测绘档案管理工作制度

PAGE测绘档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强测绘档案管理，确保测绘档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥测绘档案在公司生产、经营、管理及社会服务中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘档案管理的部门、项目组及相关工作人员。（三）定义本制度所称测绘档案，是指在测绘活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录。包括测绘项目技术设计书、测绘仪器设备资料、测绘原始记录、测绘成果数据、测绘报告、验收文件等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：测绘档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类科学原则：按照测绘档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。3.安全保密原则：采取有效措施，确保测绘档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立健全档案管理制度，提高档案服务水平，方便公司内部及外部相关单位对测绘档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司测绘档案管理制度。2.负责公司测绘档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用测绘档案。3.指导和监督公司各部门、项目组的测绘档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和考核。4.组织开展测绘档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.负责测绘档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。6.参与公司重大测绘项目的档案验收工作，对档案的完整性、准确性和规范性进行审查。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目测绘档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的齐全、完整。2.对项目档案的质量负责，督促项目组成员按照档案管理要求及时整理和移交档案。3.在项目实施过程中，指导项目组成员做好测绘原始记录和资料的保管工作，防止档案的丢失和损坏。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作，对验收提出的问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理制度。2.负责测绘档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.做好档案的借阅登记和归还工作，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁和统计工作。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门测绘档案的收集和整理工作，并及时移交档案管理部门。2.在工作中形成的测绘档案，各部门应按照档案管理要求进行分类整理，确保档案的质量。3.配合档案管理部门做好测绘档案的查阅和利用工作，提供必要的协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.测绘项目从立项到验收全过程中形成的各类文件材料，包括项目任务书、技术设计书、测绘仪器设备资料、原始观测记录、计算资料、成果数据、检查报告、验收报告等。2.测绘项目在实施过程中形成的与项目相关的其他文件材料，如会议纪要、往来函件、技术总结等。3.公司在测绘业务管理中形成的文件材料，如测绘资质证书、测绘项目合同、质量管理文件、人员培训记录等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织项目组成员收集项目档案，确保档案的齐全、完整。2.测绘原始记录应真实、准确、清晰，不得涂改、伪造。记录应使用统一规定的格式和符号，并有记录人员和审核人员的签字。3.测绘成果数据应按照规定的格式和标准进行整理和存储，确保数据的准确性和一致性。4.项目结束后，项目负责人应在规定的时间内将项目档案移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循测绘档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、项目等进行分类整理，便于管理和查找。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，提高档案的利用效率。（四）整理方法1.分类：根据测绘档案的内容和性质，分为测绘项目档案、测绘仪器设备档案、测绘业务管理档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字、字母等组合方式，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的测绘档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.测绘档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全。3.对重要的测绘档案应进行特殊保管，如采用缩微、光盘存储等方式，延长档案的保存期限。（三）保管期限1.测绘档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括具有重要历史价值和长期利用价值的测绘成果、涉及国家机密和重大利益的测绘档案等。3.长期保管的档案包括在一定时期内具有利用价值的测绘档案，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案包括在较短时间内具有利用价值的测绘档案，保管期限一般为5年以下。5.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门共同审核。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对测绘档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、变质等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.清查结果应形成报告，上报公司领导，并对存在的问题提出整改意见和建议。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅测绘档案的，应按照规定办理借阅手续。2.公司外部单位因工作需要查阅测绘档案的，应经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密和重大利益的测绘档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，限制查阅范围。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助，并做好查阅记录。2.借阅：因工作需要借阅测绘档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制测绘档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。复制的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容等信息。2.公司外部单位查阅档案时，应提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，并填写档案查阅申请表，经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.借阅档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅内容、借阅期限等信息。经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员应向借阅人发放档案，并办理借阅登记。4.档案利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（四）利用监督1.档案管理部门应加强对测绘档案利用的监督，确保档案的安全和合理利用。2.对违反档案利用规定的行为，档案管理部门应及时制止，并报告公司领导进行处理。3.档案管理人员应严格遵守档案利用制度，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案机密信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、准确判定的原则，对测绘档案的价值和保管期限进行科学鉴定。2.鉴定工作应组织相关部门和专家进行，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否有缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：评估档案在当前和未来一段时间内的利用价值。4.档案的保管期限：根据档案的重要性和利用价值，重新确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的测绘档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定申请表。2.组织相关部门和专家对档案鉴定申请表进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁处理。（四）销毁程序1.编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同销毁档案。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的测绘档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全管理，确保档案数据的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数据录入：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统的各项功能，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等模块。3.数据安全管理：建立档案数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案数据的安全。4.系统维护与升级：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常