学校采购管理制度与流程

PAGE学校采购管理制度与流程一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度与流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物品、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。其职责如下：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和重大采购项目计划。3.对采购项目的实施进行监督和指导，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购管理部门：负责采购制度的制定、执行和监督；采购项目的组织实施；供应商管理；采购合同管理等工作。2.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择、验收等工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，于每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并说明采购项目的必要性和预期效益。3.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合学校财力状况，形成学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算，应按规定程序报采购领导小组审批。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物、服务或工程达到下列标准之一的，必须进行公开招标：（1）货物类：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上；（2）服务类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上；（3）工程类：单项合同估算价在400万元以上；或单项合同估算价低于400万元，但项目总投资额在2000万元以上。2.操作流程：采购管理部门制定公开招标采购文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。在中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商投标文件，组织开标、评标活动。根据评标结果确定中标供应商，发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用条件：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程：采购管理部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续流程与公开招标类似，包括制定招标文件、接收投标文件、开标、评标、确定中标供应商等环节。（三）竞争性谈判1.适用条件：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.操作流程：采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求提交响应文件和最后报价。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，综合比较与评价供应商的报价、技术方案等因素，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用条件：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程：采购管理部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证意见。将单一来源采购论证意见报采购领导小组审批。审批通过后，采购管理部门与单一供应商就采购价格、技术规格、服务要求等事项进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。2.操作流程：采购管理部门成立询价小组，制定询价文件，明确采购货物的规格、标准、数量等要求。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》（见附件1），详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.将《采购申请表》提交至采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。对于符合采购条件的申请，提交采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批。对于重大采购项目，必要时可组织相关专家进行论证评估。（三）采购实施1.确定采购方式：采购管理部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式及适用条件，确定具体的采购方式。2.制定采购文件：根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目各项要求，包括技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容。3.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的，在中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体发布采购公告；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。4.接收响应文件：按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商提交的响应文件。对响应文件进行登记、编号，并检查其完整性和符合性。5.组织采购活动：根据采购方式的不同，组织开标、评标、谈判等采购活动。开标、评标、谈判活动应按照规定的程序和标准进行，确保采购过程公平、公正、公开。采购管理部门应做好采购活动记录，包括采购项目基本情况、采购文件、供应商响应文件、采购活动过程记录、评标报告等资料。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查。经审查通过后签订正式合同，并报采购领导小组备案。（五）采购验收1.采购项目完成交货或服务提供后，需求部门应及时组织验收。验收小组由需求部门、采购管理部门及相关技术专家等组成，人数不少于三人。2.验收小组应按照采购合同及相关标准对采购项目进行验收，包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的内容、标准、效果等方面。验收过程中应做好记录，形成《采购项目验收报告》（见附件2）。3.对于验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购项目，应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。如因供应商原因导致采购项目无法通过验收，给学校造成损失的，学校有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）付款结算1.采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》（见附件3），经部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门审核。2.采购管理部门对付款申请进行审核，核实采购项目验收情况、合同执行情况等。审核通过后，报学校财务部门办理付款手续。3.财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，及时支付采购款项。付款方式应符合国家法律法规及学校财务规定，确保资金支付安全、准确。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商信息库，对供应商的基本情况、资质条件、业绩信誉等进行记录和管理。2.供应商应具备以下基本条件方可进入学校供应商信息库：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金良好记录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；（6）法律、行政法规规定的其他条件。3．新供应商申请进入学校供应商信息库时，应向采购管理部门提交以下资料：（1）营业执照副本复印件；（2）税务登记证副本复印件；（3）组织机构代码证副本复印件（已办理“三证合一”的提供营业执照副本复印件）；（4）法定代表人授权书；（5）供应商简介及业绩证明材料；（6）其他相关资质证明文件。4.采购管理部门对新供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的生产经营场所、生产能力、质量控制等情况。审核通过后，将供应商信息录入学校供应商信息库，并向其发放供应商准入通知书。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价与考核。评价与考核方式包括实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等。2.建立供应商评价指标体系，具体指标如下：（1）质量指标：包括产品合格率、质量稳定性、售后服务响应时间等；（2）交货期指标：按时交货率；（3）价格指标：价格合理性、价格优惠程度等；（4）售后服务指标：售后服务质量、维修保养能力、培训支持等；（5）信誉指标：商业信誉、合同履行情况、违法违规记录等。3.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理：（1）优秀供应商：评价得分在90分以上，可在一定期限内优先参与学校采购项目投标，并在采购价格、交货期等方面给予适当优惠。（2）合格供应商：评价得分在6089分之间，继续作为学校采购项目的合格供应商，可参与正常采购项目投标。（3）不合格供应商：评价得分在60分以下，暂停其参与学校采购项目投标资格，要求其限期整改。整改后仍不合格的，将其从学校供应商信息库中删除。（三）供应商淘汰与退出1.供应商如有以下情形之一，采购管理部门应将其从学校供应商信息库中淘汰，并禁止其在规定期限内参与学校采购项目：（1）提供虚假材料骗取供应商准入资格的；（2）严重违反采购合同约定，给学校造成重大损失的；（3）产品质量出现严重问题，经多次整改仍不合格的；（4）有商业贿赂等违法违规行为的；（5）其他不符合学校供应商管理要求的情形。2.供应商主动申请退出学校供应商信息库的，应提前向采购管理部门提交书面申请。采购管理部门收到申请后，对其在学校采购项目中的合同履行情况进行核实。如无未决事项，批准其退出申请，并将其从学校供应商信息库中删除。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目从申请到验收全过程中形成的各类文件、资料，主要内容如下：1.采购申请文件：包括《采购申请表》及相关审批文件等。2.采购审批文件：采购领导小组对采购项目的审批意见等。3.采购文件：招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购论证意见等。4.供应商文件：供应商的投标文件、响应文件、资质证明文件等。5.采购活动记录：开标记录、评标报告、谈判记录、询价记录等。6.采购合同：采购合同文本及相关补充协议等。7.采购验收文件：《采购项目验收报告》及验收过程中的相关记录等。8.付款文件：《付款申请表》及财务付款凭证等。9.其他相关文件：与采购项目有关的会议纪要、往来函件等。（二）档案整理与归档1.采购管理部门负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，应及时收集、整理该项目的各类档案资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应一式两份，一份由采购管理部门留存，另一份交学校档案管理部门归档保存。档案保存期限按照国家法律法规及学校档案管理规定执行，一般采购项目档案保存期限为[X]年，重大采购项目档案保存期限为[X]年。（三）档案查阅与使用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》（见附件4），经