单位自行采购内控制度

PAGE单位自行采购内控制度一、总则（一）目的为了加强单位自行采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位内部各部门自行采购货物、工程和服务的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规的规定，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高采购资金的使用效益。3.合理性原则：采购活动应当根据实际需求，合理确定采购规模、采购方式和采购时间，避免盲目采购和重复采购。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立单位采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、采购供应商等。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。采购执行部门的主要职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订等。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、数量和质量要求等。2.财务部门：负责审核采购预算和采购资金支付，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购执行部门应当根据单位的发展战略、年度工作计划和实际需求，编制年度采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应当充分考虑市场价格波动、政策变化等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）采购计划制定1.采购执行部门应当根据采购预算和实际需求，制定采购计划。采购计划应当明确采购项目的实施时间、采购方式、采购供应商等内容。2.采购计划应当按照规定的程序进行审批，经采购领导小组批准后实施。3.采购计划应当严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购计划的，应当按照规定的程序进行审批。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，应当按照规定的程序进行招标，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式采购。3.采用邀请招标方式采购的，应当按照规定的程序进行邀请招标，包括发布投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。3.采用竞争性谈判方式采购的，应当按照规定的程序进行谈判，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购。3.采用单一来源采购方式采购的，应当按照规定的程序进行审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，应当按照规定的程序进行询价，包括成立询价小组、确定被询价供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门应当根据实际工作需要，提出采购需求。采购需求应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、售后服务等内容。2.采购需求应当经过需求部门负责人审核，并报分管领导批准。（二）采购申请1.需求部门根据批准的采购需求，填写采购申请表。采购申请表应当包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式建议、预计采购时间等内容。2.采购申请表应当经过需求部门负责人签字确认，并报采购执行部门。（三）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.采购申请表经采购执行部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组应当根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的程序进行审批。（四）采购实施1.采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。2.采购执行部门应当根据采购方式的不同，按照规定的程序进行采购。如采用公开招标方式采购的，应当发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等；采用邀请招标方式采购的，应当发布投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等；采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等；采用单一来源采购方式采购的，应当按照规定的程序进行审批，并在指定媒体上公示；采用询价方式采购的，应当成立询价小组、确定被询价供应商名单、询价、确定成交供应商等。3.采购执行部门在采购过程中，应当与供应商进行充分沟通，确保采购项目的顺利实施。同时，应当对采购项目的进展情况进行跟踪和监督，及时解决采购过程中出现的问题。（五）采购合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应当与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购合同应当按照规定的程序进行审核和签订。采购合同签订前，应当由采购执行部门负责人审核，并报分管领导批准。采购合同签订后，应当加盖单位公章，并由双方签字确认。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应当组织相关部门和人员进行验收。验收人员应当包括需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。2.验收人员应当根据采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格、技术参数等进行验收。验收合格后，应当出具验收报告。3.验收过程中发现采购项目存在质量问题或者其他不符合采购合同要求的情况的，采购执行部门应当及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或者退换货物。如供应商拒不整改或者退换货物的，采购执行部门应当按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，财务部门应当按照采购合同的约定，及时支付采购款项。2.采购付款应当严格按照财务管理制度的规定进行审核和支付。采购付款前，应当由采购执行部门提供采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核无误后，报分管领导批准。3.财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应当定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、采购质量问题、采购程序违规等。2.采购执行部门应当根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.供应商管理：建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和考核，选择优质供应商。同时，与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。2.采购价格管理：加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格。同时，建立采购价格谈判机制，与供应商进行充分谈判，争取优惠价格。3.采购质量管理：加强对采购项目的质量控制，要求供应商提供质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量标准和验收方法。同时，在采购过程中加强对采购项目的检验和验收，确保采购项目质量符合要求。4.采购程序管理：严格执行采购程序，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。同时，加强对采购过程的监督和管理，防止采购程序违规行为的发生。（三）风险监控与预警1.采购执行部门应当建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购执行部门应当建立风险预警机制，设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、采购监督与审计（一）内部监督1.单位内部审计部门应当定期对采购活动进行审计监