文书档案归档管理规范

文书档案归档管理规范本规范适用于各级党政机关、事业单位、国有企业、群团组织及其他承担公共管理和服务职能的机构文书档案的收集、整理、归档、保管、利用全流程管理，民营企业、社会组织可参照执行。1归档责任划分1.1机构主体责任各单位应当明确档案工作分管领导，设立专职或兼职档案管理岗位，按要求配备具备档案专业资质的工作人员，将文书档案管理纳入单位年度工作考核、纳入各业务部门岗位职责，每年至少开展1次档案工作专项督查，督查覆盖率不低于80%，对下属单位档案工作指导覆盖率达到100%。单位应当为档案管理工作提供必要的场地、设施、经费保障，确保档案管理工作符合国家相关标准要求。1.2业务部门责任各业务部门应当指定专人负责本部门形成的文书材料收集、初审、预整理，确保归档材料的真实性、完整性、时效性，在规定时限内移交档案管理部门，不得私自留存或销毁应当归档的文书材料。跨部门联合办理的文件材料，由牵头主办部门负责收集归档原件，协办部门留存副本或复印件。1.3档案人员责任档案管理人员负责对各部门移交的档案进行审核、整理、入库、保管、利用全流程管理，定期开展档案自查、鉴定、统计工作，每年形成档案管理年度报告报上级档案主管部门，离岗时必须办理档案工作交接手续，交接清单留存不少于30年。档案管理人员应当每年参加不少于8学时的档案专业培训，具备相应的业务能力。2归档范围与保管期限2.1归档范围2.1.1决策管理类：包括单位党组（党委）会、行政办公会、专题工作会的会议记录、纪要、决议、讨论材料；单位年度工作计划、总结、工作报告、工作部署、重大事项请示及上级批复；单位章程、管理制度、机构设立、撤并、更名、职能调整、人员编制、干部任免、表彰奖励、处分决定等文件材料；上级单位主要领导针对本单位的指示批示、调研讲话材料。2.1.2业务履职类：包括各业务部门履行法定职能形成的行政许可、行政处罚、行政强制、行政确认、行政给付等行政执法文书；专项工作方案、执行记录、检查报告、验收材料；对外签订的合同、协议、备忘录及履约材料；与上级主管部门、同级相关单位、下级单位往来的正式行文及办理记录；业务工作统计报表、分析报告、核心业务成果材料。2.1.3党群工作类：包括党建、纪检监察、意识形态、宣传教育、工会、共青团、妇联工作形成的文件材料；党员大会、团员大会、职工代表大会、群团代表大会的全套会议材料；各类民主生活会、组织生活会、谈心谈话记录（涉密的按涉密档案管理）；党员发展、党费收缴、廉政教育、群团活动等全套材料。2.1.4行政保障类：包括单位财务预决算报告、审计报告、资产台账、社保缴纳、劳动用工、房屋租赁、基建项目、采购项目的全套文件材料；信访接待、舆情处置、应急管理、安全生产检查形成的文件材料；年度大事记、组织沿革、史志编纂、宣传报道材料；车辆、办公设备管理的核心材料。2.1.5其他应当归档的材料：包括上级单位印发的需要本单位贯彻执行的文件、同级单位抄送的需要办理的文件、下级单位报送的重要请示、报告及批复材料；各类正式印发的文件的定稿、正本及重要修改稿；具有保存价值的电子文书、音视频文书材料；涉及单位权益、职工核心权益的其他证明材料。2.1.6不纳入归档范围的材料：包括上级单位印发的普发性不需要本单位办理的文件、仅供参考的抄件、征求意见尚未定稿的材料、事务性临时性没有保存价值的通知、单位内部互相抄送的无办理记录的材料、重复打印的文件副本、个人私事形成的材料，此类材料由各部门自行登记后定期销毁，不得混入归档范围。2.2保管期限划分文书档案保管期限分为永久、30年、10年三类，自档案形成年度的次年1月1日起计算，跨年度形成的文件材料归入办结年度，跨年度的会议材料归入会议闭幕年度，跨年度的案件材料归入结案年度。2.2.1永久保管期限：涉及单位核心职能、历史沿革、重大决策、重要权益、主要业务成果的文件材料，包括：单位设立、撤并、更名、职能调整、编制核定的文件；党组（党委）会、行政办公会会议记录、纪要；单位年度工作报告、总结、计划、预决算报告、审计报告；厅级及以上干部任免、表彰奖励、涉及重大违纪违法案件的处分决定；重大项目、重大活动、重大应急事件的全套材料；不动产登记、核心知识产权、涉及国有资产处置和核心业务的合同协议；组织沿革、大事记、史志、年鉴材料；上级单位针对本单位的专项批复、重要指示批示；涉及职工核心权益的招工、录用、转正、定级、退休、职称评定、社保缴纳的原始凭证，此类材料保管期限按职工退休后不少于50年执行。2.2.230年保管期限：涉及单位一般业务管理、中期工作安排、常规执法活动的文件材料，包括：单位季度、半年度工作总结计划；常规专项工作方案、检查报告、验收材料；一般行政执法案件的全套文书；中层及以下干部任免、常规考核、调动、一般处分材料；普通服务类、采购类合同协议；职工代表大会、群团代表大会常规会议材料；上级单位印发的需要本单位长期执行的政策性文件；下级单位报送的年度工作总结、计划。2.2.310年保管期限：涉及单位日常事务性工作、短期执行的文件材料，包括：常规性、临时性工作通知、通报；一般业务往来函件、征求意见回复；常规培训、会议的通知、签到册、一般性交流材料；上级单位印发的普发性需要短期执行的文件；同级单位抄送的不需要长期留存的函件。2.2.4特殊期限规则：同一事由形成的多份文件保管期限不一致的，按最长保管期限归档；单位印发的文件有多种版本的，定稿和正式版本按最高保管期限归档，修改稿视重要程度确定保管期限；涉及未了结债权债务、信访案件、行政复议诉讼的文件材料，在事项办结前不得销毁，待事项办结后重新划定保管期限。3归档质量要求3.1原件要求归档的文书材料原则上应当为原件，因特殊情况无法取得原件的，应当在复印件上标注原件存放单位、出具日期、经办人签字并加盖出具单位公章，确保复印件与原件一致。不得将传真件、热敏纸打印件直接归档，热敏纸材料应当复印后将复印件与热敏纸原件一并归档，热敏纸原件单独封装标注后存放。3.2格式要求归档的纸质文书材料应当使用A4幅面纸张，大于A4幅面的应当按规范折叠成A4幅面，不得裁剪重要内容；小于A4幅面的应当粘贴在A4幅面的衬纸上，不得出现破损、缺页、涂改、污渍。文书材料的书写应当使用碳素墨水、蓝黑墨水或符合档案保存要求的中性笔，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水书写，签批意见应当清晰可辨，签署姓名、日期完整，不得以姓氏代替全名，不得以“已阅”代替具体办理意见，日期应当标注到年、月、日，签批字迹潦草无法辨认的，档案管理人员应当要求移交部门在旁边标注清晰的释文并签字确认。3.3完整性要求归档的文书材料应当齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要修改稿、附件应当一并归档，请示与批复、报告与批示、来文与复文应当合并归档，不得分开。多份文件组成的成套材料应当按顺序排列，不得缺件，如有缺件应当标注缺件原因、查找情况，待找到后补充归档。3.4电子档案要求归档的电子文书档案应当符合《电子公文归档管理暂行办法》要求，格式为PDF/A或OFD格式，元数据齐全，包括文件编号、题名、形成者、形成日期、保管期限、密级等核心元数据，电子档案应当与纸质档案内容完全一致，具备不可篡改属性，存储介质符合档案保管要求，不得存储在公用网络云盘、个人存储设备中。3.5涉密档案要求涉密文书档案的归档应当符合《中华人民共和国保守国家秘密法》要求，密级标注准确，归档后单独存放，不得与非涉密档案混合管理，涉密电子档案应当存储在涉密专用存储设备中，不得接入非涉密网络，涉密档案的归档、移交、保管全程登记，记录永久留存。4归档流程4.1收集预整理各业务部门应当在文件材料办结后即时收集，按归档范围进行初步筛选，剔除不需要归档的材料，去除文件上的金属物（订书钉、回形针、大头针等），对破损的文件进行修复，对字迹模糊的文件进行复制并附在原件后面，按“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；批复在前、请示在后；转发文在前、被转发文在后；原件在前、复制件在后”的顺序排列，填写《文书归档材料移交清单》，清单内容包括序号、文件题名、文号、形成日期、页数、保管期限、密级、备注等内容。4.2定期移交各业务部门应当在每年3月31日前完成上一年度形成的文书材料的预整理工作，移交至单位档案管理部门，因特殊情况需要延期移交的，应当向档案管理部门提交书面说明，延期最长不得超过6个月。专项工作、重大活动形成的文书材料应当在工作结束后3个月内完成移交，行政执法案件材料应当在结案后1个月内完成移交，干部人事档案材料按干部人事管理相关规定即时移交。4.3审核验收档案管理部门收到移交的档案后，应当在15个工作日内完成审核，审核内容包括：是否属于归档范围、材料是否齐全完整、质量是否符合要求、移交清单与实际材料是否一致、保管期限和密级划分是否准确。审核合格的，双方在移交清单上签字确认，双方各留存1份移交清单；审核不合格的，档案管理部门应当出具《整改通知书》，要求移交部门在10个工作日内完成整改后重新移交。4.4分类编号审核通过的文书档案，由档案管理人员按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）进行分类编号，采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，同一分类项下的文件按事由结合时间、重要程度排列，每份文件编制唯一的档号，档号结构为：全宗号-年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号，其中保管期限代码：永久为“Y”、30年为“D30”、10年为“D10”。4.5编目装盒按分类编号结果编制《归档文件目录》，目录内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注，目录应当同时编制纸质版和电子版。每份文书档案应当以件为单位编制页码，正面编在右上角，反面编在左上角，空白页不编页码，页码使用阿拉伯数字，采用打码机打印，不得手写页码。同一分类项下的文件按件号顺序装入档案盒，档案盒封面应当标注全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），档案盒脊背应当标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。4.6入库上架整理完成的档案应当在每年6月30日前完成入库，档案库房应当符合《档案馆建筑设计规范》要求，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，库房内配备防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防污染“八防”设施，档案按档号顺序上架，排列整齐，便于检索。档案管理人员应当每周对库房进行1次巡查，检查温湿度记录、“八防”设施运行情况、档案存放情况，发现问题即时整改，巡查记录留存不少于10年；每年对库房环境进行不少于2次的专项检测，检测记录留存不少于10年。5档案利用规范5.1利用审批单位内部人员查阅档案，应当填写《档案查阅登记表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅时间，经部门负责人签字批准后，由档案管理人员协助调取档案。外单位人员查阅档案，应当持单位介绍信及本人有效身份证件，注明查阅事由，经档案工作分管领导签字批准后，方可查阅。涉密档案的查阅应当符合涉密管理规定，经单位保密工作机构审核、主要领导签字批准后，在指定的涉密阅览场所查阅，不得带出阅览场所，不得复制、摘抄。5.2利用要求查阅档案时不得涂改、圈划、抽取、折叠、污损档案，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容，确需复制档案的，应当在《档案查阅登记表》中注明复制用途、复制份数，经批准后方可复制，复制件应当加盖单位档案证明专用章后方可生效。档案原件原则上不得外借，确因特殊情况需要外借的，应当经档案工作分管领导签字批准，填写《档案外借登记表》，外借期限最长不得超过7个工作日，到期应当及时归还，如需续借应当重新办理审批手续。5.3电子档案利用电子档案优先提供在线利用，用户通过档案管理信息系统提交查阅申请，经审批后可在线查阅电子档案副本，电子档案原件不得直接对外开放利用，确需使用电子档案原件的，应当按纸质档案外借流程办理审批手续。电子档案利用全程留痕，操作日志留存不少于30年。5.4利用反馈档案利用人员应当在利用结束后填写《档案利用效果反馈表》，说明利用效果，档案管理人员应当定期统计档案利用情况，每年形成档案利用分析报告，为单位工作决策提供参考。6鉴定销毁规范6.1鉴定周期单位应当每10年开展一次文书档案鉴定工作，成立由档案工作分管领导、档案管理人员、业务部门负责人、保密工作人员组成的鉴定工作小组，负责对保管期限已满的档案进行鉴定。6.2鉴定流程鉴定工作小组应当逐件查阅已满保管期限的档案，提出鉴定意见：对仍有保存价值的档案，应当重新划定保管期限继续保存；对确无保存价值的档案，应当编制《档案销毁清册》，列明销毁档案的题名、档号、年度、保管期限、数量、销毁理由等内容，经单位主要领导签字批准后，报上级档案主管部门备案。鉴定工作小组成员对鉴定意见有分歧的，应当采用少数服从多数的原则确定最终意见，分歧较大的应当报请上级档案主管部门指导确定。6.3销毁要求经批准销毁的档案，应当由2名以上工作人员在指定的场所负责监销，监销人员应当在销毁前核对销毁清册与拟销毁档案一致，销毁后在销毁清册上签字确认，销毁清册永久留存。严禁擅自销毁档案，严禁将拟销毁档案出售、赠送、丢弃。7数字化管理规范7.1数字化加工要求各单位应当优先对永久保管期限、30年保管期限的文书档案进行数字化加工，逐步实现存量文书档案数字化覆盖率达到100%，增量文书档案随归档同步完成数字化。数字化加工应当符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）要求，扫描分辨率不低于300dpi，字迹模糊的档案扫描分辨率不低于600dpi，扫描后的图像进行纠偏、去噪处理，确保图像清晰、无倾斜、无污点，OCR识别准确率不低于95%，方便检索。7.2加工安全管理数字化加工优先选择经档案主管部门备案的服务机构，签订保密协议，明确保密责任，加工过程应当安排本单位工作人员全程旁站监督，不得将档案带出加工场所，加工完成后应当对数字化成果进行逐页核验，确保内容清晰、无遗漏、与原件一致，元数据准确，验收合格后方可导入档案管理系统。7.3数据备份管理各单位应当配备符合国家规范的档案管理信息系统，系统应当具备档案收集、整理、检索、利用、统计、备份功能，电子档案数据实行“异地、异质、离线”三级