医院自行采购管理制度

PAGE医院自行采购管理制度一、总则（一）目的为加强医院自行采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门在开展医疗、教学、科研、后勤保障等工作中，使用医院自有资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受医院内部和社会的监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到质优价廉的商品和服务项目。4.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，优化采购流程，降低采购费用。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护医院和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院自行采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购流程和中标（成交）供应商。协调解决采购过程中的重大问题，监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.设置：根据医院实际情况，设立专门的采购部门或指定相关职能部门负责采购工作。2.职责贯彻执行国家法律法规和医院自行采购管理制度，制定具体的采购操作规程。负责编制采购计划，组织实施采购活动，包括发布采购公告、接受供应商报名、组织开标（谈判、询价）、评标（评审）等工作。建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理。负责采购合同的签订、履行、验收和付款等工作，协调处理采购合同执行过程中的问题。收集、整理和归档采购文件和资料，建立采购档案，定期进行采购数据分析和总结。（三）需求部门1.职责根据医疗、教学、科研、后勤保障等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、型号、数量、技术参数等要求。参与采购项目的技术论证、商务谈判和验收工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的使用和保管，配合采购部门做好采购合同的履行和验收工作，及时反馈使用过程中出现的问题。（四）监督部门1.组成：由医院纪检监察部门、审计部门等组成。2.职责对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规、医院制度和采购程序的要求。受理有关采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理，维护采购秩序。定期对采购项目进行审计，检查采购资金的使用情况和采购效益，提出审计意见和建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求收集：需求部门应定期梳理本部门的物资、设备、服务等采购需求，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购部门汇总：采购部门对各需求部门提交的采购需求申请表进行汇总整理，结合医院的发展规划、业务重点和库存情况，编制年度采购计划草案。3.审核与调整：采购计划草案经采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批。医院领导根据医院实际情况和资金状况，对采购计划进行审核和调整，确定最终的年度采购计划。（二）采购预算编制1.预算编制依据：采购预算应根据采购计划、市场价格行情、历史采购数据等因素进行编制，确保预算的科学性和合理性。2.预算编制方法：采购预算采用零基预算和滚动预算相结合的方法，即每年年初对所有采购项目进行重新评估和预算编制，同时根据实际采购进度和变化情况，对预算进行滚动调整。3.预算审核与执行：采购预算经医院财务部门审核后，纳入医院年度预算管理体系。采购部门应严格按照预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照医院预算调整程序进行审批。四、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。通过公开招标，能够吸引更多的供应商参与竞争，确保采购到质优价廉的商品和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据实际工作需要，填写采购需求申请表，并提交给采购部门。采购需求申请表应详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购审批：采购部门收到采购需求申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，提交采购管理委员会或医院领导进行审批。3.采购实施制定采购文件：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，制定相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标（评审）标准等内容。发布采购信息：采购部门通过医院官网、采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、报名时间、开标（谈判、询价）时间、地点等内容。供应商报名：潜在供应商应在规定的报名时间内，按照采购文件的要求，向采购部门提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。采购部门对供应商提交的报名资料进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。开标（谈判、询价）：采购部门按照采购文件规定的时间和地点，组织开标（谈判、询价）会议。开标会议应邀请所有报名供应商参加，由供应商代表当众开标，宣读投标报价、技术规格等内容。谈判会议应与符合资格条件的供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行协商。询价会议应向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。评标：对于采用招标方式的采购项目，采购部门应组建评标委员会，负责对投标文件进行评审。评标委员会由医院内部的技术专家、经济专家和采购部门代表等组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。定标：采购管理委员会或医院领导根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合采购项目的实际情况，确定中标（成交）供应商。4.合同签订：采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，并将合同副本提交给需求部门、财务部门和监督部门备案。采购合同应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。5.合同履行与验收合同履行：中标（成交）供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准，履行合同义务，按时交付货物或提供服务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。验收：需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并提交给采购部门和财务部门。6.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照医院财务管理制度的规定，办理采购项目的付款手续。付款方式应与采购合同约定一致，确保资金支付的安全和合规。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。2.准入程序：采购部门负责建立供应商库，并制定供应商准入标准和程序。潜在供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关资质证明文件和业绩证明材料。采购部门对供应商提交的申请资料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况和信誉状况，符合准入标准的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.评价内容：采购部门定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等进行评价。评价方式包括问卷调查、实地考察和数据分析等。2.考核指标：建立供应商考核指标体系，包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应时间、价格合理性率、合同履约率等指标。采购部门根据考核指标对供应商进行量化考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.考核结果应用：根据供应商的考核结果，采购部门对供应商进行动态管理。对于考核结果优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于考核结果不合格的供应商，暂停其参与医院采购活动的资格，直至整改合格。（三）供应商淘汰与退出1.淘汰情形：供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其淘汰出供应商库提供虚假资质证明文件或业绩证明材料的；产品质量出现严重问题，给医院造成重大损失的；交货期严重延误，影响医院正常工作的；售后服务不到位，经多次沟通仍未解决问题的；存在商业贿赂等违法违规行为的。2.退出程序：采购部门向被淘汰的供应商发出通知，并说明淘汰原因。被淘汰的供应商如有异议，可在规定时间内向采购部门提出申诉，采购部门应进行调查核实，并将处理结果告知供应商。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。2.风险评估：采购部门根据风险识别的结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵图等工具进行评估。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格变化和供应商信息，合理安排采购时间和采购数量，降低市场风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，签订质量保证条款，加强采购过程中的质量检验和验收，确保采购产品的质量符合要求。3.价格风险应对：通过招标、谈判、询价等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。同时，建立价格监控机制，定期对采购价格进行分析和比较，及时发现价格异常情况并采取措施。4.合同风险应对：加强合同管理，签订规范、严谨的采购合同，明确双方的权利和义务，加强合同执行过程中的监督和检查，及时解决合同纠纷，降低合同风险。5.廉政风险应对：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁意识，建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全过程监督，防止商业贿赂等违法违规行为的发生。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件、投标（响应）文件、评标（评审）报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料完整、准确、有序。采购档案应妥善保管，保存期限