比亚迪采购流程管理制度

PAGE比亚迪采购流程管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范比亚迪采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、高效性，保障公司生产经营活动所需物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于比亚迪公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在满足公司生产经营需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实可靠。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和库存情况，定期提出原材料、零部件等采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.其他部门：如研发部门、行政部门等根据工作需要，提出办公用品、设备等采购需求，同样填写《采购申请表》。3.采购申请表审批：《采购申请表》提交部门负责人审核，审核内容包括需求的合理性、必要性、预算等。审核通过后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司高层领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门：根据审批后的《采购申请表》，结合市场供应情况、库存状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等。2.采购计划调整：在采购执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，按原审批流程进行审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商筛选：根据评估结果，筛选出合格的供应商，建立《合格供应商名录》。对于新采购项目，优先从《合格供应商名录》中选择供应商。3.供应商考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括交货期、产品质量、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。4.供应商关系维护：采购部门与供应商保持密切沟通和合作，及时解决合作过程中出现的问题。定期与供应商进行交流，了解市场动态和供应商的经营状况。（四）采购实施1.采购方式选择：根据采购物资的特点、采购金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.招标采购：对于达到招标标准的采购项目，按照国家有关法律法规和公司招标管理制度进行招标。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。3.询价采购：对于采购金额较小、市场供应较为充足的物资，采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。根据报价情况，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。4.竞争性谈判采购：对于采购物资技术复杂、有特殊要求或者市场竞争不充分的项目，采用竞争性谈判采购方式。与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格等。5.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，报公司法律部门审核备案。（五）采购验收1.验收准备：采购部门在采购物资到货前，通知相关部门做好验收准备工作。相关部门应安排专人负责验收，并熟悉采购合同要求和验收标准。2.验收实施：采购物资到货后，验收人员按照采购合同要求和验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于重要物资和关键设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。3.验收报告：验收合格后，验收人员填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认。验收报告应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、供应商、验收结果等信息。验收不合格的，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、已付款情况、本次申请付款金额等信息。《采购付款申请表》提交财务部门审核。2.财务审核：财务部门对《采购付款申请表》进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报分管领导审批。3.付款执行：财务部门根据审批后的《采购付款申请表》，按照公司资金管理制度和相关财务规定办理付款手续。对于符合预付款条件的采购项目，按照合同约定支付预付款；对于货到验收合格后的采购项目，支付货款。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、市场供应短缺、供应商垄断等风险，可能影响公司采购成本和物资供应。...2.质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能导致公司产品质量问题、生产延误、客户投诉等风险。...3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等风险...4.人员风险：采购人员违规操作、受贿、泄露公司采购信息等风险...（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，对风险发生的可能性进行评估...2.风险影响程度评估：评估风险对公司采购成本、生产经营、经济效益等方面的影响程度...3.风险等级确定：根据风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握原材料价格波动情况，通过套期保值、签订长期合同等方式降低价格风险；加强供应商管理，拓展供应商渠道，避免供应商垄断。...2.质量风险应对：加强供应商质量管理...3.合同风险应对：完善采购合同条款，明确双方权利义务；加强合同执行过程中的监督和管理，及时解决合同纠纷。...4.人员风险应对：加强采购人员培训和职业道德教育，建立健全采购人员考核机制和监督机制，防止采购人员违规操作。...四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门建立内部监督机制，对采购流程各环节进行监督检查，确保采购活动规范执行。定期对采购项目进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门监督：公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的合理性等。对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.政府监管部门监督：采购活动接受政府相关监管部门的监督检查，如财政部门、审计部门、工商行政管理部门等。公司应积极配合政府监管部门的工作，如实提供采购信息和资料。2.社会监督：采购活动