局内采购制度

PAGE局内采购制度一、总则（一）目的为了规范本局内采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局内各部门、各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受监督，保证采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，获得合理的采购价格和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度，指导和监督采购活动。审核采购预算和采购计划，审批采购方式和采购文件。协调解决采购过程中的重大问题，处理采购投诉和举报。2.采购执行部门负责具体实施采购活动，编制采购文件，组织采购评审，签订采购合同。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行核对和确认。负责采购项目的档案管理，整理和保存采购文件、合同、验收报告等资料。3.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量要求、服务标准等。参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的使用和管理，对采购项目的质量和性能进行评价。4.财务部门负责审核采购预算和采购资金支付计划，确保采购资金的合理使用。负责办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督和检查。参与采购合同的审核，对采购合同的财务条款进行把关。二、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应当根据本部门的工作任务和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行填报和汇总。3.采购管理部门应当对各需求部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、合理性、可行性以及预算金额的准确性等。4.经审核后的采购预算报局领导审批后下达各需求部门执行。(二)采购计划制定1.各需求部门应当根据批准的采购预算，结合本部门的工作进度和实际需求状况，制定季度和月度采购计划，并报采购管理部门备案。2.采购计划应当包括采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并明确采购项目的紧急程度和优先级。3.采购管理部门应当对各需求部门报送的采购计划进行统筹协调，根据采购项目的特点和实际情况，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行，并对采购计划的执行情况进行跟踪和监督。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.适用条件：采购货物、工程和服务的数额较大且达到规定标准的。采购项目的技术规格、质量标准明确，市场竞争充分的。采购人认为采用公开招标方式更有利于实现采购目标的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购有。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。四．采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要和采购计划，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后报采购管理部门。2.《采购申请表》应附相关的技术文件、图纸、规格说明等资料，以便采购管理部门和采购执行部门准确理解采购需求，并据此编制采购文件。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额准确性等。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大事项的采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报局领导审批。3.经审批通过的采购项目，采购管理部门下达《采购任务通知书》，明确采购执行部门、采购方式、采购时间要求等事项。(三)采购文件编制1.采购执行部门根据《采购任务通知书》和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性，并对采购文件进行审核和审批。（四）采购信息发布1.对于采用公开招标和邀请招标方式的采购项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告（或投标邀请书），公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等。2.采购公告（或投标邀请书）应在采购活动开始前规定的时间内发布，确保潜在供应商有足够的时间获取采购文件并准备投标。（五）供应商选择与采购评审1.采购执行部门负责接收供应商的投标文件（或响应文件），并对其进行资格审查，确保供应商符合采购文件规定的资格条件。2.根据采购项目的特点和采购方式，组建评审委员会（或谈判小组、询价小组），评审委员会（或谈判小组、询价小组）由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评审委员会（或谈判小组或询价小组）按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件（或响应文件）进行评审，推荐中标候选人（或成交供应商）。4.采购执行部门根据评审委员会（或谈判小组或询价小组）的推荐意见确定中标供应商（或成交供应商），并向中标供应商（或成交供应商）发出中标通知书（或成交通知书）。（六）采购合同签订1.采购执行部门与中标供应商（或成交供应商）按照采购文件和投标文件（或响应文件）的约定签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送采购管理部门、财务部门等相关部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、财务部门等相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量标准、技术要求、服务承诺等是否符合采购合同的约定以及采购文件规定的要求。2.验收合格的，由验收人员签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（八）采购资金支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格按照财政资金管理的有关规定执行，确保资金支付的安全、合规、准确。2.采购执行部门应及时向供应商支付采购资金，不得无故拖欠供应商货款。如因特殊原因需要延期支付的，应与供应商协商并签订延期付款协议。五、采购监督与管理（一）内部监督1.采购管理部门负责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购评审是否公正、采购合同是否履行等。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，检查采购资金是否专款专用、支付是否合规、预算执行是否准确等。3.审计部门负责对采购项目进行定期审计和专项审计，检查采购活动是否符合法律法规和内部制度的要求，是否存在违规违纪行为。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购管理部门提出投诉。采购管理部门应及时受理投诉，并组织相关部门进行调查和处理。2.采购管理部门应在规定的时间内对投诉事项作出处理决定，并将处理结果书面通知投诉人和相关当事人。投诉人对处理结果不服的，可以依法申请行政复议或提起行政诉讼。（三）档案管理1.采购执行部门负责采购项目档案的整理、归档和保管工作。采购项目档案应包括采购申请表、采购