综合档案室工作制度

PAGE综合档案室工作制度一、总则（一）目的为加强公司综合档案室的管理，有效保护和利用档案资源，提高公司档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司综合档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则档案管理工作严格遵守国家法律法规及行业标准，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.服务公司发展原则档案管理工作要紧密围绕公司发展战略和业务需求，为公司各项工作提供有力的档案支持和服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，提高档案查询利用效率。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，确保档案实体安全。5.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的安全。6.积极开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，充分发挥档案的价值。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案工作信息。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照公司档案管理要求，定期将应归档的文件材料移交综合档案室。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和收集整理工作，并协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.配合综合档案室开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.积极开展档案利用工作，为公司各部门及员工提供优质、高效的档案服务，及时准确地提供所需档案资料。4.定期对档案库房进行检查和盘点，做好档案的安全防护工作，发现问题及时报告并采取相应措施。5.参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和管理水平，掌握档案管理的新技术、新方法。6.协助综合档案室主任做好档案管理的各项工作，完成领导交办的其他任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。党群工作文件，如党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。经营管理文件，如合同协议、市场营销文件、财务报表、审计报告等。生产技术文件，如产品设计图纸、工艺文件、技术标准、质量检验报告等。基本建设文件，如项目立项批复、可行性研究报告、工程设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。科研项目文件，如科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。设备仪器文件，如设备采购合同、设备说明书、设备维修记录、设备档案等。人事档案，如员工入职登记表、劳动合同、工资档案、考核档案、培训档案、奖惩档案等。会计档案，如会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料等。声像档案，如照片、录音、录像等反映公司重要活动和工作场景的资料。电子档案，如公司信息化系统中产生的各类电子文件、数据等。2.上级主管部门下发的与公司有关的文件材料。3.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，按照档案分类标准进行分类，确保文件材料的准确性和规范性。3.对于重要文件材料，应一式多份，分别保存于不同介质，并确保各份文件内容一致。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保电子文件的格式规范、元数据完整，同时做好电子文件的备份工作。5.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行分类整理和编目。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类，确定档案的类别和保管期限。3.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。4.对每份文件材料进行编目，编目内容应包括文件编号、题名、日期、责任者、文号、页数等，确保编目信息准确、完整。5.按照编目顺序，将文件材料进行装订，装订应牢固整齐，便于翻阅和保管。6.将装订好的档案上架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和利用。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保档案库房的安全。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.库房应设置温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，确保档案保存环境适宜。5.库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，实行分区管理，便于档案的查找和利用。（二）档案装具与设备1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放的安全和整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换，确保档案装具的正常使用。3.库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、吸尘器、防虫药品投放设备等，满足档案保管的需要。4.应建立档案设备台账，对档案装具和设备进行登记管理，记录设备的型号、数量、购置时间、维修保养情况等信息。（三）档案保管期限与鉴定1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司和国家具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室主任担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门业务人员。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估，确定档案的保管期限。4.对已到保管期限的档案，应进行再次鉴定，对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（四）档案销毁1.档案销毁应严格按照国家有关规定执行，确保档案销毁工作的合法性和规范性。2.对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》应经综合档案室主任审核，报公司主管领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全和彻底。5.在档案销毁过程中，应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。6.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。2.外单位因工作需要，经公司主管领导批准，可查阅、借阅公司相关档案。3.司法机关、行政机关等因办案需要，依法查阅、借阅公司档案的，应按照相关法律法规的规定办理手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。外单位查阅档案，应提前向公司综合档案室提交查阅申请函，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的、查阅人员名单等信息，经公司主管领导批准后，方可到综合档案室查阅。查阅人员应遵守公司档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关证明文件，经公司主管领导批准后，按照规定的程序查阅档案。2.借阅公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。外单位借阅档案，应参照查阅档案的程序办理申请和批准手续，借阅期限由双方协商确定，但最长不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、销毁档案内容。司法机关、行政机关等借阅档案，应按照相关法律法规的规定办理借阅手续，借阅期限和归还方式应符合法律要求。（三）利用登记与统计1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、数量、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括档案查阅、借阅的数量、人次、利用部门分布等信息。3.档案利用登记和统计资料应妥善保管，保存期限与相应档案的保管期限一致。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子文件形成部门应按照公司档案管理要求，及时将电子文件收集齐全，并进行整理分类。2.电子文件应采用通用格式存储，确保数据的可读性和可移植性。同时，应按照相关标准对电子文件进行元数据收集和整理，确保元数据的完整性和准确性。3.电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，保持电子文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法可参照纸质档案的整理方法，对电子文件进行分类、编号、编目等操作。（二）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，存储设备应具备良好的安全性和可靠性。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全存储。2.对重要的电子档案应进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘阵列备份等多种方式，并定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。3.电子档案存储设备应存放在安全的环境中，避免受到物理损坏、电磁干扰、病毒感染等因素的影响。同时，应建立电子档案存储设备的使用管理制度，规范存储设备的操作和使用流程。（三）电子档案利用与安全1.公司内部人员利用电子档案，应通过公司档案管理系统进行查阅和下载，确保电子档案的利用安全。查阅和下载电子档案应遵守公司档案管理制度，不得擅自传播、篡改电子档案内容。2.外单