农业银行采购制度

PAGE农业银行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国农业银行（以下简称“本行”）的采购活动，确保采购工作合法合规、公开透明、高效有序，实现采购资源的优化配置，保障本行各项业务的顺利开展，维护本行的利益和声誉。（二）适用范围本制度适用于本行各级机构及所属全资、控股子公司（以下统称“采购主体”），涵盖货物、工程和服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动的公正性和透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，通过竞争实现采购效益最大化。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的合理利用。5.诚实守信原则：采购主体、供应商及其他参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.总行采购管理部门负责制定全行统一的采购管理制度、政策和流程，并监督执行。审批重大采购项目的采购方案，协调解决采购过程中的重大问题。建立和管理全行采购供应商库，组织开展供应商评价与考核。统计、分析全行采购数据，定期向上级管理层报告采购工作情况。2.分行采购管理部门贯彻执行总行采购管理制度、政策和流程，结合本地实际情况制定具体实施细则。审核辖内采购项目的采购方案，组织实施采购活动，确保采购项目合规、高效完成。负责辖内采购供应商的推荐、初审和日常管理工作。定期向总行采购管理部门报送采购工作报表和总结报告。（二）需求部门1.提出采购需求：根据业务发展需要，准确、详细地提出货物、工程或服务的采购需求，包括规格、数量、质量标准、技术要求、交付时间等。2.参与采购过程：协助采购管理部门开展采购前期调研、供应商选择、采购文件编制、合同谈判等工作，提供专业技术支持和意见建议。3.验收采购成果：负责对采购项目的交付成果进行验收，确保符合采购需求和合同约定，并及时反馈验收结果。（三）采购执行部门1.集中采购执行机构：负责总行集中采购项目的具体实施，按照采购管理部门的要求组织招标、谈判、询价等采购活动，确保采购过程规范、有序。2.分行采购执行部门：负责分行本级及辖内采购项目的具体实施，在分行采购管理部门的指导下开展采购工作，保证采购项目顺利完成。三、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定媒体向社会公开招标信息，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标和定标：按照规定的时间和地点开标，组织评标委员会进行评标，根据评标结果确定中标供应商。签订合同：中标供应商与采购主体签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.邀请程序确定邀请供应商名单：采购管理部门根据采购项目特点和供应商库情况，确定拟邀请的供应商名单。发出邀请书：向被邀请的供应商发出邀请书，邀请其参与投标。后续招标程序：参照公开招标程序进行开标、评标、定标和签订合同等工作。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的货物、工程和服务采购项目。2.谈判程序成立谈判小组：由采购管理部门、需求部门和相关技术专家等组成谈判小组。制定谈判文件：明确谈判的程序、内容、要求和标准等。邀请供应商：向符合条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：与供应商进行谈判，要求供应商进行报价、技术澄清和商务谈判等。确定成交供应商：谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物、工程和服务采购项目。2.采购程序提出申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和相关情况。审核批准：采购管理部门对申请进行审核，并报有权审批人批准。协商谈判：与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、合同条款等。签订合同：签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组：由采购管理部门、需求部门等人员组成询价小组。确定被询价的供应商名单：从供应商库中选取不少于三家的供应商作为被询价对象。发出询价通知书：向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。比较报价：询价小组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、报价合理的供应商作为成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。四、采购流程（一）采购需求申报1.需求部门根据业务发展规划和实际工作需要，填写《采购需求申报表》，详细描述采购项目的名称、规格、数量、质量标准、技术要求、交付时间、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.《采购需求申报表》经需求部门负责人审核签字后，报送至采购管理部门。（二）采购立项审批1.采购管理部门收到采购需求申报后，对需求的合理性、必要性、合规性等进行审核。2.根据采购项目的金额大小和性质，按照本行的审批权限规定，报经相应的管理层审批立项。3.对于重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，确保采购项目符合本行战略规划和业务发展需要。（三）采购文件编制1.采购立项审批通过后，采购执行部门根据采购方式和项目特点，编制采购文件。2.采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同文本等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，能够满足采购需求和指导供应商响应。3.在编制采购文件过程中，采购执行部门应与需求部门充分沟通，确保采购文件的技术要求和商务条款符合业务实际需要。（四）供应商选择与管理1.供应商选择根据采购项目的要求，采购执行部门通过多种渠道寻找潜在供应商，包括供应商库、招标公告、行业推荐、网络搜索等。对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等信息，确保供应商具备参与采购项目的资格和能力。按照采购文件规定的评标标准，组织评审小组对供应商的投标文件或报价文件进行评审，选择符合要求的供应商作为中标候选人或成交供应商。2.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作项目情况、评价考核结果等内容。定期对供应商进行评价与考核，根据评价结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商进行淘汰或整改。加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购主体与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交付时间、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。3.在签订采购合同前，采购执行部门应将合同文本提交至法律合规部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。（六）采购项目实施与监督1.采购项目实施采购合同签订后，采购执行部门负责组织实施采购项目，协调供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程或服务。需求部门应积极配合采购执行部门，做好采购项目的接收、验收等工作，确保采购项目顺利完成。2.采购监督采购管理部门负责对采购项目的全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否执行、采购合同是否履行等情况。内部审计部门定期对采购项目进行审计，重点审查采购项目的合规性、效益性和内部控制情况，发现问题及时督促整改。（七）采购验收与付款1.采购验收采购项目交付后，需求部门应按照采购合同和相关标准对采购成果进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。验收合格后，需求部门应出具《采购验收报告》，作为支付采购款项的依据之一。2.采购付款财务部门根据采购合同和《采购验收报告》，审核采购款项的支付申请，确保支付金额准确无误、支付条件符合合同约定。按照本行的财务管理制度和审批流程，办理采购款项的支付手续，及时、足额支付供应商货款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期组织对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，包括法律法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险、操作风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.法律法规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动严格遵守法律法规要求。在采购文件编制、合同签订等环节，充分征求法律合规部门的意见，避免法律风险。2.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供求关系变化等信息，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、分批采购等，降低市场风险对采购成本和项目进度的影响。3.供应商风险应对：建立严格的供应商选择和管理机制，加强对供应商的资格审查、评价考核和动态管理。与重要供应商签订战略合作协议，明确双方的权利义务和风险分担机制，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：在合同签订前，加强对合同条款的审核，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时采取措施解决，避免合同纠纷和违约风险。5.操作风险应对：完善采购流程和内部控制制度，明确各部门和岗位的职责权限，加强对采购人员的培训和监督