采购签字流程

选购签字流程

为了提高工作效率、有效降低选购成本、明确岗位职责，进一步规

范物资选购流程，加强与各部门间的协作，满意XXX的需求，特制订本

签字流程。

一、请购及其规定：

1、请购单的要素：完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）

请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名称；（5）请

购的物品数量；（6）请购的物品规格及执行标准；（7）请购物品的样品、

图片或具体参数资料笔；（8）请购物品的需求时间；（9）如有特别须要

请备注；（10）请购单填写人签字；（11）请购部门负责人签字；（12）

XXXX负责人签字；（13）XXX总指挥签字；（14）XXX负责人签字。

2、请购单及其提报规定：请购单应根据附表一（物资申请表）的格式填写，

提报要素应填写完整、清楚。由XXXXXXXX相关领导审核批准后报选购

部门；

3、物资审请表的填写与提报：（1）请购数量较多时•，可以附件清单的形

式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（2）遇XXX

急需的物资且主要负责领导不在的状况，可以通过电话或其他形式请示，

征得同意后提报选购部门，签字确认手续五日内后补完善；（3）假如

是单一来源选购或指定厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说

明。（4）请购单的更改和补充应以书面形式由XXXX负责人、XXX总指挥、

XXX负责人签字后报选购部。（5）请购部门在提报请购单时，应要求选

购部接收人签字备份；

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点：（1）选购部在接收请购单时应检查，文件填写是

否按规定完整、清楚填写，是否经过XXX相关领导审批；（2）接收请购单

时应遵循无支配不选购，名称、规格等不完整不清楚不选购，图片或具

体参数资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则；（3）

选购部接到请购单后，应通知仓库管理处核查请购物资是否有库存，进

行内部调剂；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应刚好通知请购部门。

2、请购单的分发规定：（1）对于紧急请购项目应优先处理；（2）无法于

请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（3）重要的材料选购前应

征求XXX相关领导的建议。

3、选购周期的规定：（1）招标类材料选购周期为15天；（2）常规、

通用类材料选购周期为7天。（3）遇到紧急选购应汇报集团公司领导

实行快速优先选购的策略，紧急选购材料周期为3天；

三、询价及其规定：

1、询价前应仔细批阅请购单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，

遇到问题应刚好的与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购；

3、对于紧急请购项目应优先处理；

4、全部选购项目必需向生产厂家或服务商干脆询价，原则上避开通过代

理或各种中介机构询价；

5、对于请购部门需求的物资或设备，如有成本较低的替代品可以举荐选购

替代品；

6、遇到重要物资、项目或预估单次选购金额大于10万元的选购

状况，询价前应先向集团公司相关领导汇报拟进行邀请招标或公开招标,

拟投标单位的基本状况根据附表二（拟投标单位名单）的格式提报XX审核、

集团公司领导批准，方可发放标书；

7、询价时对于相同规珞和技术要求的材料，应对不同品牌进行询价：

8、全部材料项目原则上都应要求至少三家以上的供应商参加比价或投标报

价；单次选购金额预算价格在10万元以上的项目应由选购部组

织招标；或由集团领导指定其他部门进行选购；

9、比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有

供应和完成我公司所需物资和项目的实力；

10、比价选购或招标选购应根据附表三（询价表）的格式或拟定完整

的招标文件进行询价、报价；

11、在询价时遇到特别状况应书面报请集团公司领导批示。

四、比价、议价：

1、对厂商的供应实力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2、对于合格供应商的价格进行市场分析，是否比其他厂商的价格更低，所

报价格的综合条件更加突出；

3、收到供应商报价或进行开标后应向集团公司领导汇报状况，设定议价目

标或志向中标价格；

4、重要材料项目应通过肯定的方法，对于拟定供货单位的实力资质进行

验证和审查，并进行实地考察了解供应商的各方面的实力；

5、参考目标或志向中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件

的进一步谈判。

五、比价、议价结果汇总：

1、比价、议价汇总前应汇报集团公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2、比价、议价结果汇总应根据附表四（比价/招标汇总表）的格式完整列出

报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟定供货商及选用理由；

3、如比价、议价结果未通过集团公司领导审核应进行修改或重新处理。

八、选购汇报的签批：

1、拟定供货单位后，由选购部起草选购汇报。

2、选购汇报必需由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、

XX负责人、集团总经理全部签批后才能选购。

3、如遇XXX急需的物资且签字领导不在的状况，可以通过电话或其他形式

请示，征得同意后先履行选购，待相关领导回来后完善签字手续。

七、合同的签订及其规定：

合同：合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终出民事关系的协

议。依法成立的合同受法律爱护。

1、合同正文应包含的要素：合同名称、编号、签订时间、签订地点、合同

履行地；选购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额,

清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的部分；包装要求；合同总额

应为含税、含运费送达公司的总价，特别状况应注明；付款方式；工期；

质量保证期；质量要求及规范；违约责任和解决纠纷的方法：双方的公司

信息及其他约定。

2、合同签订及其规定：（1）如涉及到技术问题和公司机密的，留意保密

责任；（2）拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低；（3）为防止

合同工程量追加或追加无依据，打包选购时应要求供货商供应分项报

价清单；（4）遇订购数量较多且价值较大或难清点的状况时，需由供货商

派代表来场帮助清点；（5）质保期肯定要明确从什么时间起先，并应尽量

要求厂商延长产品质保期；（6）具体约定发票的供应时间及要求；（7）

针对不同的合同约定不同的付款方式；（8）与初次合作的单位合作时，应

少付预付款或不付预付款；（9）违约责任肯定要具体、具体；（10）合同

签定前应根据附表五（合同审批表）的格式对合同初稿进行巡签审查；（11）

合同审批表应由经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、财

务总监、XX负责人、集团总经理签批后，才能进行后期合同的签订工作。

（12）经招标或数额较大（10万元以上的）需由律师审核；（13）XXXXXXXX

全部合同均由XXX负责人签字、加盖合同印章后方能生效；（14）选购

部签订的全部选购汇报及合同应刚好报送财务部门。

八、付款及合同执行：

1、付款规定：（1）全部已签订合同付款时应参照公司付款流程中的相关

规定执行；（2）根据进度付款的选购项目必需有请购部门出具的附表

六（验收报告）方可付款；（3）根据公司规定和合同约定达到付款条件的

合同在付款时应填写附表七（资金支出审批表）或附表八（付款申请单），

由经办人上报、XXXX负责人、XXX负责人、XX负责人、财务总监、集团总

经理签批后提交财务部付款；（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天

内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状况需延期付款的应刚

好的通知选购部并汇报集团公司领导。

2、合同执行：（1）已签订合同由选购经办人负责跟进，如出现问题，

选购部应刚好提出建议或补救措施，并通知请购部门及相关领导；（2）

已签订的合同在执行期间，应刚好驾驭合作单位对于合同义务和责任的履

行状况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应根据

双方约定严格执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同。

九、报验与入库：

1、报验：（1）供应单位已经履行完毕的合同，选购部应刚好的通知请

购、质检部门进行验收；（2）对于不同类型的合同标的物验收标准参照合

同相关规定执行；（3）请购、质检部门在接到选购部报验通知后应刚

好报验，并出具报验结果证明单或质检单；

2、入库：（1）公司全部的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过

请购、质检部门的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后选购部应

刚好通知请购部门，由请购部门刚好支配卸货与搬运；（3）请购、质检部

门已阅历收的产品仓库应刚好的入库，并刚好出具入库清单。

十、其他说明:

定价材料按选购流程一~六条执行。

卜一、签字依次一览表:

序号项目名称签字人员（由左向右依次签字）最终签字人

1

2

3

4

5

附表-（物资申请表）

单位工程名称：时间:

序号材科名称型号规格材质执行标准单位数量单重总重运用工况运用时间品牌或生产商参考价格备注

施工单位监理单位建设单位

年月日年月日年月日

注：（此处注明是否含税、含运费、含卸车费等其他费用）

材料型号确定后，需供应电子版支配一份

附表一（拟投标单位名单）

序号单位名称注册资金联系人联系方式备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

根据附表三（询价表）

□急件□重要□一般编号

报价单位：询件单位：

地址:地址：

联系人：联系人：

电话：电话：

传真：传真：

特别感谢您对我公司的支持与信任！现将此次所需报价材料列表如下:

序号产品名称规格数量单价总价备注

1

备注：1、以上报价为含3%/17%增值税、含运费一票到厂价。

2、供货周期：o

3、交货地点：我公司指定位置。

4、付款方式：o

5、质量标准：国家标准。

6、验收方式：货到按国家标准验收。

7、质保期限：o

8、请回传您已审验的有效资质文件及产品证明文件。

9、本询价截止时间：2015年月日

顺祝

商祺!

报价人：

报价单位:

附表四（比价/招标汇总表）

序号报价单位单价数量总价税额去税价付款方式

1

2

3

4

5

6

7

附表五（合同审批表）

合同审批表

合同编号:

经办部门：经办人：申报时间：

合同名称项目名称

口建设工程（基建、技改）口物资选购（设备、配件、原材料）□行政类（办公用品等）□其他

合同类别

类

合同形式口公司标准合同口自拟合同口对方拟稿

签甲方（需方）

乙方（供

约

方）资质

状况说

单乙方（供方）

明

位

口招投标□询价口战咯供应商口方4也方式，

合单位选择

说明：

同

内

违约责任付款方式

容

概合同价款期限约定

要其他须要说明的事项：口无，如有：

提报部门（公司）负责人看法（签字）：经办部门负责人看法（签字）：

会签栏

技术（相关）部门

法律顾问/审计机构

以下由经办部门填写

盖章个数公司（合同）章【】个；骑缝章【】个：其他【】个

签订份数正文【】份附件【】份

备注

附表六（验收报告）

验收报告

运用单位：供货单位：

交货地点：交货日期：

一、设备内容:

材料名称规格型号技术要求数量

二、验收状况:

序号验收项目验收结果备注

1设备规格型号

2设备数量

3配套设备

4随机资料

5运行结果

结论：

验收人签字：验收人签字：

验收日期：验收日期:

附表七（资金支出审批表）

二零一五年月资金支出审批表

编制单位：