对外发包采购管理制度

PAGE对外发包采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司对外发包采购活动，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有对外发包采购项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视，保证采购过程的公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购计划与预算（一）采购需求分析各部门应根据业务发展需要，定期进行采购需求分析，明确所需采购的物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。（二）采购计划制定采购部门依据各部门提交的采购需求，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应详细列出采购项目、预计采购时间、采购数量、预算金额等内容。（三）采购预算编制财务部门会同采购部门根据采购计划编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的资金来源和金额，并报公司管理层审批。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意突破。三、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准具有合法经营资格，具备良好的商业信誉和财务状况。生产或提供的产品或服务符合国家相关标准和公司要求。具有较强的生产能力、技术水平和售后服务能力。价格合理，能够提供有竞争力的报价。2.供应商调查与评估采购部门应定期对潜在供应商进行调查和评估，收集供应商的资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息，并进行综合评价。对于新开发的供应商，应进行实地考察，确保其具备合作条件。3.供应商选择程序采购部门根据采购项目的要求，从合格供应商名单中筛选出若干潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请。潜在供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件。采购部门组织相关人员对供应商的报价和投标文件进行评审，根据评审结果确定中标供应商。（二）供应商考核与评价1.考核指标产品质量：包括产品合格率、退货率等。交货期：按时交货率。价格：价格合理性及价格调整情况。售后服务：响应速度、解决问题能力等。2.考核周期采购部门定期对供应商进行考核，考核周期为每季度一次。对于重要供应商，可增加考核频率。3.评价结果应用根据供应商考核评价结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现不佳的供应商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。（三）供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商座谈会，加强双方的合作与交流，共同推动采购工作的顺利开展。四、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.询价采购对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况确定成交供应商。3.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照公司规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。（二）采购流程1.采购申请各部门根据采购计划和实际需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.采购审批采购申请表经部门负责人审核后，提交采购部门。采购部门对采购申请进行审核，对于金额较大的采购项目，应提交公司管理层审批。3.采购实施采购部门根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购。对于招标采购项目，应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等工作；对于询价采购项目，应向多家供应商发出询价函，要求其报价，并根据报价情况确定成交供应商；对于竞争性谈判采购项目，应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商；对于单一来源采购项目，应按照公司规定的程序进行审批，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订后，应报公司相关部门备案。5.验收与付款采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定办理付款手续。付款前，采购部门应审核供应商提交的发票、送货单、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、交货延迟等，并评估其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细规范的采购合同，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行考核与评价，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，对于可能影响采购项目实施的供应商突发事件，及时采取应对措施，确保采购项目不受影响。2.质量风险管理严格把控采购质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准。加强采购过程中的质量检验，对于重要物资和关键设备，可委托专业机构进行检验。建立质量追溯机制，对于出现质量问题的采购项目，及时追溯原因，采取相应的整改措施。3.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，为采购决策提供参考。在采购合同中合理设置价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格。采用多种采购方式相结合，通过招标、询价、谈判等方式，争取有利的采购价格。4.交货期风险管理在采购合同中明确交货期要求，并约定逾期交货的违约责任。加强与供应商的沟通协调进度，及时了解采购项目的生产进度和交货情况，确保按时交货。对于可能影响交货期的因素，提前制定应对措施，如寻找替代供应商、调整采购计划等。六、采购监督与审计（一）内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计公司应定期聘请外部审计