船运操作简要指南

课程名称：海运操作流程

课程对象：应届生、新进员工、业务员

培训课时：4课时

课程目的：

1、理解企业各岗位之间的配合：文献、操作、业务、财务各岗位之间II勺协

调与配合。

2、理解企业整个海运各个环节流程，包括企业与船企业、报关企业、托车

行、代理之间的协调与配合。

课程形式：面授，讨论，现场演习

课程评估：开卷考试（考核90分以上为合格，考核试卷附后）

课程目录：

1、简述外代在深圳市场的地位及优势

2、简述企业部门划分及其职能

3、出口贸易程序

4、海运集装箱操作流程

5、海运提单流转过程

6、企业实际操作流程及注意事项

7、提单、核销单的管理

8、提单的有关风险

9、电放/海运单SHB的管理

10、外代多种保函格式

11、奖励与惩罚

一、外代在深圳市场的地位及优势

☆成立于1993年5月

☆一级货代，是深圳市最早获得外经贸部国际货运代理业务资格企业之一

同意号：MOFTEC19042）

☆获得交通部日勺NVOCC资格（编号：（）343）

☆民航总局的一级航空代理资格

业务经营范围包括：代理进出口货品运送（英装箱海运、散货海运和空运），

国内物流运送、报关、仓储、保险、租船及海陆空多式联运业务等

☆是韩国高丽海运-KMTC及埃塞俄比亚航运企业ESL深圳地区口勺总代理

☆为ANL、Maruba、Safmarine船企业代理签单业务

二、企业部门划分

/■

商务管理部物流部

尔＜财务部市场部

、人力资源及行正部业务部

湛江办、东莞办、长安办、天津办、青岛办、

香港办、厦门办、汕头办、潮州办、顺德办、

卜海点.牛油执.▽国力.W门力X.中|||九.

gzznE1美国、加拿大、欧洲、日韩、东南亚、中东、印巴、澳洲等国

海外代理I

家，需盖全球的较为完整的货运网络体系

商务管理部

☆23年成立商务管理部门，重要负责企业总部及各网点协议的管理和实行、业

务流程的规范管理、监督以及风险控制、运费回收H勺跟踪和控制以及法律事

务日勺处理和协调等

☆负责货品运送保险、拖车、报关、仓储等业务

☆IT组负责软件开发、硬件及网络维护

人力资源及行政部

☆办公用品发放（专人网站申领及填写《办公用品需求单》）

☆各项团体活动的筹划安排

☆工会各项活动的筹划安排

☆外勤工作

☆前台文员（开具发票、发放提单）

☆考勤制度管理

☆员工绩效考核制度管理

☆离职、入职办理

☆员工培训

物流部

☆海铁集装箱国际联运：华南、华东、中亚、俄罗斯

☆全铁路运送

☆散装船运送

☆TCL、BYD、信义汽车玻璃等客户

三、出口贸易流程

---------------------------------------

建立业务联络业务磋商过程

汇申领出口许可证

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信用证与托收向银行交单

四、海运集装箱操作流程

五、海运提单流转过程

六、企业操作流程及注意事项

业务市场海外操作文献财务行政

基本流程

客户托运T向船企业订舱f订舱确认T拖车f报关->提单缮制T客户付款/付款

给船企业一放单放货

整个流程都耍遵照与事实相符H勺原则，并必须理解并遵守企业H勺各项有关规定。

1、业务员审核托单

负责确认订舱托运单口勺真实性和有效性（签字确认）

•意义

运送协议日勺重要构成部分

明确货名、重量、目口勺港、运送条款、运费条款、运杂费及其他特殊运送规

定等《非危险品保函》1

保护性条款——保护我司的有关利益

•订舱企业盖章

公章、协议专用章、业务章、订舱专用章（报关专用章、发票专用章等其他

专用章及电子章不接受），明确托运人的身份为企业而不是个人

・目前托运单版本号EDITION2

集装箱货品托运单（自揽货整柜FCL）-PLB00901

集装箱货品托运单（指定货NOMINATED）-PLB00903

拼箱货品托运单-PLB00902

航空货品托运单-PLB00904

•托运单确认书3

特殊情形需向分管领导提出申请，经同意后，委托方必须向我司出具“托运

单确认书”（正本存档）

•企业的有关明细规定4

参照《有关统一和加强货运订舱和操作业务管理的规定》

•增长新客户流程5

进入网站-登陆-内部信息管理系统-客户增长

填写注意事项

①客户的中英文名称必须与营业执照完全相符

②境外客户没有中文名称则中文名输入英文名称

③客户简称用客户名称中文的第一种拼音字母组合（如深圳外代简称SZWD）

④注册资金项填写营业执照上的注册金额

⑤营业执照等有关附件通过“添加图片”上传到网上

⑥查询新增客户申请H勺状态（需经商务管理部审核）

・客户管理&运价系统6

•三角贸易

三角贸易下，怎样确认托运人和提单日勺交付对象

①不可同步接受贸易商和工厂的托运单

②如订舱企业规定将提单交给第三方，必须填具保函，明确指示我司将提单

交付给何人

•自揽货到付

①到付订舱审批表7

确认托运人资格，与否合法，可否承担货到港后无人提货后H勺有关责任

②到付保函8

保证承担货到港后无人提货后的有关费用和责任

③企业有关规定9

参照《有关“到付运费货品”（FOB货泄勺订舱管理规定》

•自揽货到门服务

①.业务人员需提前让海外部向海外代理征询确认有关费用（填写询价表10

发到）

②询DDP,除货名外需提供HSCODE

③注明运送条款及所有需要问询的价格

④同行询价需斟酌

⑤需目的港拖车，提供货重及预配船企业

⑥为规避汇率风险，以异种货币收付的业务，业务报价前需与企业确认汇率,

并需书面告知客户我司保留因延滞付费而调整订舱时确定H勺汇兑原则H勺权利。操

作人员在货品实际出运后及时以邮件形式告知总部领导及财务购汇，财务会有个

香港购汇告知以邮件形式操作人员，与报价时汇率相符操作则录入系统，有差异

则告知业务员

2、确认运价

查询企业运价系统

查询市场人员邮件报价

市场人员确认托单卖价与成本后签字确认

市场人员分工：

陈晓露：非美航线经理

刘克寒：东西亚、日本、韩国、台湾、澳洲

牛志强：东非、西非、南非

吴文泽：中东、印巴、红海

孙振喜、王卓：欧洲、北非、地中海、黑海

吴伟萍：美线部经理（美国、加拿大、南美）

朱光文：美国、加拿大航线

万维梁：南美

诸葛云晶：商美

3、确认船期

在市场人员确认价格的同步确认船期

4、操作订舱

确认价格后将托单转由操作安排订舱

对于不符合企业规定H勺委托订舱，操作有权拒绝接受定舱和安排操作'忆务

EMC、MAERSK、PIL、UASC、MSC、NYK等船企业的订舱分工

操作人员分工:

王建武Yuki南宁办+昆明办+上海力、+东莞办+长安办

林洪英香港办+天津办+青岛办

吴少英Ann厦门办+中山办+顺德办+江门办

梅莹Rubv汕头力、+潮州办+宁波办+义乌办+朱志文

张慧Tamia广州办+福州办+黄埔办+长沙办+佛山办

巫欢Miranda业务员：李君、林展鹏、李娜、徐珊

陈小婕Jessica业务员：李奥、王猛、汪伟萍、黎晓峰

廖丽荣Yely美线客服

吴秀丽Kim美线操作

5、确认舱位

如没舱位找市场人员与船企业确认

6、获得S/O

必须仔细检查S/O内容

注意免堆期、免柜租期、截补料时间

将S/O上同行或船企业口勺联络方式必须去掉

7、拖车、报关、仓储

•如有委托，必须书面提供详细装货时间、地点、联络人及其他多种规定

•提供完整精确H勺报关资料

•委托与.企业有合约日勺拖车企业，用我司《货品陆路运送委托书》11

•发生压车、返空、分唆等额外费用时需与货主确认

•仅委托拖车、报关R勺，需得到企业领导签字确认，操作人员才能安排

•必须全程跟踪

8、录入哥伦布系统

检查做柜状况，如做柜则在企业系统中建立工作单

9、转交台帐与文献人员12

•必须在截SI前一天将台帐交与文献

•如美线或其他出HB/L口勺双提单操作更需提前交与文献制单、申报

AMS/ACI

・台帐的内容填写完整、清晰

•系统订舱代理必须录入，台帐标清联络方式

•尤具规定必须显示在备注栏

•台帐上资料必须与S/。、托运单、系统保持一致

・自揽货用到我司代理需台帐上海外部手签代理信息

•海外部、拼箱部手写台帐的规范填写

•对于不符合企业规定的操作台帐，文献有权拒绝制单

10、补料给船企业

•对单放单委托书13

•与否使用我司弋理，签发HB/L或MB/L

•一次性补料

•EDI补料（甲壳虫系统）

•船证内容与实际相符原则

11、开具D/N/领取船企业发票

•客户确认D/N后再开具正式税发

•如付款单位与亚运单位不一样，需付款单位填写《代付费用确认书》14

•查对船企业D/N后安排外勤人员领取发票，或由船企业邮寄给我司

•发票交财务后跟踪付款口勺安排，及时拿到付款水单

12、客户付款/付款给船企业

•提交水单给财务后跟踪查询费用核销状况

•木付款、付款木到帐需提前放单放货的需由业务员填写《放单放货审批

表》15及客户提供的《未付款放单放货申请》16.一式两份：交财务结算

员办签放手续；留存在台帐内。并录入网上保函放单放货系统

•月结客户也需逐单审核客户月结信用17

13、安排放单放货

•电放/WAYBILL申请18或寄单委托书19

•自揽货与指定货正本HB/L日勺放单流程

•《提单交接登记表》20

•MB/L放货给代理的审批（月结代理）21

•正本HB/L签发与电放都需经单证中心负责人审核

•原则上提单/核销单/发票山订舱人签收领取《领取提单委托书》22,我

司不负责邮寄业务。如确有必要代为邮寄，必须规定客户出具《寄领单

据保函》

•特殊放货的处理

①更改收货人23

②已出正本改电放：正本提单已收回

③提单丢失处理程序：船企业的规定、我司H勺规定

・《有关规范和加强提单、电放函及放货管理工作的规定》24

扣单、扣货的风险

未有明确协议规定，不得以未支付运费为理由扣押货品和有关单证

①海商法第七十二条：货品由承运人接受或装船后，应托运人口勺规定，承运

人应当签发提单

②目前市场通例：见款放单

③合约的相对独立性

④非法扣货H勺后果：承担扣货产生H勺损失、超期堆存费、核销单不能退税的

损失

⑤货代提单正本一旦交给客人，就已无法控制货品

对策

①协议明确规定

②以押单押货的方式放货，出具企业规定格式的保函

③为防止因扣单或扣货不妥引起纠纷，凡需在目的港或目的地留置客户口勺货

品或提单等其他货运单证等物权，必须汇报企业商务管理部同意，并在企业商务

管理部统一指导下对外处理

14、发送PA给代理(P/A=PRE-ADVICEorPRE-ALERT)

•及时发送(HB/L、MB/L&D/NorC/N)25

•保证费用收付、放货指示精确《TELEXRELEASENOTE》26

15、工作单状态转结

•当工作单操作完毕在应收应付费用确认后，需转为已告知状态，以便财

务完毕该工作单核算该单实际利润

16、台帐存档

•编号后装订归档27

•保留3年统一销毁

七、提单、核销单的管理

•PENASA提单（仅合用非美线货品）

空白PENASA提单由总部统一印制和发放至各办事处、各需求部门

•外代总企业提单

空白外代总企业向北京总部购置

•提单均必须由企业授权人员审核后方可签发

•签发海运提单或外代提单后，在未收回全套正本提单时，一律不准更改

托运人及收货人等重要内容。更不准反复签发提单或电放

•核销单由各报关行统一寄回单证中心，由单证中心记录后统一发放到各

部门操作人员，并可在企业网站内部资料中查询核销单退还状况28

八、提单的有关风险

提单上的SHIPPER

我司作为货运代理人，不能接受发货人将我司显示为提单上的SHIPPER的

规定

原因：非贸易当事人，对贸易详细状况不理解

后果：卷入贸易纠纷，扩大自身责任范围

倒签、顺签、预借提单29

倒签：提单上的开船日期早于实际开船日期

顺签：提单上的开船日期晚于实际开船日期

预借：货品尚未装船就签发了已装船提单

签发与实际开船F期不符口勺提单日勺风险：①联合欺诈；②承担与货品等值的

损失；③侵权性质

企业对签发此类提单的规定：①必须是信用证的规定；②严禁预借；③顺

签、倒签的天数视详细状况而定；④发货人提供保函；⑤必要时需提供收货人的

保函、L/C

无单放货

①记名提单不必凭正本放货的国家：美国、香港

②记名提单与否需要正本放货尚未定论的国家：英国、法国

③我国海商法：无论与否记名提单，必须凭正本放货；侵权，不享有责任限

制，赔偿以货品价值为原则

提单的更改

•提单一经签发，就具有了法律效力，木经承运人确认的任何更改都是无

效叽

•结单前更改

•结单并已签发了正本提单：送回、保函30、改单费

•改正章不得超过三个，否则提单无效

•错误字母必须是不影响该词或语句H勺涵义

•承运人仅接受合法提单持有人提出的更改规定，实际操作中还需经托运

人（订舱人）确认

•重新签发提单必须将原提单全套退回承运人手中

提单的遗失31

•提单遗失后货方也许会规定：

①不凭正本提西交付货品改做电放②重新签发

•丢失方出具书面证明32及放货保函

•托运人登报申明提单丢失并宣布作废

•向当地法院或有关当局申请公告催告或对应程序

•对应的银行担保或货品发票价值的130%-200%口勺现金担保

•丢失者在丢失地的法院申请裁决提单无效，如一直没有提供法院H勺裁决

书，保证金必须在我司寄存至开船后来两年方可退回

凭银行担保提货

•由于提单晚到或丢失而有此规定

•提供提单复印件、商业发票、商业协议及装箱单等，以审核提货方与否为

收货人

•出具保函，规定为一流银行担保，担保金额不能低于CIF价格的150%

•必须获得托运人同意此操作口勺书面保证

•承运人可以接受收货人提供的支票或现金担保

无人提货的处理33

★产生原因

贸易纠纷导致收货人拒绝提货

由于通关、检查检疫等手续出现问题

货值不高，市场不利而弃货

无法告知收货人或承运人未及时发到港告知等

★处理措施

规定货方出具弃货申明34

联络托运人，按照规定将货品退运或转运，托运人必须先确认承担有关费用

留置和拍卖货品

有关超期堆存费、滞箱费、退运及转运等多种费用收取

退运货品的办理程序

货品装船运抵目日勺港后，若订舱人规定原货退运，必须填写“退运申请书”,

我们并要事先认真杳明：

①与否已签发了海运提单（包括船企业和外代提单）

②与否已向目的港代理做了电放？如已做电放，则必须以书面答复订舱人阐

明因该货已做电放，我司无法更改收货人或安排退运

假如订舱人坚持规定退运货品，必须严格按如下原则办理：

①原签发的正本提单必须全套收回

②订舱人必须向我司提供“退运货品申请书”35及新日勺托运单以明确物权

③申请人预缴付足额0勺费用（海运费、仓储费、代理费及我企业的利润等）

④所有货品退运前必须上报商务管理部审查同意

九、电放/海运单SWB的管理

•审核运费收付状况

•巾请人必须是订舱单上日勺托运人

•审核与否已签发了船企业提单或外代提单，如已签发提单，必须要在收

回全套正本提单后，并收到订舱人的无提单放单担保函后（用我企业口勺

原则格式）方可申请电放

•当HB/L收货人为TOORDER,只能电放给NOTIFY时，需规定电放申

请上除托运人印章需加盖提单SHIPPER印