存货管理及流程

公司内部控制规范一存货

第一章总则

第一条为了加强公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中

的差错和舞弊，网户存货的安全、会，提高存货运营效率，根据《中华

人融和国会I书去》和财陶隋五音陵《公司内渤舜相见范》和《股

份公司内部控制规范--存货》等有关规定，并结合公司实际情况,

制定本规范。

第二条本规范所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售

的产成品或商品、处^^过程中的在产品、过则悬共劳务过

程中耗用的材料和物料，主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、

商品等。公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本规范。

第三条公司各级领导对本公司存货业务内部控制的建立健全和

有效实施负责。

第四条公司在建立并实施存货内部控制制度中，至少应当强化

对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

（-）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当

科学合理；

（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明

确；

（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，

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对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触

条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；

（四）存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法应当符

合国家统一的会计制度的规定。

第二章职责分工与授权批准

第五条公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和

岗位的职责权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和

监督。

采购部、制造部负责对在库物资及委外半成品、自制半成品、产

成品的采购、保管、搬运、防护、交接、销售、处置等管理工作。部

分委外半成品和自制半成品库房在车间的，由各车间负责保管及收

发。公司不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。存货业务不相

容岗位至少包括：

（-）存货的采购、验收与付款；

（二）存货的保管与清查；

（三）存货的销售与收款；

（四）存货处置的申请与审批、审批与执行；

（五）存货业务的审批、执行与相关会计记录。

第六条公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务

的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。

第七条公司应当建立存货业务的授权批准制度，负责存货采购

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的部门应明确授权批定的方式、程序和相关控制措施，采购人员应按

照生产计划按时编制公司物资采购计划，年度物资采购计划要由部门

领导及主管副总经理审批，并经相关部门会签后董事长审批。季度和

月度采购计划原则上根据年度生产计划安排，由部门领导审批后执行。

严禁未经授权的机构或人员办理存货业务。

第八条审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围

内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审

批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货

业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第九条对存货的管理和控制运用公司计算机系统和网络技术

实现，严格按照系统程序进行管理。技术管理部应注意计算机系统的

有效性、可靠性和安全性，定期检查运行程序,并制定防范意外事项

的有效措施。

第三章请购与采购控制

第十条公司采购部、制造部应当按照公司采购控制程序文件，

根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，

第十一条公司采购部、制造部还应制定合理的存储定额，物资

的存储定额通常是在一定管理条件下为保证生产顺利进行所必要的、

经济合理的物资储备数量标准；不同的材料有不同的标准，特别是大

宗原材料和燃木樱根据不同的季节制定不同的合理库存，以减少资金

浪费。

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公司采购部、制造部应当指定专人逐日根据各种材料的采购间隔

期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，计算安全存

货水平和经济采购批量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零

库存。

第十二条公司采购部、制造部应当根据公司采购管理暂行规定

进行采购，确保采购过程的透明化。应根据预算或采购计划办理采购手

续，严格控制预算外或计划勺原购。公司年度采购计划外项目,若要求

紧急采购时，由采购部门填制《急需、紧急货物采购单》，经费用主

管部门确认、采购部门分管副总经理签署意见、价格部审核、总会计

师批准后方可采购（其它相关手续应在采购活动发生后一周内完成）；

公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、

季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行

情况予以考核。

第十三条公司应当根据存货的不同取得方式，采取相应的控制

方法实施有效控制，确保存货取得真实、合理、透明。

（-）公司外购存货，应当符合《公司内部控制规范一采购与付

款》的有关规定，采购批量和采购时点的确定应当符合市场状况、行

业特征和公司经营管理的实际需要。

（二）公司接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当

经过评估和检查，并与公司合同或协议的约定相一致。

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（三）公司取得的存货为对方公司抵顶债务的，该类存货的取得

应经过公司有关部门和人员审核批准,其实有价值和质量状况应当符

合双方的有关协议。

第四章验收与保管控制

第十四条采购部门要对采购物资进行验证。验证其是否与采购

（委外）计划和采购（委外）合同的各项要求相一致，如产品名称、

规格、型号、数量、供货厂家及供方随货物提交的检验、试验过程控

制记录。检验部对采购物资的检验按《监视、检测和测量控制程序》

规定执行，出具采购物资验证的检验记录。对于验收合格的存货，应

当及时办理入库手续。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门和人员应当立

即向有关部门报告；有关部门应当及时查明原因，视存货的不同取得

方式作出相应处理。

第十五条外购存货入库前一般应经过以下脸收程序：

（-）检查订货合同、入库通知单、供货公司提供的材质证明、

合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；

（二）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交

货期与订购单中的交货期是否一致；

（三）对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部

专家协助进行；

（四）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，

对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔。

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第十六条对入库的自制存货，应当重点关注产品质量，检验部

门应派专人对其进行检验，通过检验合格的半成品、产成品才能办理

入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。采购后

实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法及时

办理出、入库手续。

第十七条公司应当建立存货保管制度，按照公司物资仓库管理

标准加强存货的日常保管工作。

(-)应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，结合存货的具体

特征，建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；

(二)各公司应当建立存货的分类管理制度，对贵重物品、生产

用关键备件、精密仪器、危险品的仓储，应当采取额外控制措施，确

保重要存货的保管、调用、转移等经过严格授权批准，且在同一环节

有两人或两人以上同时经办。

第十八条存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详

细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，

并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。公司存货明

细账不得出现负数余额。

对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本

公司存货相混淆。

入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当缁B门领导

审批，经办人在修改处签字确认，资产财务部审核同意后执行。

第十九条对于已售商品退货的入库，成品库应根据营销中心填

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写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验

收。因产品质量问题发生的退货，应入返修库房，按照公司返修产品

核算管理办法，选择修复、报废等措施。

第二十条存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，

严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿

或存货卡片，并详细标明存放地点。

第二十一条制造部应当督促各生产车间加强对生产现场的材

料、低值易耗品、半成品等物资的管理与控制，并根据生产特点、工

艺流程等对转入、转出存货的品种、数量等进行交接记录。对在生产

过程中废弃的存货，也应进行登记，防止浪费、被盗和流失。

各公司仓储、保管部门应当建立岗位责任制，明确各岗位在值班

轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓库清理、安全保卫、情况

记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。

第二十二条存货采购应当按照国家统一的会计制度的规定进行

初始计量，正确核算存货采购成本。资产财务部应当根据验收证明对

验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金

额。存货仓储、保管部门对会计期末货物已到、发票未到的存货，应

办理暂估入账手续交资产财务部核算。

第五章领用与发出控制

第二十三条公司存货仓储、保管部门应当建立严格的存货领用

和发出制度。根据公司限额领用材料管理标准进行领用与发出控制。

公司生产车间领用原材料、辅助材料,应当按工艺部核定的消耗

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定额开具限额领料单，经材料员、计划员、车间主任审批后到库房严

格按材料消耗定额领料。生产车间、其他部门的费用性领料单，经材

料员、车间主任、会计员及费用归口部门审批后到库房领料。超出存

货领料限额的，应当经过相关部门的特别授权。

库存商品的发出需要开具经过部门领导批准的销售清单,仓库应

当根据经审批的销售清单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和

财务部门核对。

第二十四条公司库管人员应当明确发出存货的流程，根据公司

规定的出入库手续（如领料单、销售单等）及时办理物资出库，及时

核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号一致。要严格审

核出库凭据内容的完整性、规范性，对费用性领料单要特别注意审核

是否经领料单位会计和负责人签字，定额领料是否经定额审核人员签

章，销售单是否经部门负责人签审。还要注意坚持一单一号（生产命

令号、费用号）一种材料。

第二十五条资产财务部应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、

出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避

免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。

第六章盘点与处置控制

第二十六条各公司应当建立健全存货清查盘点制度，资产财务

部、采购部、工艺部、制造部每年定期（每年至少一次）对各类存货

进行实地清蛰和盘点库，清点核对库存物资，要做到账实相符，及时

发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况，对出现的异

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常情况及时汇报。

第二十七条存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，分析原因，

提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。对存货

盘亏、非正常损失按照公司成本核算考核管理规定进行责任追究。

第二十八条仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握

存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。选择有效的处

理方式，并经相关部门审批后对残、次、冷、背存货作出相应的处置。

公司对已经销账但未正式处置的存货，建立〃账销案存〃管理制

度，继续进行实物管理。公司单项存货损失超过5000元的，应报集

团公司批准。

第二十九条存货的会计处理，应当符合国家统一的会计制度的

规定。根据存货的特点及公司内部存货流转的管理方式，公司存货采

用计划成本核算，发出存货计价方法为计划成本法，每年要对计划成

本差异率进行检查。对计划成本偏离实际成本10%以上的，应及时

调整计划成本。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。

每年年末仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄

分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会

计处理，并附有关书面记录材料。

第七章监督检查

第三十条公司应当制定科学规范的存货业务流程，明确存货的

取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要

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求，并设置相应的记录或凭证，如实