建设银行采购管理制度

PAGE建设银行采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国建设银行（以下简称“本行”）采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家法律法规及相关政策规定，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各级机构、部门及所属全资、控股子公司（以下统称“采购主体”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规、监管要求以及本行内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益优先原则：采购活动应当注重采购成本与效益的平衡，追求资源的优化配置，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则：采购主体和供应商应当诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。（四）管理职责1.采购管理部门职责负责制定和完善本行采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购需求编制、采购方式确定、采购文件编制、采购评审、合同签订等。建立和维护采购供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。协调解决采购活动中的争议和问题，监督采购合同的履行情况。定期分析采购数据，总结采购工作经验，提出改进建议。2.需求部门职责负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等。配合采购管理部门开展采购活动，提供必要的技术支持和协助。参与采购评审工作，对采购文件和供应商响应情况进行评估。负责采购合同的验收工作，确保采购项目符合需求部门要求。3.财务部门职责负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、结算方式等进行把关。负责采购资金的支付和核算工作，监督采购资金的使用情况。4.审计部门职责负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。对采购项目的成本效益进行评估，提出审计意见和建议。依法对采购活动中的违法违规行为进行查处。二、采购范围与分类（一）采购范围本行采购范围包括货物、工程和服务三大类。1.货物：指各种形态和种类的物品，包括原材料、设备、办公用品、金融机具、软件等。2.工程：指新建、改建、扩建、装修、拆除等建设项目，包括建筑物、构筑物、市政工程、信息系统建设等。3.服务：指除货物和工程以外的其他采购项目，包括咨询服务、技术服务、劳务服务、外包服务、培训服务等。（二）采购分类根据采购金额、采购性质和采购方式等因素，本行采购分为集中采购和分散采购。1.集中采购定义：指采购主体按照本行集中采购目录及相关规定，委托集中采购机构统一组织实施的采购活动。范围：集中采购目录由本行根据国家法律法规、监管要求以及本行实际情况制定并公布，一般包括金额较大、通用性强、影响面广的货物、工程和服务项目。2.分散采购定义：指采购主体在集中采购目录以外，自行组织或委托采购代理机构实施的采购活动。范围：分散采购项目一般包括金额较小、专业性较强、个性化需求较高的货物、工程和服务项目。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据业务发展需要和实际工作情况，提出采购需求。采购需求应当明确、具体、合理，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、服务内容、预算金额、交付时间等。2.需求部门对采购需求进行内部审核，确保采购需求符合本行战略规划、业务发展需要和内部管理要求。审核内容包括采购必要性、技术可行性、经济合理性、合规性等。3.需求部门将审核通过的采购需求提交给采购管理部门。采购管理部门对采购需求进行汇总、分析和整合，结合本行采购政策、预算安排和市场情况，编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的实施时间、采购方式、采购预算等。（二）采购方式确定1.采购管理部门根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，按照本行采购方式管理规定，确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当按照规定履行审批手续。3.对于未达到公开招标数额标准的采购项目，采购管理部门可以根据项目实际情况，选择邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。选择采购方式时，应当充分考虑采购项目的特点、市场竞争情况、采购效率等因素，确保采购方式的合理性和有效性。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据确定的采购方式，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。采购文件应当明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应当充分征求需求部门、财务部门、法律合规部门等相关部门的意见和建议，确保采购文件的完整性、准确性和合规性。3.采购文件编制完成后，采购管理部门应当组织内部审核，审核通过后发布采购文件。（四）供应商选择与管理1.采购管理部门发布采购文件后，供应商按照采购文件要求进行响应。采购管理部门对供应商的响应文件进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购管理部门组织开标、评标活动。评标委员会由本行内部相关人员和外部专家组成，按照采购文件规定的评审标准进行评标，推荐中标候选人。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购管理部门组织谈判小组、单一来源采购小组、询价小组进行谈判、协商或询价，确定成交供应商。4.采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、服务标准、价格、交付时间、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购管理部门应当将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。5.采购管理部门建立和维护采购供应商库，对供应商进行动态管理。定期对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等进行评价，根据评价结果对供应商进行分级分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先采购、合作奖励等激励措施；对于表现不佳的供应商，采取警告、限制合作、淘汰等措施。（五）采购合同履行与验收1.采购合同签订后，采购主体和供应商应当按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门负责监督采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门负责采购项目的验收工作。验收应当按照采购合同约定的技术规格、数量、质量要求、服务标准等进行，确保采购项目符合要求。验收合格后出具验收报告，验收报告应当由验收人员签字确认。3.财务部门根据采购合同约定和验收报告，办理采购资金支付手续。采购资金支付应当严格按照本行财务管理制度执行，确保资金支付的安全、准确、及时。（六）采购档案管理1.采购管理部门负责采购档案的收集、整理、归档和保管工作。采购档案应当包括采购计划、采购文件、供应商响应文件、评审记录、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。2.采购档案应当按照档案管理规定进行分类、编号、装订和存储，确保档案的完整性、准确性和可查阅性。采购档案保存期限应当符合国家法律法规和本行内部规定要求。3.采购档案管理人员应当严格遵守档案管理保密制度，不得擅自泄露采购档案内容。因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定办理审批手续，并做好查阅记录。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，包括但不限于合规风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.针对识别出的风险因素，采购管理部门采用定性与定量相结合的方法进行风险评估，确定风险等级。风险评估结果应当作为制定风险应对措施的依据。（二）风险应对措施1.合规风险应对加强采购法律法规和内部规章制度的学习与培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。建立健全采购合规审查机制，对采购活动的各个环节进行严格的合规审查，确保采购行为合法合规。加强与监管部门的沟通与协调，及时了解监管政策变化，主动接受监管检查，积极整改存在的问题。2.市场风险应对加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格走势，为采购决策提供参考依据。合理选择采购方式和采购时机，充分利用市场竞争机制，降低采购成本。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过战略合作、集中采购等方式，增强市场谈判能力，降低市场风险。3.质量风险应对在采购文件中明确质量要求和验收标准，加强对供应商质量管理体系的考察和评估。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，签订质量保证协议和售后服务协议。加强采购项目的验收管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购产品和服务质量符合要求。4.价格风险应对建立采购价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格变动趋势。在采购文件中明确价格条款和价格调整机制，合理约定价格范围和价格调整条件。通过招标、谈判、询价等多种采购方式，充分比较供应商报价，选择价格合理的供应商。5.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法合规、明确清晰、权利义务对等。对采购合同进行审核，重点审查合同的合法性、完整性、准确性和风险防范条款。加强合同履行过程中的监督与管理，及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护本行合法权益。（三）风险监控与预警1.采购管理部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时掌握风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。采购管理部门根据预警信号，采取相应的风险应对措施，防范风险扩大。3.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，分析风险应对措施的有效性和不足，及时调整和完善风险管理策略和方法。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。审计内容包括采购计划编制、采购方式选择、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购合同履行与验收、采购档案管理等环节。2.采购管理部门应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的日常监督和管理。定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。3.需求部门、财务部门等相关部门应当按照职责分工，对采购活动进行协同监督，发现问题及时向采购管理部门反馈，