医院采购管理制度

医院采购管理制度一、总则第一条【制定目的】为规范医院采购活动，加强采购管理，提高资金使用效益，保障采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业规定，结合医院实际情况，制定本制度。第二条【制定依据】本制度依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《医疗卫生机构医用耗材管理办法（试行）》《事业单位国有资产管理暂行办法》以及上级主管部门相关管理规定等制定。第三条【适用范围】本制度适用于医院使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的各类货物、工程和服务的采购活动。具体包括：医疗设备、器械、医用耗材的采购。药品、试剂的采购。信息软件、硬件及服务的采购。基建、修缮、装修等工程项目采购。后勤物资、办公用品、家具、被服等非医用物资采购。各类服务采购，如物业管理、保洁、安保、餐饮、维修、保险、审计、咨询等。医院内部各部门、各科室及所有参与采购活动的人员均应遵守本制度。第四条【基本原则】医院采购活动应遵循以下基本原则：公开透明原则：采购信息、采购程序、采购结果应依法依规公开，接受监督。公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等竞争机会，不得以不合理的条件限制或排斥潜在供应商。公正廉洁原则：采购活动应客观公正，采购人员应廉洁自律，严禁商业贿赂和不正当交易。诚实信用原则：采购各方应恪守承诺，履行义务，维护市场秩序。讲求效益原则：在满足需求和质量要求的前提下，追求采购价格合理、性价比最优。权责统一原则：明确采购各环节的职责权限，建立责任追究机制。第五条【定义与术语】政府采购：指医院使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。院内采购：指未达到政府采购限额标准，由医院自行组织的采购活动。集中采购：指对纳入集中采购目录的品目，由医院采购管理部门或委托的代理机构统一组织的采购。分散采购：指对未纳入集中采购目录或未达到集中采购限额标准的品目，由使用科室或部门经审批后实施的采购。供应商：指向医院提供货物、工程或服务的法人、其他组织或自然人。评审专家：指依法从专家库中抽取或选定，参与采购项目评审的专业人员。采购预算：指经医院批准的年度采购计划及资金安排。二、组织架构与职责分工第六条【采购管理委员会】医院设立采购管理委员会，作为医院采购工作的最高决策与监督机构。组成：由院长或分管副院长任主任，成员包括采购管理部门、财务部门、审计部门、纪检监察部门、医务部、护理部、药学部、医学工程部、信息中心、后勤保障部等相关职能部门负责人及临床、医技科室专家代表。主要职责：审议医院采购管理的规章制度、工作流程。审议医院年度采购预算、采购计划及重大、特殊采购项目。审定医院集中采购目录、供应商准入标准及评审专家库管理办法。对重大、复杂采购项目的采购方式、招标文件、评标办法、中标（成交）结果等进行审议。协调解决采购活动中的重大争议和问题。监督、检查全院采购活动的合规性、有效性。听取采购管理部门年度工作报告。第七条【采购管理部门】医院设立独立的采购管理部门（如采购中心、招标采购办公室等），作为医院采购活动的归口管理和执行机构。主要职责：贯彻执行国家采购法律法规和医院采购管理制度。制定和完善医院采购管理的实施细则和操作规程。汇总、审核各科室（部门）提交的采购需求与申请，编制医院年度采购计划草案。根据审批的采购计划，依法依规组织实施各类采购活动，包括发布采购信息、编制采购文件、组织开标评标、发布结果公告、发放中标（成交）通知书等。负责供应商库、评审专家库的日常建设与管理。组织或参与采购合同的谈判、起草、审核及会签工作。负责采购资料的整理、归档和保管。配合财务部门办理采购资金支付手续。处理采购活动中的询问、质疑，配合相关部门处理投诉。定期向采购管理委员会报告工作，提供采购统计分析报告。组织采购业务培训，提升相关人员的专业能力。第八条【使用科室（部门）职责】各科室（部门）是采购需求的提出者和使用单位。主要职责：根据业务发展、学科建设和实际工作需要，科学、合理地提出采购需求、技术参数和配置要求。编制本科室（部门）年度采购预算和计划，按规定时间提交采购管理部门。参与采购项目的技术论证、参数制定、市场调研和供应商考察。指派专业人员参与采购项目的评审、验收工作。负责采购合同履行过程中的技术对接、使用培训和日常管理。提出采购物品的入库、领用申请，并参与或负责到货验收。对采购物品的使用情况进行反馈和评估。第九条【财务部门职责】财务部门负责采购活动的资金管理。主要职责：负责医院采购预算的汇总、审核和上报。审核采购项目的资金来源和落实情况。按照合同约定和验收合格凭证，办理采购资金支付与结算。对采购活动进行会计核算和财务监督。参与采购合同中涉及付款条款的审核。第十条【审计部门职责】审计部门负责对采购活动进行独立审计监督。主要职责：对采购管理制度及流程的健全性、有效性进行审计评价。对重大采购项目进行全过程跟踪审计或专项审计。对采购合同的履行情况进行审计监督。对采购活动的合规性、经济性、效益性进行审计。受理与采购活动相关的审计举报和线索核查。第十一条【纪检监察部门职责】纪检监察部门负责对采购活动中的廉政风险进行监督和执纪问责。主要职责：监督采购法律法规和医院规章制度的执行情况。对采购活动中的关键环节进行廉政风险防控监督。受理采购活动中的违规违纪举报和投诉。对采购活动中发现的违规违纪问题进行调查处理。开展采购领域廉政教育和警示教育。第十二条【医学工程部/药学部/信息中心等专业技术部门职责】根据采购品类的不同，相关专业技术部门承担技术管理职责。医学工程部：负责医疗设备、医用耗材的技术论证、参数审核、安装验收、质量控制、维护维修、报废鉴定等全生命周期技术管理。药学部：负责药品、试剂采购计划的审核、质量评估、供应商资质审查、药品验收、储存养护及不良反应监测等技术管理。信息中心：负责信息化软硬件及服务的技术论证、参数审核、系统测试、安全评估、验收及运维管理等。后勤保障部：负责后勤物资、工程项目的技术需求提出、现场管理、质量监督及验收等。三、采购计划与预算管理第十三条【采购需求提出】各科室（部门）应根据事业发展规划、年度工作计划、资产配置标准、实际工作需要及库存情况，于每年规定时间（如第四季度）向采购管理部门提交下一年度的采购需求申请。申请应详细说明采购物品的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、需求时间、用途及必要性论证。第十四条【采购计划编制与审批】采购管理部门汇总各科室（部门）的采购需求，进行初步审核、分类和整合，编制医院年度采购计划草案。采购计划草案应提交相关职能部门（如医学工程部、药学部、财务部等）进行技术和预算审核。审核后的采购计划草案报医院采购管理委员会审议。经采购管理委员会审议通过，并报院长办公会或党委会批准的采购计划，作为医院年度采购执行的依据。第十五条【采购预算管理】所有采购活动必须有明确的资金来源和预算安排。未纳入年度采购预算的临时、紧急采购项目，需按程序履行预算追加审批手续。财务部门应将批准的采购预算纳入医院总体预算管理，并严格控制预算执行。采购管理部门应按照批准的预算组织实施采购，原则上不得超预算采购。确需调整的，应重新履行审批程序。第十六条【采购计划调整】年度采购计划在执行过程中确需调整的，由使用科室（部门）提出书面申请，说明调整原因，经采购管理部门审核，报分管院领导审批。重大调整需报采购管理委员会或院长办公会批准。四、采购方式与实施程序**第十七条】【采购方式分类】医院采购方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、院内议价以及国家规定的其他采购方式。**第十八条】【采购方式选择标准】采购方式的选择应严格按照国家法律法规和医院规定执行，主要依据采购项目的金额、技术复杂程度、市场供应情况等因素确定。公开招标：达到政府规定公开招标数额标准的货物、工程和服务项目，原则上应当采用公开招标方式。邀请招标：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。竞争性谈判/磋商：技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。询价：采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。院内议价：适用于未达到政府采购限额标准，且市场供应充分、价格透明的常规物资或小型服务项目。**第十九条】【采购实施通用程序】无论采用何种采购方式，均应遵循以下基本程序：采购申请与审批：使用科室（部门）填写《采购申请表》，附详细技术需求及论证材料，经科室负责人、归口技术管理部门、采购管理部门、财务部门及分管院领导逐级审批。采购准备：采购管理部门根据审批意见，确定采购方式，组织进行市场调研、编制采购文件。采购文件应包含供应商资格条件、采购需求、技术和服务要求、评审标准和方法、合同主要条款等内容。采购信息发布：除单一来源采购外，应在医院官网、政府采购指定媒体等法定平台发布采购公告，公告期符合法定要求。供应商报名与资格审查：接受供应商报名，并按照采购文件要求对供应商进行资格审查。评审委员会组建：依法从评审专家库中随机抽取专家，与采购人代表共同组成评审委员会（或谈判、磋商小组、询价小组），负责评审工作。评审专家人数应为单数，其中技术、经济专家不少于成员总数的三分之二。与供应商有利害关系的人员应主动回避。开标与评审：在规定时间、地点组织开标，评审委员会按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行独立评审和比较，推荐中标（成交）候选供应商，并编写评审报告。结果确定与公示：采购管理部门根据评审报告确定中标（成交）供应商，并在指定媒体上公示中标（成交）结果，公示期不少于法定天数。质疑与处理：供应商对采购过程或结果有疑问的，可在法定期限内提出质疑，采购管理部门应在规定时间内予以答复。发出通知书：公示期满无异议，或异议已妥善处理的，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。合同签订：采购管理部门会同使用科室、技术管理部门、财务部门、审计部门等，依据采购文件、响应文件及中标通知书，与中标（成交）供应商在法定时间内签订书面合同。合同条款应清晰、完整，明确双方权利义务、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、争议解决方法等。第二十条】【特殊采购程序】1.紧急采购：因抢险救灾、疫情防控、临床急救等紧急情况，无法按正常程序采购的，经医院主要领导批准后，可简化程序，优先保障供应，但事后必须补办相关审批手续，并做好详细记录备查。2.单一来源采购公示**：拟采用单一来源采购方式的，应在采购活动开始前，在指定媒体上公示，公示期不少于5个工作日。公示内容应包括采购人、项目名称、拟采购内容、采用单一来源的理由、拟定的唯一供应商名称等。五、合同管理**第二十一条】【合同订立】1.采购合同必须采用书面形式，并统一使用医院规定的合同范本。无范本的，应参照国家相关示范文本拟定。2.合同签订前，必须经过采购管理部门、使用科室、技术管理部门、财务部门、审计部门及法律顾问（如有）的会签审核。重大合同需报院领导审批。3.合同应由医院法定代表人或其授权委托人签字，并加盖医院公章或合同专用章。**第二十二条】【合同内容】采购合同应包含但不限于以下条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、验收标准和方法、付款方式、质保期、售后服务、违约责任、争议解决方法、保密条款、不可抗力等。**第二十三条】【合同履行与变更】1.合同签订后，采购管理部门应将合同副本分送使用科室、财务部门、审计部门等。2.使用科室和技术管理部门负责监督供应商按合同约定履行交货、安装、调试、培训等义务。3.合同履行过程中确需变更的，应由双方协商一致，签订书面补充协议。涉及重大变更的，应重新履行内部审批程序。4.采购管理部门负责跟踪合同履行情况，建立合同履行台账。**第二十四条】【合同归档】采购合同正本及所有相关文件（包括采购申请、审批文件、采购文件、响应文件、评审报告、中标通知书、补充协议、履约验收文件等）应由采购管理部门按照档案管理规定整理归档，长期保存。六、验收管理**第二十五条】【验收组织】采购项目完成后，必须组织验收。验收工作由采购管理部门牵头，组织使用科室、相关技术管理部门、供应商代表等共同进行。大型、复杂设备或工程项目可邀请院外专家参与验收。**第二十六条】【验收依据与内容】验收应以采购合同、投标文件（响应文件）、技术标准、产品说明书等为依据。验收内容包括：货物数量、规格型号、外观质量是否与合同一致。设备性能、技术指标、软件功能是否达到合同约定要求。随机资料、配件、工具是否齐全。安装、调试、培训等服务是否完成并符合要求。工程项目的质量、工程量、竣工资料等是否符合合同及设计标准。**第二十七条】【验收程序】1.供应商提出验收申请。2.验收小组现场查验、测试、核对。3.验收小组成员填写《采购项目验收报告》，详细记录验收情况、发现的问题及处理意见。4.验收合格的，所有验收人员签字确认。验收不合格的，应明确整改要求和期限，待整改完成后重新组织验收。5.《采购项目验收报告》是办理资产入库、财务付款的必备文件。**第二十八条】【验收责任】验收人员应本着客观、公正、负责的态度进行验收，并对验收结论负责。严禁在验收中弄虚作假、徇私舞弊。七、供应商管理**第二十九条】【供应商准入】医院建立合格供应商库。申请进入供应商库的供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。对于特定领域（如医疗器械、药品），还需具备相应的生产或经营许可证、产品注册证等资质。**第三十条】【供应商考察与评估】1.对潜在的重要供应商，采购管理部门可会同使用科室、技术管理部门进行实地考察或背景调查。2.建立供应商履约评价体系，每年对合作供应商的货物（服务）质量、价格水平、交货期、售后服务、诚信状况等进行综合评价。3.评价结果作为供应商续用、淘汰及后续采购评审的重要参考。**第三十一条】【供应商行为规范】供应商在参与医院采购活动中应遵守以下规定：不得提供虚假材料谋取中标（成交）。不得采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商。不得与采购人、其他供应商或评审专家恶意串通。不得向采购相关人员行贿或提供其他不正当利益。中标（成交）后无正当理由不得放弃，或拒绝签订合同、履行合同。**第三十二条】【供应商黑名单制度】建立供应商不良行为记录和“黑名单”制度。供应商在采购活动或合同履行中出现下列情形之一的，经核实后，记入不良行为记录，视情节轻重，给予警告、暂停其一定期限参与医院采购资格、直至列入“黑名单”永久禁止其参与医院采购活动：提供虚假资质或业绩材料的。围标、串标的。向采购相关人员行贿的。无正当理由放弃中标（成交）或拒不签订、履行合同的。提供的产品（服务）存在严重质量问题，或以次充好的。售后服务恶劣，造成不良影响的。其他严重违反法律法规或合同约定的行为。“黑名单”信息应在院内共享，并按规定上报上级主管部门。八、评审专家管理**第三十三条】【专家库建设】医院建立采购评审专家库，专家库成员由院内相关专业的技术、经济、法律等方面的专家和部分院外特邀专家组成。**第三十四条】【专家入库条件】申请入库的专家应具备以下条件：具有良好的职业道德和较高的业务素质，能够客观、公正、廉洁地履行职责。从事相关专业领域工作满八年，具有高级专业技术职称或同等专业水平。熟悉采购相关法律法规和业务知识。本人愿意以独立身份参加评审工作，并接受监督管理。身体健康，能够承担评审工作。无违法、违规及不良行为记录。**第三十五条】【专家抽取与使用】1.评审专家的抽取应在开标前半天或一天内，由采购管理部门在纪检监察部门监督下，从专家库中随机抽取。2.遇有特殊专业要求，专家库中无相应专家的，可按程序另行选定。3.抽取结果及通知记录应密封保存，严格保密。**第三十六条】【专家权利与义务】评审专家享有独立评审、获得劳务报酬等权利，同时承担客观公正评审、遵守保密纪律、主动回避、接受监督等义务。专家评审意见应签字确认，并对个人评审意见负责。**第三十七条】【专家考核与退出】对评审专家实行动态管理，建立考核档案。对在评审工作中存在违规行为、不能胜任工作或考核不合格的专家，应及时调整出库。九、档案与信息管理**第三十八条】【档案内容】采购档案应完整、准确、系统地反映采购活动的全过程。包括但不限于：采购预算、计划及审批文件。采购申请及论证材料。采购方式确定及审批文件。采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）及其澄清修改文件。供应商响应文件及补充材料。开标、评审过程记录及音像资料。评审报告及中标（成交）候选供应商排序表。中标（成交）结果公示及质疑处理材料。中标（成交）通知书。采购合同及其补充协议。验收报告及相关文件。其他有关文件、记录。**第三十九条】【档案管理要求】1.采购管理部门指定专人负责采购档案的收集、整理、立卷、归档和保管。2.采购项目档案应按项目独立成卷，并在采购合同签订后或项目验收完成后及时归档。3.采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。有特殊规定的从其规定。4.查阅、借阅采购档案需履行审批登记手续。**第四十条】【信息化管理】医院应积极推进采购管理信息化建设，建立或利用采购管理信息系统，实现采购计划申报、审批、执行、合同管理、供应商管理、专家管理、档案管理等