省外办外事工作制度

PAGE省外办外事工作制度一、总则（一）目的为规范省外办外事工作，确保外事活动的顺利开展，维护国家主权、安全和利益，促进对外交流与合作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于省外办机关及所属事业单位工作人员参与的各类外事活动，包括因公出国（境）、邀请外国人员来访、参加国际会议、举办涉外活动等。（三）基本原则1.维护国家利益原则：外事工作必须坚定维护国家主权、安全和发展利益，在对外交往中展现中国立场、中国声音。2.遵守法律法规原则：严格遵守国家有关外事工作的法律法规、方针政策以及外事纪律，依法依规开展外事活动。3.服务外交大局原则：外事工作要围绕国家外交总体布局，积极配合外交工作重点，为国家对外战略目标服务。4.务实高效原则：注重外事活动的实际效果，精简务实，提高工作效率，降低行政成本。5.安全第一原则：牢固树立安全意识，切实加强外事活动中的安全管理，确保人员和财产安全。二、因公出国（境）管理（一）审批程序1.计划申报：各部门根据工作需要，提前制定年度因公出国（境）计划，填写《省外办因公出国（境）计划申请表》，详细说明出访任务、人员构成、时间安排、经费预算等内容，报省外办综合业务部门。2.初审：综合业务部门对各部门申报的计划进行初步审核，重点审查出访必要性、人员资格、行程安排、经费预算等，提出初审意见。3.审批：初审通过后，报省外办领导审批。重要出访任务需报上级主管部门批准。4.备案：经批准的因公出国（境）计划，由综合业务部门负责向相关部门备案。（二）人员选派1.政治素质：选派政治素质高、业务能力强、熟悉外事工作的人员参加因公出国（境）活动。2.工作需要：根据出访任务的性质和要求，选派合适的人员，确保能够胜任工作。3.回避规定：有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人员，不得同时被派往同一国家（地区）执行同一任务。（三）出访任务管理1.任务明确：出访人员应明确出访任务，制定详细的工作计划和日程安排，确保出访活动有的放矢。2.成果要求：出访人员应在出访结束后提交出访报告，总结出访成果，提出工作建议。3.保密要求：出访人员要严格遵守国家保密规定，妥善保管涉密文件和资料，不得泄露国家机密。（四）经费管理1.预算编制：因公出国（境）经费预算应严格按照国家有关规定编制，包括国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费等。2.经费审批：经费预算经省外办财务部门审核后，报省外办领导审批。3.经费使用：出访人员应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围，提高开支标准。4.报销结算：出访结束后，出访人员应及时办理经费报销手续，提供真实、合法、有效的报销凭证。三、邀请外国人员来访管理（一）邀请审批1.邀请申请：各部门因工作需要邀请外国人员来访，应提前填写《省外办邀请外国人员来访申请表》，详细说明邀请对象、来访目的、时间安排、活动内容等，报省外办综合业务部门。2.初审：综合业务部门对邀请申请进行初步审核，重点审查邀请必要性、邀请对象背景、活动安排等，提出初审意见。3.审批：初审通过后，报省外办领导审批。重要邀请需报上级主管部门批准。4.备案：经批准邀请外国人员来访的相关信息，由综合业务部门负责向相关部门备案。（二）接待安排1.接待计划：根据批准的邀请申请，制定详细的接待计划，明确接待规格、活动安排、经费预算等。2.安全保障：加强对外国来访人员的安全保障工作，确保其人身安全和活动顺利进行。3.礼宾礼仪：严格遵守礼宾礼仪规范，做好迎送、会见、宴请等活动的组织安排。（三）经费管理1.预算编制：邀请外国人员来访经费预算应严格按照国家有关规定编制，包括住宿费、伙食费、交通费、参观游览费、公杂费等。2.经费审批：经费预算经省外办财务部门审核后，报省外办领导审批。3.经费使用：接待单位应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围，提高开支标准。4.报销结算：接待工作结束后，接待单位应及时办理经费报销手续，提供真实、合法、有效的报销凭证。四、参加国际会议管理（一）会议申报1.会议信息收集：各部门及时收集国际会议信息，包括会议主题、时间、地点、参会要求等。2.参会申请：根据会议信息，填写《省外办参加国际会议申请表》，详细说明参会人员、会议内容、参会目的、经费预算等，报省外办综合业务部门。3.初审：综合业务部门对参会申请进行初步审核，重点审查会议相关性、人员资格、经费预算等，提出初审意见。4.审批：初审通过后，报省外办领导审批。重要会议需报上级主管部门批准。5.备案：经批准参加国际会议的相关信息，由综合业务部门负责向相关部门备案。（二）参会准备1.材料准备：参会人员应根据会议要求，准备好相关发言材料、交流资料等。2.培训学习：对于重要国际会议，可组织参会人员进行培训学习，提高参会水平。3.行前安排：做好参会人员的行前准备工作，包括护照签证办理、机票预订、行李准备等。（三）会议期间管理1.遵守会议纪律：参会人员要严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真听取发言，积极参与讨论。2.维护国家形象：在会议期间，要展现中国外交人员的良好形象，积极宣传中国的政策主张和发展成就。3.信息报告：参会人员应及时向省外办报告会议进展情况、重要信息等。（四）经费管理1.预算编制：参加国际会议经费预算应严格按照国家有关规定编制，包括会议注册费、国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费等。2.经费审批：经费预算经省外办财务部门审核后，报省外办领导审批。3.经费使用：参会人员应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围，提高开支标准。4.报销结算：会议结束后，参会人员应及时办理经费报销手续，提供真实、合法、有效的报销凭证。五、举办涉外活动管理（一）活动申报1.活动计划：各部门根据工作需要，提前制定举办涉外活动计划，填写《省外办举办涉外活动申请表》，详细说明活动主题、时间、地点、参与人员、活动内容、经费预算等，报省外办综合业务部门。2.初审：综合业务部门对活动申请进行初步审核，重点审查活动必要性、活动安排、安全保障、经费预算等，提出初审意见。3.审批：初审通过后，报省外办领导审批。重要活动需报上级主管部门批准。4.备案：经批准举办涉外活动的相关信息，由综合业务部门负责向相关部门备案。（二）活动筹备1.方案制定：根据批准的活动计划，制定详细的活动实施方案，明确活动流程、责任分工、安全措施等。2.邀请嘉宾：按照活动方案邀请外国嘉宾，提前做好沟通协调工作。3.场地布置：精心布置活动场地，营造良好的活动氛围。4.安全保障：制定安全保障方案，加强活动现场的安全管理，确保人员和财产安全。（三）活动实施1.组织协调：活动实施过程中，要加强组织协调，确保各项活动环节顺利进行。2.礼宾礼仪：严格遵守礼宾礼仪规范，做好迎送、会见、宴请、交流等活动的组织安排。3.信息宣传：做好活动的信息宣传工作，及时向媒体发布活动信息，展示活动成果。（四）经费管理1.预算编制：举办涉外活动经费预算应严格按照国家有关规定编制，包括场地租赁、嘉宾邀请、餐饮住宿、宣传推广、安全保障等费用。2.经费审批：经费预算经省外办财务部门审核后，报省外办领导审批。3.经费使用：活动承办单位应严格按照批准的经费预算使用经费，不得擅自扩大开支范围，提高开支标准。4.报销结算：活动结束后，活动承办单位应及时办理经费报销手续，提供真实、合法、有效的报销凭证。六、外事礼宾礼仪规范（一）迎送礼仪1.迎接：根据来访人员的身份和规格，安排相应的迎接人员和仪式。迎接人员应提前到达指定地点，热情迎接来访人员，做好引导和介绍工作。2.送行：安排合适的送行人员和仪式，为来访人员送行。送行人员应提前到达送行地点，与来访人员亲切话别，表达良好祝愿。（二）会见礼仪1.会见安排：根据会见双方的身份和目的，确定会见的时间、地点、人员等。会见场地应整洁、舒适，布置得体。2.会见过程：会见双方应准时到达会见地点，按照礼宾顺序就座。会见过程中，要注意语言表达礼貌、得体，尊重对方意见，保持良好的沟通氛围。（三）宴请礼仪1.宴请安排：根据宴请的目的、对象和规格，确定宴请的时间、地点、菜单等。宴请场地应环境优雅，服务周到。2.宴请过程：宴请时，要注意座次安排、餐具使用、用餐礼仪等。主人应热情招待客人，客人应礼貌回应，共同营造愉快的用餐氛围。（四）着装礼仪外事活动中，工作人员应根据活动性质和场合，穿着得体、庄重。一般应穿着正装，男士着西装、领带，女士着套装、裙装等。不得穿着奇装异服或过于随意的服装。（五）语言礼仪外事活动中，工作人员应使用规范、礼貌的语言。语言表达要清晰流畅，语速适中，语气平和。尊重不同国家和地区的语言习惯和文化差异不得使用不当、不礼貌的语言。七、外事安全管理（一）安全制度1.建立健全安全管理制度：明确外事活动中的安全责任，制定安全防范措施和应急预案。2.安全教育培训：定期对外事工作人员进行安全知识培训，提高安全意识和应急处置能力。（二）安全防范1.人员安全：加强对出访人员和来访外国人员的安全保护，确保其人身安全。2.信息安全：加强外事信息安全管理，防止涉密信息泄露。3.活动安全：对各类外事活动进行安全评估，制定安全保障方案，确保活动安全顺利进行。（三）应急处置1.应急预案制定：针对可能出现的安全突发事件，制定完善的应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.应急演练：定期组织应急演练，提高应急处置能力和协同配合能力。3.突发事件处理：一旦发生安全突发事件，要迅速启动应急预案，及时采取有效措施进行处置，并向上级主管部门报告。八、外事纪律与监督检查（一）外事纪律1.遵守法律法规：严格遵守国家有关外事工作的法律法规，不得违反法律法规从事外事活动。2.保守国家机密：严格遵守国家保密规定，不得泄露国家机密和工作秘密。3.廉洁自律：外事工作人员要廉洁奉公，不得利用外事活动谋取私利。4.遵守外事