学生档案收集工作制度

PAGE学生档案收集工作制度一、总则（一）目的为了规范学生档案收集工作，确保学生档案的完整性、准确性和安全性，为学校的教育教学、学生管理、就业指导等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的收集工作，包括新生入学档案、在校期间档案以及毕业生档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集学生在学习、生活、社会实践等方面的相关材料，确保档案资料完整。3.准确性原则：对收集的档案材料进行认真审核，保证信息准确无误。4.保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，保护学生个人隐私。二、档案收集职责分工（一）学校招生办公室负责收集新生入学档案，包括高考报名登记表、体检表、政审表、成绩单、录取通知书等相关材料。在新生入学前，将档案材料整理核对后移交学校学生档案室。（二）各教学院（系）1.负责收集本学院（系）学生在校期间的各类档案材料，如成绩单、奖惩情况、社会实践报告、实习鉴定等。2.对收集到的档案材料进行初步审核，确保材料真实、完整、规范。3.定期将审核后的档案材料移交学校学生档案室。（三）学校就业指导中心负责收集毕业生就业相关材料，如就业协议书、就业推荐表、实习协议、劳动合同等。在毕业生就业手续办理过程中，将相关材料整理后移交学校学生档案室。（四）学生档案室1.负责接收、整理、保管全校学生档案，建立健全学生档案管理数据库。2.对各部门移交的档案材料进行详细审核，对不符合要求的材料及时反馈并要求补充完善。3.按照档案管理的有关规定，做好档案的安全保管、查阅利用等工作。三、档案收集内容及要求（一）新生入学档案1.高考报名登记表：应包含考生基本信息、报考科目、成绩等内容，由省级招生考试机构提供并加盖公章。2.体检表：须为省级招生考试机构指定医院出具的正式体检报告，内容完整、清晰，加盖医院体检专用章。3.政审表：由考生所在学校或单位填写，主要审查考生政治思想表现，加盖相关部门公章。4.成绩单：高中阶段各学期期末考试成绩，须加盖学校公章。5.录取通知书：学校发放的正式录取通知书原件。6.其他材料：如个人简历、获奖证书等相关材料（根据学校要求提供）。（二）在校期间档案1.成绩单：每学期期末考试成绩，包括必修课、选修课成绩，由教务处统一打印并加盖公章。2.奖惩情况奖励材料：包括学校及以上级别的三好学生、优秀学生干部、奖学金证书等，原件或复印件（复印件须加盖颁发部门公章）。处分材料：学校对学生作出的警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等处分决定及相关证明材料。3.社会实践报告：学生参加社会实践活动后撰写的报告，由指导教师签字并加盖学院（系）公章。4.实习鉴定：学生实习单位出具的实习鉴定表，内容包括实习表现、实习成绩等，加盖实习单位公章。5.党团组织材料入党申请书：学生本人向党组织递交的入党申请书原件。入党志愿书：经党组织批准入党的学生的入党志愿书原件，须有上级党组织盖章。团组织关系证明：入团志愿书、团员证等相关材料。6.其他材料：如学生的科研成果、竞赛获奖证书、资格证书等相关证明材料（根据学校要求提供）。（三）毕业生档案1.就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议书原件。2.就业推荐表：学校就业指导中心统一印制并盖章的就业推荐表原件。3.实习协议：毕业生实习期间签订的实习协议原件。4.劳动合同：毕业生已签订的劳动合同原件（已就业毕业生提供）。5.其他材料：如毕业生离校前的相关手续办理情况记录、毕业生登记表等（根据学校要求提供）。（四）档案材料要求1.档案材料应使用A4规格纸张，内容清晰、完整，签字盖章齐全。2.复印件须注明“此件与原件相符”字样，并加盖原件保存单位公章。3.电子档案材料应与纸质档案内容一致，格式规范，存储介质安全可靠。四、档案收集流程（一）新生入学档案收集1.学校招生办公室在新生录取工作结束后，向新生发放档案材料清单及档案袋。2.新生按照要求将档案材料整理齐全后，在规定时间内交至学校招生办公室。3.招生办公室对新生档案进行初步审核，核对材料清单与档案内容是否一致，对不符合要求的档案及时通知学生补充完善。4.审核无误后，招生办公室将新生档案整理打包，移交学校学生档案室。（二）在校期间档案收集1.每学期末，各教学院（系）组织学生整理本学期的档案材料，并按照要求填写档案目录。2.学生将整理好的档案材料交至所在班级辅导员处。3.辅导员对班级学生档案进行初步审核，检查材料是否齐全、规范，对不符合要求的材料退回学生补充。4.辅导员将审核后的班级学生档案交至各教学院（系）教学秘书。5.教学院（系）教学秘书对本院（系）学生档案进行再次审核，确保档案内容真实、完整、准确。6.审核通过后，教学院（系）教学秘书将档案材料移交学校学生档案室。（三）毕业生档案收集1.学校就业指导中心在毕业生就业工作开始前，向毕业生发放毕业生档案材料清单及档案袋。2.毕业生按照要求将就业相关材料整理齐全后，在规定时间内交至学校就业指导中心。3.就业指导中心对毕业生档案进行初步审核，核对材料清单与档案内容是否一致，对不符合要求的档案及时通知学生补充完善。4.审核无误后，就业指导中心将毕业生档案整理打包，移交学校学生档案室。五、档案收集时间安排（一）新生入学档案收集在新生入学报到前一周内完成档案收集工作，并移交学校学生档案室。（二）在校期间档案收集1.每学期末最后一周为档案收集时间，各教学院（系）应在本学期结束后两周内将档案材料移交学校学生档案室。2.如有特殊情况需要提前或推迟收集档案，须提前通知相关部门和学生。（三）毕业生档案收集1.毕业生在毕业离校前一周内将档案材料交至学校就业指导中心。2.学校就业指导中心在毕业生离校后两周内完成档案审核整理工作，并移交学校学生档案室。六、档案审核与整理（一）审核内容1.档案材料的真实性、完整性和准确性。2.材料的签字盖章是否齐全。3.材料的格式是否符合要求。（二）审核方式1.对移交过来的档案材料进行逐份核对，与档案目录进行比对。2.对重要材料进行抽查核实，如成绩单、奖惩情况等。3.发现问题及时与移交部门或学生本人沟通，要求补充完善或更正。（三）整理要求1.按照档案类别和时间顺序进行分类整理，同一类材料集中存放。2.每份材料均应编写页码，并在档案目录中注明页码。3.档案材料应使用标准档案盒或档案袋进行装订存放，盒（袋）外应标明档案类别、年级、专业、班级等信息。七、档案保管与保密（一）保管要求1.学校学生档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案存放环境适宜。2.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露学生档案内容。2.查阅档案须经学校相关部门负责人批准，并在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。3.对涉及学生个人隐私的档案材料，应采取特殊保密措施，确保学生权益不受侵害。八、档案查阅与利用（一）查阅范围1.学校内部各部门因工作需要查阅学生档案的，须经学校分管领导批准。2.校外单位因工作需要查阅学生档案的，须持单位介绍信及查阅人有效身份证件，经学校分管领导批准，并办理查阅登记手续。3.学生本人因特殊情况需要查阅本人档案的，须经学校学生档案室同意，并办理查阅登记手续。（二）查阅程序1.查阅人填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至学校相关部门负责人或学生档案室，经批准后领取档案查阅凭证。3.查阅人凭查阅凭证到学生档案室查阅档案，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时归还档案。4.查阅人如需摘抄、复制档案内容，须经学校学生档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.学生档案仅供学校内部各部门及校外单位因工作需要查阅使用，不得用于其他目的。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.学校学生档案室应建立档案查阅利用登记台账，详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。九、档案转递（一）转递范围1.毕业生档案按照就业去向转递至用人单位或就业主管部门。2.学生因转学、休学、退学等原因需要转递档案的，按照学校相关规定办理。（二）转递程序1.学校学生档案室根据档案转递要求，填写《学生档案转递通知单》，注明档案转递去向、档案内容等信息。2.将档案材料整理齐全，装入专用档案袋，并在档案袋封口处加盖学校学生档案室公章。3.通过机要通信或专人送取等方式将档案转递至接收单位，同时将《学生档案转递通知单》回执