建筑公司采购询价制度

PAGE建筑公司采购询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范建筑公司采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，满足公司项目建设的需求。（二）适用范围本制度适用于建筑公司内部所有涉及物资采购、设备租赁及服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.项目部门：各项目部门根据项目施工进度和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间及地点等信息。2.审核：《采购需求申请表》经项目负责人签字确认后，提交至公司采购部门进行审核。采购部门对需求的合理性、必要性进行评估，如有疑问及时与项目部门沟通。（二）询价准备1.成立询价小组：采购部门根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术专家、财务人员等相关人员组成，人数不少于三人。2.制定询价文件：询价小组根据采购需求制定询价文件，包括询价函、采购规格要求、技术标准、报价表等。询价文件应明确采购项目的各项要求，确保供应商能够准确理解并进行报价。3.确定询价供应商名单：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商名单，并向其发出询价邀请。询价供应商数量一般不少于三家。（三）询价实施1.发放询价文件：采购人员将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商，要求供应商在规定时间内进行报价。2.供应商报价：供应商应按照询价文件的要求，详细填写报价表，注明物资或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、付款方式等信息，并加盖公章或签字确认。3.询价小组评审：询价小组对供应商的报价进行评审，主要从价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。对于技术复杂或有特殊要求的采购项目，询价小组可要求供应商进行现场演示或提供样品，以便更好地评估其产品或服务质量。（四）确定供应商1.综合评估：询价小组根据评审结果，对各供应商进行综合打分，按照得分高低确定中标供应商。如出现得分相同的情况，可根据价格、交货期等因素进行进一步比较，选择最优供应商。2.结果公示：采购部门将确定的中标供应商名单在公司内部进行公示，公示期一般为三个工作日。如在公示期内收到任何异议，采购部门应及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。3.签订合同：公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资或服务按时、按质、按量供应。2.到货验收：物资到货后，项目部门负责组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。验收合格后，填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.付款结算：财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理付款结算手续。付款方式应严格按照合同约定执行，确保公司资金安全。三、询价相关部门职责（一）采购部门1.负责制定和完善采购询价制度，并组织实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.组织采购询价活动，包括编制询价文件、发放询价函、接收供应商报价、组织评审等。4.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.协调解决采购过程中出现的问题，如与供应商的沟通、纠纷处理等。（二）项目部门1.根据项目需求提出采购申请，填写《采购需求申请表》。2.参与采购询价过程，提供技术支持和质量要求等方面的意见。3.负责物资到货后的验收工作，填写《验收报告》。4.反馈采购物资在使用过程中出现的问题，协助采购部门处理相关事宜。（三）技术部门1.为采购询价提供技术支持，参与制定采购规格要求和技术标准。2.对供应商提供的技术方案和产品进行评估，提出技术方面的意见和建议。（四）财务部门1.参与采购询价活动，对采购成本进行预算和控制。2.审核采购合同付款条款，按照公司财务制度办理付款结算手续。3.对采购活动进行财务监督，确保采购资金的合理使用。四、询价信息管理（一）供应商信息管理1.采购部门应建立完善的供应商信息档案，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、报价记录等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。同时，对供应商的表现进行评估，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰或调整。（二）询价文件与报价管理1.采购部门应妥善保管询价文件和供应商报价资料，按照档案管理规定进行分类存档。存档期限应符合公司相关要求，以便日后查阅和审计。2.对询价过程中产生的各类文件和数据进行电子备份，建立电子档案系统，方便查询和管理。（三）采购合同管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至相关部门存档。合同执行过程中的变更、补充等文件也应一并归档管理。2.定期对采购合同的执行情况进行检查和统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。同时，对合同执行情况进行总结评估，为后续采购工作提供参考。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购结果是否公正等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报信息，审计部门应及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应处理。（二）供应商监督1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估，建立供应商评价体系。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.如发现供应商存在违规行为或违反合同约定的情况，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、扣除违约金、追究法律责任等，并将相关情况记录在供应商档案中。（三）考核机制1.建立采购询价工作考核制度，对采购部门及相关人员的工作绩效进行考核。考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对未达到考核要求的部门和个