公安局新型采购人制度

PAGE公安局新型采购人制度一、总则（一）目的为了加强公安局采购工作的规范化、科学化管理，提高采购资金使用效益，保障公安业务工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公安局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安局机关及所属各部门、各警种在履行职责过程中，使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公正性和透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选择供应商，确保采购质量和效益。4.公正诚信原则：采购活动应遵循公正、公平的原则，维护各方合法权益，建立诚信的采购环境。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现采购效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公安局成立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，确保采购活动符合公安局整体利益和工作需要。采购领导小组由公安局主要领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行机构公安局设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构公安局纪检监察部门作为采购监督机构，负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购项目的需求，包括货物的规格、型号、数量、质量要求，工程的技术标准、建设规模、工期要求，服务的内容、标准、期限等，并对需求的合理性、准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金安全、合理、有效使用。3.技术部门：在涉及技术复杂的采购项目时，提供技术支持和咨询，协助采购办公室制定技术要求和评审标准。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。采购预算应详细、准确，确保与实际工作需求相符。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免重复采购和盲目采购。同时，应结合财政资金状况和公安局财务承受能力，合理安排采购资金。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由各部门负责人审核签字，报采购办公室汇总。采购办公室对各部门采购预算进行初审，审核预算的合理性、准确性和完整性。2.初审通过后的采购预算报采购领导小组审议。采购领导小组根据公安局整体工作安排和资金状况，对采购预算进行审批，确定年度采购预算总额和各项目采购预算额度。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.采购办公室对预算调整申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，由财务部门按照规定程序调整采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购内容、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判方法和标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应组织相关人员进行论证，形成论证意见，并报采购领导小组批准。批准后，采购办公室应与单一来源供应商就采购价格、技术规格、服务要求等事项进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，供应商应在规定的时间内一次性报出不得更改的价格。采购办公室对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报采购办公室。（二）需求调研与文件编制1.采购办公室收到采购申请后，组织相关人员对采购项目进行需求调研，了解采购项目的详细需求和技术要求。2.根据需求调研结果，采购办公室编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（三）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购办公室应在指定的媒体上发布采购信息，包括招标公告、投标邀请书等。采购信息应在规定的时间内发布，确保潜在供应商有足够的时间获取采购信息。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件，邀请其参加采购活动。（四）供应商报名与资格审查1.供应商应在采购信息规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购办公室对供应商的资格证明文件进行审查，确定供应商是否符合采购项目的资格要求。2.对于资格审查合格的供应商，采购办公室应将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件。对于资格审查不合格的供应商，采购办公室应告知其原因。（五）采购评审1.采购办公室组织成立评审小组，评审小组由采购人代表和有关专家组成。评审小组应按照采购文件规定的评审程序、评审方法和标准进行评审，确保评审过程的公正、公平、公开。2.评审过程中，评审小组应认真审查供应商的投标文件、谈判文件、报价文件等，对供应商的技术方案、商务条款、价格等进行综合评审，确定成交供应商。3.评审小组应出具评审报告，评审报告应包括评审过程、评审结果、成交供应商等内容。评审报告应由评审小组全体成员签字确认。（六）合同签订1.采购办公室根据评审结果，向成交供应商发出《成交通知书》。成交供应商应在收到《成交通知书》后的规定时间内，与采购人签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，确保合同条款的完整性、准确性和合法性。3.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、纪检监察部门等备案。（七）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的规格、型号、数量、质量，工程的建设质量、工期，服务的内容、标准、期限等。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并加盖部门公章。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格、数量、质量验收情况、验收结论等内容。3.采购办公室应将《采购验收报告》存档备案，作为支付采购资金和评价采购项目的依据。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与成交供应商签订。合同签订前，采购办公室应审核合同条款，确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。2.合同签订过程中，双方应就合同条款进行充分协商，达成一致意见后签订合同。合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。（二）合同履行1.采购办公室应跟踪采购合同履行情况，及时了解供应商的供货进度、工程进展、服务质量等情况，确保合同按时、按质、按量履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，提供符合质量要求的货物、工程和服务。如供应商未能按时履行合同义务，采购办公室有权追究其违约责任。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购办公室应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款以及双方的权利义务等。2.合同变更协议签订后应送财务部门、纪检监察部门等备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。如因不可抗力、一方违约等原因导致合同无法继续履行，采购办公室应及时与供应商协商解除合同，并办理相关手续。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利义务得到妥善处理。七、采购监督与管理（一）内部监督1.公安局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。2.采购办公室应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，确保采购工作的规范化、科学化。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购资金的支付，确保采购资金安全、合理、有效使用。（二）外部监督1.采购活动应接受社会监督，采购办公室应按照规定及时公开采购信息，包括采购项目的名称、编号、采购内容、预算金额、采购方式、采购结果等，接受社会公众的监督。2.对于涉