毕节市物资采购管理制度

PAGE毕节市物资采购管理制度一、总则（一）目的为加强毕节市物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于毕节市各级行政机关、事业单位、国有企业及其他依法设立的组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的物资采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购过程透明、采购结果公示，保障各方知情权和监督权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，择优选取供应商。4.公正诚信原则：采购活动应公正、公平，采购人及相关工作人员应诚实守信，履行职责。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构1.成立采购领导小组：由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。负责审定采购预算、采购计划、采购方式、采购合同等重大采购事项。2.职责：对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核决策；协调解决采购过程中的重大问题；监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门1.明确采购部门：根据单位实际情况，确定专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。2.职责：具体组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等；负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关事宜；建立采购档案，保存采购活动的相关资料。（三）采购监督部门1.设立监督机构：可由单位内部的纪检监察部门或其他相关部门负责采购监督工作。2.职责：对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平；受理对采购活动的投诉举报，依法依规进行调查处理；对违规行为提出整改意见，追究相关人员责任。（四）使用部门1.明确使用部门职责：使用部门负责提出物资采购需求，对采购物资的质量、规格、数量等进行确认；参与采购项目的验收工作，提供验收意见。2.配合采购工作：协助采购部门做好采购前期调研、市场询价等工作；及时反馈物资使用过程中的问题，为采购决策提供参考。三、采购预算管理（一）预算编制1.依据：采购人应根据本单位的工作任务、事业发展计划和资产配置标准，结合上一年度采购执行情况，编制年度物资采购预算。2.内容：采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等详细信息。3.审批：采购预算经单位内部审核后，报财政部门或其他相关部门审批。（二）预算执行1.严格控制：采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.动态监控：建立采购预算执行动态监控机制，及时掌握预算执行情况，对预算执行进度缓慢或超预算采购的项目进行预警和跟踪管理。（三）预算调整1.调整情形：因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因导致原采购预算不能满足采购需要的，可申请预算调整。2.调整程序：采购人提出预算调整申请，经单位内部审核后，报财政部门或其他相关部门审批。审批通过后，方可按照调整后的预算执行采购活动。四、采购计划管理（一）计划编制1.时间安排：采购人应在每年年底前编制下一年度物资采购计划。2.依据：采购计划应依据采购预算、工作实际需要、资产配置情况等编制。3.内容：采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）计划审批1.内部审批：采购计划经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审批。2.下达执行：采购领导小组审批通过后，采购部门应及时将采购计划下达给相关工作人员执行，并做好采购计划的跟踪和协调工作。（三）计划变更1.变更情形：在采购计划执行过程中，因特殊原因需要变更采购计划的，应及时提出变更申请。2.变更程序：采购部门提出变更申请，经采购领导小组审批后，方可按照变更后的采购计划执行采购活动。五、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购货物、服务和工程的单项或批量采购金额达到规定标准以上的；采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.招标程序：包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：根据项目特点和需要，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序：采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：包括成立采购小组、编制单一来源采购文件、公示单一来源采购信息、谈判、签订采购合同等环节。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购之。2.询价程序：包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。（六）其他采购方式1.适用情形：除上述采购方式外，采购人可根据采购项目的实际情况，依法依规采用竞争性磋商、框架协议采购等其他采购方式。2.采购程序：按照相关法律法规和行业标准规定的程序执行。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.内容要求：采购文件应包括采购项目基本情况、采购需求说明、采购方式及采购程序、评标标准及方法、合同主要条款等内容。2.编制规范：采购文件应符合法律法规和行业标准要求，语言规范、表述清晰、逻辑严谨，避免出现歧义或模糊不清的条款。（二）采购文件审核1.内部审核：采购文件编制完成后，应经采购部门负责人、采购领导小组等进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。2.专家论证：对于技术复杂、专业性强的采购项目，可组织相关专家进行论证，确保采购文件的科学性和可行性。（三）采购文件发售1.发售对象：采购文件应向符合资格条件的供应商发售。2.发售方式：可通过现场发售、网络发售等方式进行。3.发售时间：采购文件发售时间应符合法律法规和行业标准要求，并在采购文件中明确规定。（四）采购文件修改与澄清1.修改情形：在采购文件发售截止日期前，采购人发现采购文件有错误或需要补充、修改有关内容的，应及时以书面形式通知已获取采购文件的供应商。2.澄清程序：供应商对采购文件有疑问的，应在规定时间内以书面形式向采购人提出，采购人应及时给予澄清或答复。七、采购活动实施（一）采购信息发布1.发布渠道：采购人应通过政府采购网、公共资源交易平台等指定的媒体发布采购信息，确保采购信息公开透明。2.发布内容：采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）供应商资格审查1.审查内容：采购人应按照采购文件规定的供应商资格条件，对供应商的资格进行审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。2.审查方式：可通过资格预审、资格后审等方式进行审查。资格预审应在投标前进行，资格后审应在评标过程中进行。（三）开标评标1.开标程序：开标应按照采购文件规定的时间和地点进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。2.评标程序：评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，由评标委员会负责评标。评标委员会应独立评审，客观公正地推荐中标候选人或确定中标供应商。（四）中标成交结果公示1.公示期限：采购人应在评标结束后，及时将中标成交结果在指定媒体上进行公示，公示期限不得少于三个工作日。2.公示内容：公示内容应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、主要中标成交标的的名称、规格型号及数量等内容。（五）合同签订1.签订时间：中标成交供应商应在中标成交通知书发出之日起三十日内，与采购人签订采购合同。2.合同内容：采购合同应按照采购文件和中标成交供应商的投标文件签订，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。八、采购验收管理（一）验收准备1.成立验收小组：采购人应成立由使用部门、采购部门、财务部门等相关人员组成的验收小组，负责采购项目的验收工作。2.制定验收方案：验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收实施1.实物验收：验收小组应按照验收方案对采购物资的数量、规格型号、质量等进行实物验收，确保采购物资符合合同要求。2.资料验收：验收小组应检查供应商提供的采购物资的质量证明文件、合格证、说明书等资料是否齐全、真实有效。（三）验收报告1.报告内容：验收结束后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。2.报告签字：验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。（四）验收结果处理1.合格处理：验收合格的采购项目，采购人应按照采购合同约定支付采购款项。2.不合格处理：验收不合格的采购项目，采购人应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒不整改或无法整改到位的，采购人可依法依规追究供应商的违约责任。九、采购资金管理（一）资金支付1.支付依据：采购人应按照采购合同约定和验收结果，及时办理采购资金支付手续。2.支付方式：采购资金支付方式应符合财政部门或其他相关部门的规定，可采用财政直接支付、财政授权支付、银行转账等方式进行支付。（二）资金核算1.账务处理：采购人应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行账务处理，确保采购资金核算准确、规范。2.财务监督：财政部门或其他相关部门应加强对采购资金的财务监督，检查采购资金的使用是否合规、合理，防止出现挪用、挤占采购资金等问题。十、采购档案管理（一）档案内容1.采购文件：包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标成交通知书等。2.采购合同：包括采购合同文本、补充协议等。3.验收文件：包括验收报告、验收记录等。4.其他文件：包括采购过程中的往来函件、会议纪要、投诉处理文件等。（二）档案整理1.分类整理：采购人应按照采购项目类别、时间顺序等对采购档案进行分类整理，确保档案资料完整、有序。2.装订归档：采购档案应装订成册，并按照档案管理要求进行归档保存。（三）档案保管1.保管期限：采购档案的保管期限应符合法律法规和行业标准要求，一般不得少于十五年。2.保管责任：采购人应明确档案保管责任，指定专人负责采购档案的保管工作，确保档案资料安全、完整。（四）档案查阅1.查阅权限：因工作需要查阅采购档案的，应经采购人批准，并按照规定办理查阅手续。2.查阅范围：查阅人员应在规定的查阅范围内查阅采购档案，不得擅自复制、涂改、销毁采购档案资料。十一、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部监督：采购人应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的日常监督检查，及时发现和纠正采购过程中的问题。2.外部监督：财政部门、