采购合同，合同文本应符合法律法规和公司要求。2.合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交至公司法律部门进行审核，确保合同合法合规。3.合同签订过程中，双方应认真核对合同条款，确保合同内容准确无误。（二）合同履行1.提报方应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供产品或服务。2.公司相关部门应按照合同约定及时支付款项，监督提报方合同履行情况。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（三）合同验收1.工程采购项目完成后，公司相关部门应按照合同约定和验收标准对提报方提供的产品或服务进行验收。2.验收合格后，公司应出具验收报告；验收不合格的，应要求提报方限期整改，直至验收合格。（四）合同归档1.采购管理部门负责将工程采购合同及相关资料进行归档，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本、提报文件、评审记录、验收报告、付款凭证等资料，确保档案资料完整、准确。七、监督与考核（一）监督机制1.公司建立工程采购提报方监督机制，对提报方在工程采购活动中的行为进行全程监督。2.采购管理部门负责日常监督工作，定期检查提报方合同履行情况、产品或服务质量等；审计部门负责对工程采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性。（二）考核评价1.公司定期对提报方进行考核评价，考核评价内容包括合同履行情况、产品或服务质量、售后服务水平、廉洁自律情况等。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，考核评价结果将作为提报方续期资格审查、项目合作等的重要依据。（三）奖惩措施1.对于考核评价结果为优秀的提报方，公司给予表彰和奖励，在后续项目合作中给予优先考虑。2.对于考核评价结果为不合格的提报方，视情节轻重给予警告、暂停合作、取消资格等处罚，并依法追究其法律责任。八、争议处理（一）协商解决在工程采购活动中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应本着诚实守信、公平公正的原则，积极沟通交流，寻求解决方案。（二）第三方调解如协商不成，双方可共同委托第三方调解机构进行调解。调解机构应根据相关法律法规和事实情况，提出调解方案，促使双方达成和解。（三）仲裁或诉讼