学院采购二级管理制度

PAGE学院采购二级管理制度一、总则（一）目的为了加强学院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本二级管理制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各二级学院在教学、科研、行政、后勤等工作中涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和外部审计。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由学院领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责审议学院采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购部门1.职责贯彻执行学院采购管理制度，负责采购活动的具体组织实施。编制采购计划，根据审批后的采购预算，制定详细的采购方案。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合格的供应商。根据合同约定，负责采购项目的验收工作。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。收集、整理采购相关资料，建立采购档案。（三）需求部门1.职责根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求。参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、合同签订等工作。负责采购项目的到货验收和使用管理，及时反馈采购项目的质量、性能等情况。（四）财务部门1.职责负责采购预算的审核和下达，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，按照合同约定支付采购款项。对采购项目进行财务核算和审计。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的合法性等。对采购项目的资金使用情况进行审计，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作规划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总和审核，结合学院整体发展规划和资金状况，提出调整建议，形成学院年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经采购管理委员会审议通过后，报学院领导审批，由财务部门下达执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.财务部门根据采购合同和验收情况，及时支付采购款项，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益。2.采购管理委员会对采购预算执行过程中的重大问题进行协调和决策，确保采购预算的顺利执行。四、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、申请理由等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部门审核后报采购管理委员会审批。（三）采购实施1.招标采购对于达到招标限额标准的采购项目，采购部门应按照国家法律法规和学院相关规定，组织公开招标或邀请招标。编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。2.谈判采购对于不适合招标采购的项目，如技术复杂、专业性强、市场竞争不充分等情况，采购部门可以组织谈判采购。选择符合条件的供应商进行谈判，明确采购项目的价格、质量、服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。3.询价采购对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的项目，采购部门可以采用询价采购方式。向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择合适的供应商签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同经采购部门负责人审核签字后，报学院领导审批。重大采购合同需经采购管理委员会审议通过。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收管理1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查。2.对于技术复杂的采购项目，需求部门可以邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，经需求部门负责人签字确认后，报采购部门。采购部门凭《采购验收报告》办理付款手续。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收报告》，按照约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。2.对于预付款项，采购部门应提供供应商的收款凭证和采购合同复印件，经财务部门审核后支付。3.对于货到付款的项目，采购部门应在收到供应商的发票和《采购验收报告》后，及时提交财务部门办理付款手续。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择合适的供应商。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况，评估其是否具备合作条件。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，建立供应商评估档案。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在供货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现突出的供应商，给予一定的奖励，如增加订单量、给予价格优惠等。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供假冒伪劣产品、拖延交货期等行为的供应商，按照合同约定进行处罚，如扣除货款、解除合同等，并追究其法律责任。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.市场风险：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，通过招标、谈判等方式降低市场风险。2.质量风险：加强对供应商的质量管理，严格按照采购合同要求验收货物，对于质量不合格的产品，及时要求供应商更换或退货。3.合同风险：认真审核采购合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。加强合同执行过程中的监督和管理，及时解决合同履行过程中出现的问题。4.廉政风险：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，防止采购人员在采购活动中出现受贿、贪污等违法违纪行为。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、投标文件、合同文件、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管与查阅1.