医院公务机票采购制度

PAGE医院公务机票采购制度一、总则（一）目的为加强医院公务机票采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，根据国家有关法律法规和政策规定，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门、科室因公务出行所需机票的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于公务机票采购的法律法规和相关政策要求。2.厉行节约原则：在保证公务出行需求的前提下，优先选择经济合理的航班和舱位，降低采购成本。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受医院内部监督和社会监督。4.便捷高效原则：确保采购流程简便快捷，提高工作效率，满足公务出行紧急需求。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组成立医院公务机票采购管理领导小组，由医院分管领导担任组长，财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关负责人为成员。领导小组负责审定公务机票采购制度、年度采购预算，监督采购活动执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门医院指定专门的部门或岗位作为公务机票采购执行部门，负责具体的机票采购工作。其职责包括：1.收集、整理公务出行人员的购票信息，包括出行时间、地点、人数等。2.根据采购制度和相关规定，选择合适的机票销售渠道进行采购。3.与机票供应商签订采购合同，明确双方权利义务。4.负责机票报销凭证的收集、整理和归档工作。5.定期向采购管理领导小组汇报机票采购情况。（三）监督部门财务部门负责对公务机票采购资金的使用进行审核和监督，确保资金支付合规、准确。审计部门负责对公务机票采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购价格是否合理等。纪检监察部门负责对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。三、采购渠道及要求（一）政府采购机票管理网站医院公务机票采购应优先通过政府采购机票管理网站（以下简称“购票网站”）进行。购票网站是财政部指定的唯一公务机票采购平台，提供国内各航空公司的机票销售服务，并按照政府采购政策要求，对符合条件的机票给予一定的优惠。（二）其他机票销售渠道如因特殊情况无法通过购票网站采购机票的，可选择具有合法资质的其他机票销售渠道，但必须按照本制度规定的采购流程和要求进行操作，并确保所购机票价格不高于购票网站相同航班、相同舱位的价格。（三）采购要求1.采购执行部门应在购票网站或其他机票销售渠道上选择直飞目的地的航班，避免中转，以提高出行效率。2.优先选择经济舱机票，因工作需要确需乘坐头等舱或公务舱的，应提前报经医院分管领导批准。3.采购机票时，应要求供应商提供正规的电子或纸质发票，发票内容应包括航班信息、乘客姓名、票价、税费等，确保发票真实、有效。四、采购流程（一）购票申请1.需要乘坐公务机票出行的人员，应提前填写《医院公务机票购票申请表》，详细注明出行时间、地点、人数、行程目的等信息，并经所在部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。2.采购执行部门收到购票申请表后，应进行初步审核，核实出行信息的真实性和必要性，对不符合要求的申请予以退回，并说明理由。（二）机票预订1.采购执行部门根据审核通过的购票申请表，在购票网站或其他机票销售渠道上进行机票预订。预订时应按照规定的采购要求，选择合适的航班和舱位，并记录订单信息。2.如通过购票网站预订机票，采购执行部门应按照网站操作流程，准确录入购票信息，提交订单并完成支付。支付方式应符合医院财务管理制度规定，原则上采用公务卡支付。3.如选择其他机票销售渠道预订机票，采购执行部门应与供应商签订书面合同，明确机票价格、航班信息、退票改签政策等条款，并按照合同约定支付票款。（三）机票报销1.公务出行人员完成行程后，应及时将机票报销凭证提交至采购执行部门。报销凭证应包括登机牌、行程单、发票等，确保凭证齐全、有效。2.采购执行部门对机票报销凭证进行审核，核对凭证信息与购票申请表、订单信息是否一致，检查发票真伪和合规性等。审核无误后，将报销凭证整理归档，并按照医院财务报销流程，提交至财务部门办理报销手续。3.财务部门对报销凭证进行再次审核，审核通过后予以报销。如发现报销凭证存在问题或不符合报销规定的，应及时通知采购执行部门和相关人员进行整改或补充材料。（四）退票改签1.因特殊情况需要退票或改签机票的，公务出行人员应提前向采购执行部门提出申请，并说明原因。采购执行部门审核同意后，按照购票网站或其他机票销售渠道的退票改签规定办理相关手续。2.退票或改签产生的费用，按照以下原则处理：因航空公司原因导致航班取消、延误等，造成退票或改签的，由航空公司承担相关费用。因公务出行人员自身原因导致退票或改签的，费用由个人承担。因不可抗力等特殊原因导致退票或改签的，经医院分管领导批准后，可酌情处理。五、预算管理（一）预算编制医院应根据年度公务出行计划，合理编制公务机票采购预算。预算编制应充分考虑医院业务发展需求、出行人数、出行频率等因素，并按照规定的格式和要求，报送采购管理领导小组审定。（二）预算执行采购执行部门应严格按照审定的预算执行公务机票采购活动，不得超预算采购机票。如因特殊情况需要调整预算的，应按照医院预算管理相关规定，履行审批程序后进行调整。（三）预算监督财务部门应加强对公务机票采购预算执行情况的监督检查，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性和规范性。六、信息管理（一）建立采购台账采购执行部门应建立公务机票采购台账，详细记录每次机票采购的订单信息、报销凭证信息、退票改签情况等。台账应定期进行核对和更新，确保信息准确无误。（二）数据统计与分析采购执行部门应定期对公务机票采购数据进行统计和分析，包括采购金额、出行人数、出行目的地、航班选择等方面的数据分析。通过数据分析，总结采购规律，发现问题并及时提出改进措施，为优化采购管理提供依据。（三）信息保密采购执行部门和相关工作人员应严格遵守信息保密制度，对公务机票采购过程中涉及的人员信息、订单信息、财务信息等予以保密，不得泄露给无关人员。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购管理领导小组应定期对公务机票采购制度执行情况进行监督检查，重点检查采购流程是否合规、采购价格是否合理、报销凭证是否真实有效等。2.财务部门、审计部门、纪检监察部门应按照各自职责，对公务机票采购活动进行不定期的专项检查和审计监督，发现问题及时督促整改。（二）责任追究1.对于违反本制度规定的采购行为，如未通过规定渠道采购机票、超标准乘坐舱位、虚报票价等，由采购管理领导小组责令改正，并视情节轻重，对相关责任人进行批评教育