学校零星采购制度及流程

PAGE学校零星采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范学校零星采购行为，加强对零星采购活动的管理与监督，提高资金使用效益，保证采购质量，满足学校教学、科研、管理等工作的需要，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政办公、后勤保障等工作中发生的单项或批量金额较小的零星采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受学校内部监督和社会监督。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据本部门年度工作计划和实际工作需要，合理编制零星采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。对于涉及重大项目或特殊需求的采购，应进行专项论证，并在预算中单独列示。（二）预算审批1.零星采购预算由各部门、各单位负责人审核后，报学校财务部门和采购管理部门备案。对于预算金额较大或涉及重要事项的采购预算，需经学校分管领导审批。2.财务部门应加强对采购预算的审核，确保预算的准确性和合规性。采购管理部门应根据备案的采购预算，对采购活动进行统筹安排和监督管理。（三）预算执行1.各部门、各单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于预算执行偏差较大的部门或项目，应进行重点跟踪和监督管理。三、采购方式及适用范围（一）询价采购1.适用范围：适用于采购规格、标准统一，货源充足且价格变化幅度小的商品或服务。单项或批量采购预算金额在[X]元以下的零星采购项目，一般采用询价采购方式。2.采购程序：采购部门根据采购需求，向三家以上具备相应资质和能力的供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价方式及截止日期等内容。供应商应在规定的时间内一次性报出不得更改的价格，并将报价文件密封送达采购部门。采购部门对供应商的报价进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将成交结果通知所有被询价的供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的零星采购项目。单项或批量采购预算金额在[X]元以上、[X]元以下的零星采购项目，一般采用竞争性谈判采购方式。2.采购程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由学校相关部门代表、技术专家和采购管理人员等组成，成员人数应为三人以上单数。采购部门制定谈判文件，谈判文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。采购部门发布谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正，供应商应按照谈判小组的要求进行书面答复或者现场答辩。谈判小组根据谈判情况，要求供应商在规定的时间内进行最后报价。谈判小组按照谈判文件规定的评定成交的标准，对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参加谈判的供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的零星采购项目，并经学校采购管理部门批准后实施。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容，并附上相关证明材料。采购管理部门对单一来源采购申请表及相关证明材料进行审核，审核通过后报学校分管领导审批。经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的详细内容、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。四、采购流程（一）采购申请1.各部门、各单位根据工作需要，填写《学校零星采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于涉及固定资产购置的采购申请，应按照学校固定资产管理的相关规定，填写固定资产购置申请表，并提交资产管理部门审核。（二）采购审批1.采购申请表经部门负责人签字后，报学校采购管理部门审批。采购管理部门根据采购预算及采购方式相关规定，对采购申请进行审核，确定采购方式，并签署审批意见。2.对于预算金额较大或涉及重要事项的采购申请，需经学校分管领导审批。审批通过后，采购申请进入采购实施阶段。（三）采购实施1.询价采购实施：采购部门按照询价采购程序，向选定的供应商发出询价通知书。供应商报价后，采购部门对报价进行整理和比较评价，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的详细内容、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.竞争性谈判采购实施：采购部门按照竞争性谈判采购程序，成立谈判小组，制定谈判文件，并发布谈判公告。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正，并进行最后报价。谈判小组根据评定成交的标准，对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参加谈判的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的详细内容、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.单一来源采购实施：采购部门按照单一来源采购程序，填写单一来源采购申请表，并附上相关证明材料，报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后报学校分管领导审批。经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的详细内容、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。（四）验收付款1.验收：采购项目完成后，采购部门应及时组织相关人员进行验收，并填写《学校零星采购验收单》。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术要求等是否符合采购合同约定。对于固定资产购置的采购项目，验收合格后，资产管理部门应及时办理固定资产入账手续。2.付款：采购项目验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，填写《学校零星采购付款申请表》，并附上采购合同、验收单等相关证明材料，报财务部门审核。财务部门审核通过后，按照学校财务管理制度的规定办理付款手续。对于不符合合同约定或验收不合格的采购项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购部门及时与供应商协商解决。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的详细内容、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同的合法性和有效性。未经法律顾问审查或审查未通过的合同，不得签订。（二）合同履行1.采购部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量完成采购项目。2.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应按照合同约定的验收标准和程序组织验收。验收合格后，采购部门应出具验收报告，并将验收结果通知供应商。2.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或重新提供合格产品。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格，采购部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同归档1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关附件进行整理归档，建立合同档案管理制度。合同档案应包括合同文本、补充协议、验收报告、付款凭证等资料。2.合同档案应妥善保管，保存期限按照学校档案管理的相关规定执行。在合同履行过程中，如需查阅合同档案，应按照学校档案查阅的相关规定办理手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对学校零星采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行到位、采购资金使用是否合理等情况。2.学校纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购活动公正、廉洁。3.采购管理部门应建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的日常管理和监督检查，定期对采购工作进行总结和分析，不断完善采购管理制度和流程。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商信息库，并对供应商进行分类管理。供应商信息库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信用记录等内容。2.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。对于评价不合格的供应商，采购管理部门应暂停或取消其参与学校采购活动资格。3.采购管理部门应加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商需求和意见，共同促进学校采购工作的顺利开展。（三）采购信息化管理1.学校应建立采购信息化管理平台，实现采