工会集中采购制度

PAGE工会集中采购制度一、总则（一）目的为规范工会集中采购行为，加强工会采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员监督。3.公平竞争原则：鼓励供应商公平参与竞争，保证采购结果的公正性。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准采购计划、采购预算、采购合同等重大事项。（二）采购执行机构设立工会集中采购工作小组作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。工作小组成员包括工会相关工作人员及会员代表，其职责如下：1.制定采购计划：根据工会工作需要和经费预算，编制年度采购计划和临时采购计划。2.确定采购方式：根据采购项目特点和金额大小，选择合适的采购方式。3.组织采购活动：发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.验收采购项目：对采购项目进行验收，确保符合要求。5.管理采购档案：整理、归档采购过程中的各类文件资料。（三）监督机构成立工会采购监督小组，由工会会员代表组成，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。三、采购计划与预算（一）采购计划1.每年年初，采购执行机构应根据工会工作计划和实际需求，编制年度采购计划，明确采购项目、数量、时间等内容。2.临时采购计划由相关部门或人员根据工作需要提出，经采购决策机构批准后实施。（二）采购预算1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的经费预算额度。2.采购预算需经工会委员会审议通过，并报上级工会备案。3.在采购过程中，应严格控制预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：采购项目符合下列条件之一的，应当采用公开招标方式：采购金额较大，达到规定的公开招标限额标准；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择；其他依法应当公开招标的项目。2.招标程序：发布招标公告：通过指定媒体或平台发布招标公告，公告内容包括招标项目基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的方式等。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，明确招标文件的售价、获取时间和地点等。开标评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：公示无异议后，与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.邀请程序：确定邀请对象：从符合资格条件的供应商中随机选择不少于三家供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。后续程序：参照公开招标程序进行开标评标、中标公示和签订合同等。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组：由采购执行机构代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请供应商：向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：成立采购小组：由采购执行机构代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，经采购决策机构批准后，确定单一来源供应商。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组：由采购执行机构代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门或人员根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购执行机构。（二）采购审批1.采购执行机构收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，报采购决策机构审批。采购决策机构根据采购计划和预算情况进行审批，批准后方可组织采购。（三）采购实施1.根据采购方式确定供应商：公开招标、邀请招标项目，按照招标程序发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标等，确定中标供应商。竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，按照相应程序确定供应商。2.签订采购合同：采购执行机构与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务、采购项目内容及要求、价格、交货时间、验收标准等条款。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购执行机构组织相关部门或人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）支付结算1.采购项目验收合格后，采购执行机构根据采购合同和验收报告办理支付结算手续。2.支付结算应严格按照财务制度进行，确保资金支付安全、准确。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，并报采购决策机构批准。（二）合同履行1.采购执行机构和供应商应按照合同约定履行各自义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收采购项目完成后，按照采购验收流程进行验收，验收结果应作为支付货款和评价供应商的依据。（四）合同归档采购合同签订后，采购执行机构应及时将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。七、采购监督与审计（一）监督机制1.内部监督：采购监督小组对采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。2.会员监督：工会会员有权对采购活动提出意见和建议，对发现的问题可向采购监督小组或工会委员会反映。（二）审计要求1.定期对工会采购活动进行审计，审计内容包括采购计划执行情况、采购预算控制情况、采购方式选择合理性、采购合同签订与履行情况等。2.审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议，采购执行机构应根据审计意见及时进行整改。八、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等进行综合评估，选择合格供应商进入供应商库。2.在采购项目实施过程中，根据采购项目需求从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。（二）供应商考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，考核结果作为供应商续用、淘汰的依据。2.对于考核不合格的供应商，应及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励1.对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书（如有）、增加合作机会等。2.通过建立良好的合作关系，激励供应商不断提高产品质量和服务水平。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购申请表、采购计划、采购预算、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、支付凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理采购执行机构应按照档案管理要求，对采购档案进行分类整理、编号装订