采购资金审批流程

采购资金审批流程

一、流程图:

二、流程说明：

1、资金申请的前提：

(1)预付款：A、核准的“采购资金排款计划表”范围

内资金；B、合法合同规定有预付款内容。

(2)正常采购：A、核准的“采购资金排款计划表”范

围内资金；B、合法合同规定的正常采购内容；C、对应货到

票到。

(3)代销联销：A、核准的“采购资金排款计划表”范

围内资金；B、合法合同规定的代销联销内容；C、代销联销

销售单；D、对应发票收到。

2、职责说明：

(1)业务员：

A、填制“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、

供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、

信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单

价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售

天数、应帐扣项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。

必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

B、保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明

“预付款:负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，

前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。

C、按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规

定结算。

D、填写“返利结算登记表，真实准确地反映当期各种

应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货

物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内

容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在

“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”

栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

E、合同内容的修订，必须及时办理相关清帐、补充手

续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、

朕销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主

管。

（2）业务科长:

A、审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额

度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金

2

额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、

应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。

B、库存结构的合理性控制。

C、确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没

有签订合同的采购不能付款。

D、供应商信用额度、帐期的审核。

E、本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。

（3）营销部经理：

A、审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必

须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性,

对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。

B、确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。

C、对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收

款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作

最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。

D、负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前

帐不清后帐不结）等有关规定。

（4）进货结算员（台帐）：

A、审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前

期预付款货票两清。

B、保证发票及时入帐，按规定时间及时办理结算手续。

C、审核正常采购、代销联销方式下的货票到位情况，

3

F、负责扣款后大写金额的确认填写。

G、各种已收返利、补差、费用等登记工作，应收、已

收及时与业务员信息共享。

（6）往来主管:

A、查看对应供应商的往来帐，并与往来对帐员协调，

按规定要求供应商及时配合对帐，保证双方帐务准确对应,

行使对往来结算中不符合公司规定的供应商行使拒付的权

力。注意下列情况：

a、执行往来结算前帐不清后帐不结的规定。

b、被列入往来黑名单的供应商，拒绝付款。

c、改变经营方式的前帐不清后帐不结等。

B、前一笔预付款的货票回收控制。

C、统购分销、大盘合同结算点的控制。

D、经销方式（经销、代销、联销）、结算方式（预付款、

正常付款）的控制。

E、审核资金使用申请单票面清晰度，内容填列的标准

齐全性。金额不得涂改、划线，发现有涂改、划线现象，必

须要求当事人说明并在涂改、划线处签字确认。对于票面不

清、涂改、划线严重的，可要求重填。

F、审核大小金额计算的准确性、票据的齐全合规性；

如与大小写合计不符，应及时按倒程序打回或要求重申请。

往来主管不得更改大小写金额。

5

(7)分公司总经理：

A、负责采购、销售指导政策的出台，并落实到资金结

算的指导性操作。

B、统筹分公司的资金计划、使用，保证资金周转和效

益。

C、计划内付款的审批：

a、视听、手机、数码IT类：3万元及以上；

b、小白、小黑类：5万及以上；

c、彩电、空调、冰洗类：10万及以上

d、所有预付款性质资金申请；

e、结束合作品牌最后一次付款；

f、黑名单上供应商恢复往来的第一次付款；

g、分公司确定并报备案的审批范围。

D、计划外付款审批，必须严格计划外采购资金结算的

必要性控制。

E、公司整体利益的保证。

(8)财务经理：

A、财务手续的全面审核。

B、资金计划、结算的整体把握。

(9)结算主管：

A、收集整理供应商结算资料(名称、对应品类、银行

帐号、授权联系人、)。

6

B、审核结算流程的执行环节是否到位，签字手续是否

完备，有签字程序的最后确认权。

C、审核“资金使用申请单”与“采购资金排款计划表”

的对应性。

D、结算时间的控制，资金使用申请单上“付款日期”

的确