工会委员会采购福利制度

PAGE工会委员会采购福利制度一、总则（一）目的本制度旨在规范工会委员会采购福利的行为，确保采购过程公开、公平、公正，保障工会会员的合法权益，提高工会经费的使用效益，增强工会组织的凝聚力和吸引力。（二）适用范围本制度适用于工会委员会使用工会经费进行的各类福利采购活动包括但不限于节日慰问品、生日福利、劳动保护用品、文体活动用品等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明接受工会会员的监督。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁确保公平竞争。4.效益原则：在保证福利质量的前提下，合理控制采购成本提高经费使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.每年年初，工会委员会应根据上一年度福利采购情况、本年度工作计划以及会员需求预测等因素编制采购预算。2.采购预算应明确各项福利采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容，并报经工会会员大会或会员代表大会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经工会会员大会或会员代表大会批准。2.工会委员会应定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可对采购预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，影响福利采购项目的实施；工会会员人数发生较大变动，导致福利需求发生变化；其他不可预见的因素，确需调整预算的。2.预算调整应按照以下程序进行：由工会委员会提出预算调整申请，说明调整的原因、调整的项目及金额等；将预算调整申请报经工会会员大会或会员代表大会审议通过；按照批准的预算调整方案执行采购活动。三、采购流程（一）需求调研1.工会委员会应定期开展会员需求调研，了解会员对福利的需求和期望，为采购决策提供依据。2.需求调研可通过问卷调查、座谈会、个别访谈等方式进行，确保调研结果真实、准确、全面。（二）采购计划制定1.根据需求调研结果，结合工会经费预算和实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应报经工会主席审批后实施。（三）供应商选择1.通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力和完善的售后服务体系。2.对进入供应商库的供应商进行定期评估和考核，淘汰不合格供应商，确保供应商库的质量。3.根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商参与投标或报价。选择供应商时，应遵循公平公正、竞争择优的原则，不得指定或变相指定供应商。4.对于金额较大或技术复杂的采购项目，应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、产品质量、售后服务等方面的情况。（四）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额大小等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目；邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购方式的确定应报经工会主席审批，并在工会内部进行公示。（五）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、售后服务等方面的内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购文件应报经工会主席审批后发布。（六）采购实施1.按照确定的采购方式和采购文件的要求，组织开展采购活动。采购活动应严格按照规定的程序进行，确保采购过程公开、公平、公正。2.在采购过程中，应及时与供应商沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中出现的问题。3.对于公开招标、邀请招标等采购方式，应组建评标委员会或谈判小组，负责对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审和比较，提出评审意见。评标委员会或谈判小组应由工会代表、会员代表、相关专业技术人员等组成，人数应符合相关规定要求。（七）合同签订1.根据评标委员会或谈判小组的评审意见，确定中标供应商或成交供应商，并与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购合同应报经工会主席审批后签订。签订采购合同后，应及时将合同副本送工会财务部门备案。（八）验收付款1.采购项目完成后，应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，按照采购合同的约定支付货款。支付货款时，应严格按照财务管理制度的规定办理审批手续，确保资金支付安全。3.对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物等。如因供应商原因给工会造成损失的，应依法追究供应商的责任。四、采购监督与管理（一）内部监督1.工会委员会应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。设立专门的监督小组，负责对采购预算编制、采购计划制定、供应商选择、采购方式确定、采购文件编制、采购实施、合同签订、验收付款等环节进行监督检查。2.监督小组应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.工会会员有权对采购活动进行监督，对发现的问题可向工会委员会或监督小组反映。工会委员会应及时处理会员反映的问题，并将处理结果向会员反馈。（二）信息公开1.建立采购信息公开制度，及时将采购项目的相关信息在工会内部进行公开，包括采购预算、采购计划、采购方式、采购文件、中标供应商或成交供应商、采购合同等内容。2.采购信息公开应采取多种方式进行，如在工会公告栏张贴、工会网站发布、会员微信群通知等，确保工会会员能够及时了解采购活动的相关信息。（三）档案管理1.建立采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购预算、采购计划、采购文件、投标文件或谈判响应文件、评标报告或谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。保管期满后，应按照规定程序进行销毁。五、供应商管理（一）供应商准入1.制定供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，包括合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。2.对申请进入供应商库的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等。3.经资格审查合格的供应商，方可进入供应商库。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估与考核机制，定期对供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行评估和考核。2.评估与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、会员反馈等多种方式进行。3.根据评估与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现较差的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改；对于整改后仍不符合要求的供应商，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰1.当供应商出现以下情况时，应及时淘汰其供应商资格：提供虚假材料，骗取供应商资格的；产品质量不合格，给工会造成损失的；不履行合同约定，严重影响采购项目实施的；存在其他违法违规行为的。2.淘汰供应商资格应按照规定程序进行，经工会委员会研究决定后，在供应商库中予以除名，并向供应商发出书面通知。六、争议处理如果在采购过程中发生争议，可按照以下方式处理：1.协商解决：争议双方应首先通过友好协商的方式解决争议，寻求达成一致意见。2.申