工会采购制度及流程

PAGE工会采购制度及流程一、总则（一）目的为规范本公司工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。4.廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严格遵守职业道德，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门工会指定专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购小组应具备相应的专业知识和技能，成员包括采购负责人、相关专业人员等。采购负责人职责：1.全面负责采购小组的日常工作，制定采购工作计划和流程。2.组织市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。3.负责采购项目的具体实施，包括采购文件编制、采购谈判、合同签订等。4.协调与其他部门的关系，确保采购工作顺利进行。相关专业人员职责：1.根据采购项目需求，提供专业技术支持和建议。2.参与采购文件评审、供应商评估等工作。3.协助采购负责人解决采购过程中的技术问题。三、采购预算管理（一）预算编制工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并经工会委员会审议通过。（二）预算执行采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报工会委员会审批。（三）预算监督工会财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向工会委员会报告预算执行情况。对违反预算规定的行为，应及时进行纠正和处理。四、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交至采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请表进行审核，核实采购需求的真实性和合理性。如发现问题，应及时与申请部门沟通协调，提出修改意见。（二）采购计划制定采购执行部门根据审核通过的采购申请表，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并报工会委员会备案。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，建立供应商信息库。2.供应商评估与选择采购执行部门根据采购项目需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。通过综合评估后，选择若干家供应商作为潜在供应商。3.供应商入围与备案采购执行部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或询价，根据考察和询价结果，确定入围供应商名单，并报工会委员会备案。4.供应商管理采购执行部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等内容。定期对供应商进行评价和考核，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购文件编制采购执行部门根据采购项目需求和供应商情况，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书、报价文件格式、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等，确保采购活动的公平、公正、公开。（五）采购实施1.公开招标对于达到公开招标限额标准的采购项目，采购执行部门应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，组织公开招标。公开招标应发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。采购执行部门对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标对于未达到公开招标限额标准，但具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，采购执行部门可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家符合资格条件的供应商发出投标邀请书，对投标文件进行评审，确定中标供应商。3.竞争性谈判对于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，采购执行部门可以采用竞争性谈判方式。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，采购执行部门可以采用单一来源采购方式。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目，采购执行部门可以采用询价方式。询价应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）合同签订采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应报工会委员会备案。（七）采购验收1.验收准备采购执行部门在采购合同约定的交货时间前，通知相关部门和人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购项目的技术要求和验收标准，准备好验收所需的工具和资料。2.验收实施采购项目到货后，采购执行部门组织相关部门和人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收人员应填写《采购验收单》，详细记录验收情况。3.验收结果处理如验收合格，采购执行部门应在《采购验收单》上签字确认，并办理相关付款手续。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。五、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。（二）风险评估采购执行部门对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.供应商风险管理建立供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督。在采购合同中明确供应商的违约责任，对供应商违约行为进行及时处理。2.质量风险管理加强采购项目的质量控制，在采购文件中明确质量标准和验收要求。在验收过程中严格按照标准进行验收，对质量不合格的项目及时进行处理。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期进行市场调研，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，应对价格波动风险。4.法律法规风险管理加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识。在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购行为合法合规。六、采购监督与审计（一）内部监督工会委员会应加强对采购工作的内部监督，定期对采购活动进行检查和评估。采购执行部门应定期向工会委员会报告采购工作情况，接