单位物品采购询价制度

PAGE单位物品采购询价制度一、总则（一）目的为规范单位物品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购物品符合单位实际需求，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各类物品采购询价活动，包括但不限于办公用品、办公设备、耗材、维修材料、小型工程项目所需物资等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程透明、公正。3.效益原则：在保证物品质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.部门负责人对采购申请进行审核，签字确认后提交至采购部门。（二）采购部门受理1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于符合要求的采购申请，采购部门确定专人负责该项目的询价工作。（三）询价准备1.询价人员收集与采购物品相关的信息，包括市场价格行情、供应商资料等。2.根据采购物品的特点和要求，制定询价文件。询价文件应明确采购物品的规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容。（四）选择询价对象1.通过多种渠道选择潜在供应商进行询价，如供应商名录、行业网站、招标平台、推荐介绍等。2.选择的供应商应具备良好的商业信誉、生产或供应能力，能够提供符合质量要求的物品。3.一般情况下，每次询价的供应商数量不少于三家。（五）发出询价文件1.向选定的供应商发出询价文件，可采用书面形式、电子邮件形式或其他双方认可的方式。2.在询价文件中明确询价的截止时间、报价要求等重要事项。（六）供应商报价1.供应商应在规定的时间内，按照询价文件的要求进行报价。报价应包括物品的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应对所报价格的构成、合理性等作出详细说明。（七）询价结果整理与比较1.采购人员收集各供应商的报价文件，对报价进行整理和分析。2.比较各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，综合评估各供应商的优势和劣势。（八）确定成交供应商1.根据询价结果，采购人员提出成交供应商建议，报采购部门负责人审核。2.采购部门负责人根据审核情况，确定最终的成交供应商。如认为询价结果不符合要求，可要求采购人员重新询价或采取其他采购方式。（九）签订采购合同1.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。(十)合同执行与验收1.成交供应商按照采购合同的约定组织生产或供应物品，并按时交货。2.采购部门组织相关人员对采购物品进行验收，验收合格后办理入库手续。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（十一）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，按照单位财务制度办理付款手续。2.付款方式应在采购合同中明确约定，一般可采用一次性付款、分期付款等方式。三、询价人员职责（一）采购部门负责人职责1.全面负责单位物品采购询价工作的管理和指导。2.审核采购申请，确定采购项目的必要性和合理性。3.审核询价文件，确保文件内容准确、完整。4.审核询价结果，确定成交供应商。5.协调解决采购询价过程中出现的重大问题。（二）询价人员职责1.负责具体采购项目的询价工作，包括收集信息、制定询价文件、选择询价对象、发出询价文件、整理报价、比较分析等。2.与供应商进行沟通和联系，解答供应商的疑问。3.如实记录询价过程中的相关信息，撰写询价报告。4.协助采购部门负责人签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）验收人员职责1.参与采购物品的验收工作，按照验收标准对物品的数量、质量、规格等进行检查。2.填写验收报告，对验收结果负责。3.如发现验收不合格情况，及时向采购部门反馈，并协助处理相关问题。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。准入条件一般包括：具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或供应能力、产品质量符合相关标准、具备完善的售后服务体系等。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证文件、业绩证明材料等相关资料，经采购部门审核通过后，方可进入单位供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.可采用问卷调查、实地考察、与使用部门沟通等方式收集评价信息。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，应予以淘汰：提供虚假信息、产品质量严重不合格、交货期严重延误、售后服务差、多次违反采购合同约定等。2.采购部门应及时将淘汰供应商的信息通知相关部门，并停止与其的业务往来。（四）供应商激励1.对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.通过激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿，促进双方长期稳定的合作关系。五、监督与检查（一）内部监督1.单位内部审计部门定期对物品采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否合理、采购资金使用是否合规等。2.采购部门应定期向单位领导汇报采购询价工作情况，接受领导的监督和指导。（二）投诉处理1.建立供应商投诉处理机制，对于供应商提出的投诉，采购部门应及时受理，并进行调查核实。2.根据投诉调查结果，依法依规处理投诉事项，并将处理结果及时反馈给供应商。（三）违规处理1.对于在采购询价过程中违反本制度及相关法律法规的单位和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、纪律处分、追究法律责任等。2.对违规行为造成的损失，应依法要求责任方进行赔偿。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集与采购询价活动相关的各类信息，并进行整理和归档。2.信息内容包括采购申请、询价文件、供应商报价、询价结果、采购合同、验收报告、付款记录等