学校采购项目管理制度

PAGE学校采购项目管理制度一、总则（一）目的为了加强学校采购项目管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的采购项目活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不偏袒、不歧视，确保公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下努力降低采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议学校采购项目的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算等，确保采购活动符合学校整体利益和发展战略。采购决策机构由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校指定专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门应具备相应的专业人员和资质，熟悉采购业务流程，严格按照制度和程序开展采购工作。其主要职责包括：1.编制采购计划：根据学校需求和预算安排，编制年度采购计划和具体采购项目的采购方案。2.采购文件编制：起草招标文件、谈判文件、询价文件等采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。3.供应商选择：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择合适的供应商，并组织评审工作。4.合同签订与履行：与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理采购过程中的问题和纠纷。采购项目验收：组织相关部门和人员对采购项目进行验收，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。（三）采购监督部门学校设立采购监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门应独立行使监督职能，确保采购活动合法合规、公平公正。其主要职责包括：1.制定监督制度：建立健全采购监督管理制度，明确监督内容、监督方式和监督流程。2.监督采购过程：对采购项目的采购文件编制、供应商选择、评审过程、合同签订等环节进行监督，及时发现和纠正违规行为。3.受理投诉举报：受理供应商和其他利害关系人的投诉举报，对投诉举报事项进行调查处理。4.提出改进建议：根据监督情况，对采购工作中存在的问题提出改进建议，促进采购管理水平的提高。（四）其他相关部门学校其他相关部门应按照各自职责，配合采购执行部门和监督部门做好采购项目管理工作。例如，财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核等；使用部门负责提出采购需求、参与采购项目验收等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核，并报采购决策机构审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定和资金支付程序支付采购款项，确保资金安全。（三）预算监督1.采购监督部门应定期对采购预算执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门应定期向采购决策机构报告采购预算执行情况，为学校决策提供依据。四、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购执行部门应按照以下程序组织公开招标：编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。发布招标公告：在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标：组织开标会议，由评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。定标：采购决策机构根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应按照以下程序组织邀请招标：确定邀请供应商名单：根据采购项目特点和需求，从符合条件的供应商中选择若干家作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：与公开招标要求相同。发售招标文件：向被邀请供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标、评标：同公开招标程序。定标：采购决策机构根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应按照以下程序组织竞争性谈判：成立谈判小组：由采购执行部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应按照以下程序组织询价：成立询价小组：由采购执行部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。获取询价单：向符合相应资格条件的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的技术规格、数量、价格等内容。供应商报价：供应商应在规定时间内提交报价单，并对报价的真实性负责。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应按照以下程序组织单一来源采购：提出申请：采购执行部门应填写单一来源采购申请表，并说明采用单一来源采购方式的理由和依据。审核批准：采购申请表应经采购监督部门审核，并报采购决策机构批准。协商谈判和签订合同：采购执行部门与供应商就采购项目的价格、数量、质量、服务等内容进行协商谈判，达成一致意见后签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式，编制规范、完整的采购文件。采购文件应包括采购需求、技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件能够准确表达采购需求，为供应商提供明确的响应依据。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购监督部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性以及评标标准的合理性等。采购监督部门应提出审核意见，采购执行部门根据审核意见进行修改完善。（三）采购文件发售采购执行部门应按照规定向供应商发售采购文件，并收取相应费用。发售采购文件时，应向供应商提供有关的答疑、澄清等服务，确保供应商能够准确理解采购文件的要求。（四）采购文件变更在采购过程中，如因特殊原因需要对采购文件进行变更，采购执行部门应及时发布变更公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的供应商。变更后的采购文件应重新提交采购监督部门审核。六采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标、成交供应商确定后，按照采购文件和中标、成交供应商的投标、响应文件内容，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（二）合同审核采购合同签订前，应提交采购监督部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及与采购文件的一致性等。采购监督部门应提出审核意见，采购执行部门根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同履行采购合同签订后，可以双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间和质量要求提供货物、工程和服务。（四）合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报采购监督部门备案。（五）合同验收采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的质量、进度、验收标准，服务的内容、质量、效果等。验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。七、采购项目验收管理（一）验收组织采购执行部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由使用部门、采购执行部门、财务部门以及相关专业技术人员等组成，成员人数应不少于三人。（二）验收标准和程序1.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定具体的验收标准和程序。2.验收时，验收小组应按照验收标准和程序对采购项目进行检查、测试、评估等工作，确保采购项目符合合同要求。3.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收小组应及时要求供应商进行整改或处理。供应商整改或处理后，验收小组应进行复查，直至验收合格。（三）验收报告验收工作完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。验收报告作为支付采购款项的依据之一。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从采购预算编制到采购项目验收全过程的相关文件资料，如采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，应及时将相关文件资料进行整理、分类、编号，并按照档案管理要求进行归档保存。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、销毁采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续，并在指定地点查阅。九、监督与考核（一）监督检查采购监督部门应定期对采购项目进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购合同的签订与履行情况、采购项目的验收情况等。发现问题应及时督促整改，并对违规行为进行严肃处理。（二）投诉处理供应商和其他利害关系人认为采购活动不符