2026年学校档案管理规范化建设实施方案

2026年学校档案管理规范化建设实施方案一、总则1.1编制目的为全面贯彻落实国家关于档案工作的法律法规和政策要求，适应新时代教育事业发展需要，切实提升我校档案工作的规范化、科学化、信息化水平，确保档案资源完整、安全、有效利用，更好地服务于学校治理、教育教学、科学研究、文化建设及社会服务，特制定本实施方案。1.2编制依据本方案主要依据以下法律法规、标准规范及文件制定：《中华人民共和国档案法》及其实施条例《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）《数字档案室建设指南》（档办发〔2014〕4号）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）国家及地方关于档案安全、信息化建设等相关标准学校章程及发展规划1.3适用范围与对象本方案适用于学校所有职能部门、教学单位、科研机构、直属附属单位（以下简称“各立档单位”）在2026年1月1日至2026年12月31日期间开展的档案规范化建设活动。方案所涉及的档案包括但不限于党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物及电子档案等所有门类。1.4基本原则统一领导、分级管理：坚持学校对档案工作的集中统一领导，完善校、院（部、处）两级管理体制，落实档案工作责任制。依法治档、标准先行：严格遵守档案法律法规，建立健全学校档案规章制度体系，全面推行国家及行业标准。资源为本、安全第一：以档案资源体系建设为核心，确保档案实体与信息的绝对安全，防范化解各类风险。数字转型、融合创新：大力推进档案信息化建设，促进传统载体档案与电子档案融合管理，创新档案服务模式。服务导向、注重实效：紧密围绕学校中心工作和师生需求，深度开发档案信息资源，提升档案服务能力和贡献度。二、建设目标与主要任务2.1总体目标到2026年底，基本建成与学校发展目标相适应的、制度健全、管理规范、资源丰富、利用便捷、安全可靠的现代化档案管理体系。实现档案工作体制机制更加完善，基础设施明显改善，信息化水平显著提升，队伍素质全面提高，档案资政育人、文化传承和服务社会的作用得到充分发挥。2.2具体量化指标制度体系完善率：完成学校档案管理核心制度的修订与新建，制度覆盖率达到100%。归档范围与保管期限表修订：完成所有门类档案归档范围与保管期限表的系统性修订与审批。档案数字化率：完成馆藏永久、长期（或30年）保存的文书档案数字化率达到85%以上。电子文件归档率：实现学校OA系统、教务系统、科研管理系统产生的应归档电子文件在线归档率达到70%。档案人员培训覆盖率：全校专兼职档案员业务培训覆盖率达到100%，持证上岗率达到90%。安全设施达标率：档案库房“八防”（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防光、防污染）措施达标率达到100%。利用服务满意度：档案查询利用服务用户满意度调查达到90分以上。2.3主要任务分解2.3.1健全档案工作组织体系调整充实学校档案工作委员会，明确其议事决策职责。强化综合档案馆（或档案室）的归口管理职能，配齐配强专职档案干部。在各立档单位明确分管档案工作的负责人，设立兼职档案员岗位，并保持相对稳定。建立覆盖全校的档案工作网络，并定期召开网络人员会议。2.3.2完善档案规章制度体系修订《学校档案管理办法》作为总纲。制定或修订《各类档案归档实施细则》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等专项制度。编制《学校档案工作手册》，作为各立档单位档案工作的操作指南。2.3.3加强档案资源规范化建设开展档案资源普查，摸清家底。科学修订各门类档案的归档范围和保管期限表。严格落实部门立卷（归档）责任制，确保应归尽归、应收尽收。加大对重大活动、重要项目、特色学科、知名人物档案的征集力度。规范档案整理流程，统一整理标准，提升案卷与归档文件质量。2.3.4加快推进档案信息化建设制定学校档案信息化建设中长期规划。升级或建设功能完善的数字档案室管理系统，实现与学校主要业务系统的对接。持续推进传统载体档案数字化工作，加强数字化过程的质量控制。开展电子文件单套制归档与管理试点。建设专题档案数据库，深化档案信息资源开发。2.3.5筑牢档案安全保密防线开展档案安全风险全面评估与排查。改善档案库房基础设施，配齐必要的安全防护设备和消防设施。建立档案数据备份与灾难恢复机制，实行异质异地备份。加强档案保密教育，严格执行涉密档案管理制度。制定并定期演练档案安全应急预案。2.3.6提升档案利用服务效能优化档案查阅利用流程，简化手续，提高效率。拓展档案服务方式，提供电话、网络、现场等多种查询渠道。围绕校庆、学科评估、文化建设等重点工作，主动开展档案编研与专题服务。举办档案展览、开设校史讲座，发挥档案文化育人功能。建设并维护好学校数字校史馆或档案信息网。2.3.7强化档案工作队伍建设制定档案人员培训规划，开展分层分类的业务培训。鼓励档案人员参加行业资格认证和继续教育。支持档案人员开展业务研究和学术交流。建立档案工作考核与评优机制，激发队伍活力。三、实施步骤与时间安排本方案实施周期为一年，分为四个阶段推进：3.1动员部署与现状调研阶段（2026年1月-2月）学校印发实施方案，召开全校档案工作规范化建设动员大会。各立档单位组织学习方案精神，明确本单位任务。综合档案馆牵头，对各立档单位档案工作现状进行全面调研和摸底，形成问题清单。3.2制度建设与标准修订阶段（2026年3月-5月）完成学校层面各项档案管理制度的起草、征求意见和审议发布工作。各立档单位依据学校新规，修订本单位档案管理细则。完成所有门类档案归档范围与保管期限表的系统性修订与备案。编制并印发《学校档案工作手册》。3.3全面整改与重点建设阶段（2026年6月-10月）基础设施整改：对照“八防”要求，完成对档案库房、阅览室、办公场所的整改。资源规范化整理：各立档单位开展积存文件清理与规范化整理归档工作。档案馆组织专项检查与指导。信息化项目推进：完成数字档案室管理系统的招标、部署与培训。制定数字化加工计划并启动实施。推进业务系统电子文件归档接口开发。安全体系建设：完成安全设施配备、备份系统搭建和应急预案修订演练。服务能力提升：开展利用服务流程优化、专题编研和宣传活动。3.4自查评估与总结验收阶段（2026年11月-12月）各立档单位对照方案和评估标准进行自查，提交总结报告。学校档案工作委员会组织检查组，对各立档单位进行实地检查与评估。综合档案馆汇总全年建设情况，形成学校总报告。召开总结表彰大会，交流经验，表彰先进，对未达标单位督促整改。谋划下一阶段档案工作发展思路。四、保障措施4.1组织保障成立由分管校领导任组长，学校办公室、综合档案馆、信息化办公室、教务处、科研处、财务处、后勤保障处、保卫处等部门负责人组成的“档案管理规范化建设工作领导小组”，负责统筹规划、协调资源、督导落实。领导小组办公室设在综合档案馆，负责日常工作的组织实施。各立档单位成立相应的工作小组，由分管领导负责，确保任务到岗、责任到人。4.2经费保障学校设立档案规范化建设专项经费，纳入年度财务预算，确保足额及时到位。经费主要用于：档案信息化系统建设与升级。传统载体档案数字化加工。档案库房安全设施改造与设备购置。档案保护与修复。档案编研、宣传与展览。档案人员培训与业务交流。各立档单位也应在本单位预算中安排必要的档案工作经费。4.3技术保障信息化办公室应为档案信息化建设提供全面的技术支持和保障，包括网络环境、硬件设备、系统集成、数据接口开发、网络安全等。综合档案馆应配备熟悉档案业务和信息技术的复合型人才，或引入专业机构提供技术服务。建立档案信息化标准规范体系，确保系统兼容、数据互通、长期可读。4.4队伍保障将档案人才培养纳入学校人才队伍建设规划。保持档案专职队伍的相对稳定和合理结构。通过内部培训、外派学习、课题研究、实践锻炼等多种方式，提升档案人员的专业素养和综合能力。落实档案人员职称评定、岗位聘任等方面的政策，关心其成长与发展。建立兼职档案员工作认定和激励机制。4.5机制保障协调联动机制：领导小组定期召开会议，研究解决重大问题。建立跨部门协调机制，确保电子文件归档、重大活动档案收集等工作顺畅。督查考核机制：将档案工作规范化建设任务完成情况纳入学校年度绩效考核体系，以及各立档单位负责人和兼职档案员的考核内容。领导小组办公室定期开展督查，通报进展。宣传引导机制：利用校园网、校报、新媒体等平台，宣传档案法律法规、规范化建设成效和档案价值，提升全校师生的档案意识，营造关心、支持、参与档案工作的良好氛围。五、评估标准与考核为确保建设成效，制定以下评估标准，用于各阶段检查与最终验收。5.1评估指标体系一级指标二级指标评估要点分值组织管理（20分）领导重视分管领导明确，纳入议事日程，解决实际问题。5机构人员专兼职档案员配备到位，职责清晰，网络健全。5制度建设单位内部档案管理制度健全，符合学校新规。5计划总结有年度档案工作计划与总结，按时提交。5基础业务（30分）归档收集严格执行归档范围，应归尽归，移交及时、完整。10整理质量档案分类、组卷（件）、编目、装订符合规范。10保管保护档案装具符合要求，存放有序，保管环境安全。5鉴定统计按规定开展鉴定工作，档案统计台账准确。5信息化建设（25分）电子归档按要求开展电子文件收集、整理与归档。10数字化配合完成馆藏档案数字化任务，质量达标。10系统应用熟练使用数字档案室管理系统进行业务操作。5利用服务与安全（25分）利用服务查档手续规范，服务态度好，利用效果有记录。10开发编研参与或配合档案编研、展览、宣传工作。5安全保密落实安全责任，无失泄密、损毁、丢失事故。10合计100分5.2考核方式与结果运用考核采取单位自查、交叉检查、领导小组抽查相结合的方式进行。最终考核结果分为优秀