单位应急采购管理制度

PAGE单位应急采购管理制度一、总则（一）目的为规范单位应急采购行为，提高应急采购效率，确保应急物资和服务及时供应，保障单位各项工作在紧急情况下的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位在应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等各类突发事件时所进行的采购活动。（三）基本原则1.及时性原则：应急采购要确保在最短时间内完成物资和服务的采购，满足应急工作的紧迫需求。2.有效性原则：采购的物资和服务应符合应急工作实际需要，能够有效解决应急问题。3.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。4.透明性原则：在保证应急采购及时性的前提下，尽量做到采购过程公开透明，接受监督。二、应急采购的启动与审批（一）启动条件1.当单位面临突发事件，且现有库存物资无法满足应急需求时，由相关应急指挥部门或责任部门提出应急采购申请。2.突发事件可能对单位人员生命安全、财产安全、正常工作秩序造成严重影响，急需采购特定物资或服务以应对危机。（二）审批流程1.申请：应急采购申请部门应填写《应急采购申请表》，详细说明采购项目名称、采购原因、预计采购金额、采购时间要求等信息，并附上相关证明材料，如突发事件的情况说明等。2.初审：申请表提交至单位采购管理部门，采购管理部门对申请内容进行初步审核，重点审核采购必要性、采购需求合理性以及申请流程的完整性。审核通过后，提交至应急管理领导小组。3.审批：应急管理领导小组根据突发事件的严重程度、影响范围以及采购申请的具体情况进行审批。对于金额较小、紧急程度较低的应急采购项目，可由应急管理领导小组授权采购管理部门负责人审批；对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购项目，需经应急管理领导小组全体成员审议通过，并由单位主要领导签字批准。三、采购方式及适用情形（一）单一来源采购1.适用情形只能从唯一供应商处采购的物资或服务，例如某些特定的专业设备，其生产厂家具有唯一性，市场上无其他可替代产品。发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，如在突发事件现场急需某种特殊药品，而该药品只有一家供应商有库存且能立即提供。2.采购流程采购部门对拟采用单一来源采购的项目进行详细调查，收集相关证明材料，证明该采购符合单一来源采购的适用情形。将调查情况及采购申请提交至采购管理部门审核，审核通过后报应急管理领导小组审批。审批通过后，采购部门与唯一供应商就采购价格、交货时间、质量标准等条款进行谈判，签订采购合同。（二）竞争性谈判1.适用情形招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购流程采购部门根据应急采购需求，制定竞争性谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、评审标准等内容。在单位内部或相关媒体发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参与谈判。组织供应商进行谈判，谈判过程中要求供应商进行多轮报价，并对其技术方案、服务承诺等进行评审。根据评审结果，确定成交供应商，并与其签订采购合同。（三）询价采购1.适用情形采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购流程采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商密封报价。供应商报价后，采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。四、采购实施（一）供应商选择1.供应商库建立：单位应建立应急采购供应商库，入库供应商应具备良好的商业信誉、较强的供应能力、产品质量可靠、能提供优质售后服务等条件。采购管理部门负责供应商库的日常维护和更新，定期对入库供应商进行评估。2.应急采购供应商选择：根据应急采购项目的特点和需求，优先从供应商库中选择合适的供应商。如供应商库中无满足需求的供应商，可通过公开征集、推荐等方式寻找新的供应商，但需按照相应的审核流程进行资格审查和评估。（二）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，应及时签订采购合同。合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰。2.对于紧急情况下签订的合同，在保证应急需求的前提下，应尽量完善合同条款，避免出现模糊不清或容易引发纠纷的内容。（三）采购执行与监督1.采购部门负责采购合同的执行，跟踪供应商的供货进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应违约责任。2.单位内部审计、监察等部门负责对应急采购活动进行监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。对于发现的问题，应及时督促整改，并追究相关责任人的责任。五、采购资金管理（一）预算安排1.单位应在年度预算中安排一定比例的应急采购专项资金，用于应对各类突发事件的采购支出。应急采购专项资金应专款专用，不得挪作他用。2.根据以往应急采购经验和对未来突发事件可能性及影响程度的评估，合理确定应急采购专项资金的额度，并根据实际情况进行动态调整。（二）资金支付1.采购合同签订后，按照合同约定的付款方式和时间进行资金支付。对于紧急采购项目，可根据实际情况在确保资金安全的前提下，简化付款审批流程，加快资金支付速度，以保证供应商及时供货。2.资金支付过程中，应严格审核相关凭证，确保支付依据充分、合规。财务部门负责对应急采购资金的支付进行账务处理，定期对应急采购资金的使用情况进行统计和分析。六、物资验收与管理（一）验收标准1.应急采购物资的验收应按照国家相关标准、行业标准以及采购合同约定的质量标准进行。对于特殊物资或服务，可邀请专业机构或专家参与验收。2.验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等方面，确保采购物资符合应急工作要求。（二）验收流程1.采购物资到货前，采购部门应通知相关验收部门或人员做好验收准备工作。2.物资到货后，由验收部门或人员依据验收标准进行现场验收。验收过程中应填写《应急采购物资验收单》，详细记录验收情况。3.如验收合格，验收人员应在验收单上签字确认；如发现物资存在质量问题或其他不符合要求的情况，应及时与供应商沟通协商解决，并在验收单上注明问题情况，要求供应商限期整改或退换货。（三）物资管理1.验收合格的应急采购物资应及时办理入库手续，按照物资的性质、用途等进行分类存放，并建立相应的物资台账，记录物资的出入库情况。2.加强应急物资的日常管理和维护，定期对应急物资进行盘点、检查，确保物资完好可用。对于有保质期要求的物资，应定期检查保质期情况，及时进行更换或处理。3.在应急事件结束后，对应急采购剩余物资进行清理和处置。对于仍有使用价值的物资，应妥善保管，以备后续应急使用；对于已无使用价值的物资，按照单位资产管理规定进行报废处理。七、信息记录与档案管理（一）信息记录1.采购管理部门应对应急采购活动的全过程进行详细记录，包括采购申请、审批过程、采购方式选择、供应商信息、采购合同签订、采购执行情况、验收结果等信息。2.记录应真实、准确、完整，采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，以便查询和追溯。（二）档案管理1.建立应急采购档案管理制度，对应急采购过程中形成的各类文件、资料进行分类归档管理。档案内容应包括采购申请表、审批文件、采购文件、合同文本、验收报告等。2.明确档案保管期限，一般重要的应急采购档案应长期保存。档案管理人员应定期对档案进行整理、检查和维护，确保档案的安全和完整。3.建立档案查阅和借阅制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。因工作需要查阅或借阅档案的，应履行相应的审批手续，并做好查阅和借阅记录。八、培训与考核（一）培训1.定期组织单位内部与应急采购相关的人员进行培训，培训内容包括应急采购法律法规、采购流程、采购技巧、合同管理、物资验收等方面。2.通过邀请专家授课、案例分析、经验交流等方式，提高相关人员对应急采购工作的认识和业务水平，确保应急采购工作的顺利开展。（二）考核1.建立应急采购工作考核机制，对参与应急采购工作的部门和人员进行考核。考核内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购效率、采购资金使用合理