扶贫办档案工作制度

PAGE扶贫办档案工作制度一、总则（一）目的为加强扶贫办档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫办机关各科室及所属事业单位在各项扶贫工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则扶贫办档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案应如实反映扶贫工作的全过程和各项活动，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理扶贫工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善档案工作制度、工作计划，并组织实施。2.集中统一管理扶贫办各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。5.按照规定对档案进行鉴定，及时销毁已失去保存价值的档案，并做好销毁记录。6.积极开展档案利用工作，为扶贫工作提供档案信息服务，根据工作需要，及时、准确地提供档案资料。7.组织开展档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质和技能水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各科室档案管理人员1.负责本科室档案的收集、整理和初步立卷工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查询、利用等工作，提供本科室档案相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与扶贫工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.扶贫办制定的工作计划、总结、报告、统计报表、会议记录、纪要等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件、资料、合同、协议、招投标文件等。4.扶贫资金管理方面的文件、账目、报表等。5.扶贫工作调研、考察、培训等活动中形成的文件、资料、照片及声像资料等。6.与扶贫对象有关的各类信息资料，如贫困人员档案、帮扶记录等。7.其他与扶贫工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，及时将本科室在工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得随意涂改、损毁或丢失。3.对收集到的档案材料，应按照形成时间、内容等进行初步分类整理，便于移交综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，分为文书档案、项目档案、财务档案、声像档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；项目档案按照项目类别和阶段进行分类；财务档案按照会计年度和档案类别进行分类；声像档案按照载体形式和内容进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。文书档案编号采用年度保管期限流水号的形式；项目档案编号采用项目代码阶段代码流水号；财务档案编号采用会计年度档案类别代码流水号；声像档案编号采用载体代码形成时间流水号。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案信息。同时，对重要档案编制卷内目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案存放环境安全。2.库房应具备足够的空间，满足档案存放的需要，并设置专门的档案架、柜等存储设备，对档案进行分类存放。3.库房内应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案存放方式1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等，避免相互影响。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映扶贫工作重大历史事件、重要政策法规、具有长远查考利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度和实际需要确定保管期限。（四）档案保管检查1.综合档案室应定期对档案保管状况进行检查，每月至少进行一次库房巡查，并做好检查记录。2.检查内容包括档案的存放位置是否正确、保管环境是否符合要求、档案是否有损坏或丢失等情况。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如调整温湿度、修复损坏档案、补充缺失档案等。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合扶贫办档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查档案内容，从档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关科室负责人组成。鉴定小组负责对拟销毁档案进行审查和鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，对照档案保管期限表，判断档案是否已超过保管期限，是否失去保存价值。2.对于涉及重要政策、重大项目、历史遗留问题等档案，应进行重点审查，确保其保存价值。3.征求相关科室和人员的意见，了解档案在实际工作中的利用情况，综合判断档案的去留。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制拟销毁档案清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等详细信息。2.将拟销毁档案清单报扶贫办领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案销毁的凭证和记录。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面。3.定期编制档案统计报表，向上级档案管理部门和本单位领导汇报档案工作情况，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.扶贫办所属事业单位应按照规定定期向扶贫办综合档案室移交档案，移交时应办理交接手续，填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括移交单位、移交日期、档案名称、数量、保管期限等内容，交接双方签字确认。3.对移交的档案，综合档案室应及时进行整理、编目，纳入统一管理。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务扶贫工作原则以服务扶贫工作为宗旨，积极为扶贫决策、项目实施、工作查考等提供档案信息支持。3.保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护国家和单位的利益。（二）利用方式1.查阅设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者需填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经批准后在查阅室内查阅档案。查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。到期应及时归还档案，如因特殊情况需要延期借阅，应办理续借手续。3.出具证明根据利用者的需求，为其出具档案证明材料。出具证明应依据档案原件内容，如实反映档案信息，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、出具证明情况等。利用登记应及时、准确、完整，以便统计分析档案利用效果。八、电子档案管理（一）电子档案收集1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件的收集范围与纸质档案收集范围一致，包括各类办公文件、项目文件、财务数据、声像资料等电子版本。3.收集的电子文件应采用通用格式存储，如文档类采用.doc、.docx、.pdf等格式，表格类采用.xls、.xlsx等格式，图像类采用.jpg、.png等格式，音频视频类采用.mp4、.avi等格式，便于长期保存和利用。（二）电子档案整理1.对收集到的电子文件进行分类整理，按照与纸质档案相同的分类方法进行分类，建立电子档案目录数据库。2.电子文件应按照其形成规律和内在联系进行命名，命名应简洁明了，反映文件的主要内容和形成时间等信息，便于识别和查找。3.对电子文件进行元数据著录，元数据应包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等基本信息，确保电子档案的可追溯性和规范性。（三）电子档案存储1.建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行集中存储。存储系统应具备数据备份、恢复、容灾等功能，确保电子档案数据的安全可靠。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储等，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对电子档案存储环境进行监控，确保存储设备的正常运行，保持适宜的温度、湿度等环境条件。（四）电子档案利用1.建立电子档案利用平台，为利用者提供电子档案在线查阅、下载等服务。利用者需通过身份认证登录平台，按照权限进行操作。2.对电子档案的利用情况进行记录，包括利用者姓名、利用时间、利用内容等信息，以便统计分析电子档案利用效果。3.在电子档案利用过程中，应采取技术手段防止电子档案被非法篡改、删除或泄露，确保电子档案信息安全。九、声像档案管理（一）声像档案收集范围1.扶贫工作中形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等声像资料。2.扶贫工作会议、调研、考察、培训、项目验收等活动的照片、录音、录像资料。3.反映扶贫工作成果、贫困地区面貌变化等具有保存价值的声像资料。（二）声像档案整理1.对声像档案进行分类整理，按照照片、录音带、录像带、光盘等不同载体形式进行分类，再根据内容和时间顺序进行排列。2.为声像档案编制题名，题名应准确反映声像资料的主要内容、拍摄或录制时间、地点、人物等信息。3.对声像档案进行编号，编号应与纸质档案编号相对应，便于查找和利用。同时，对声像档案进行简要文字说明，注明拍摄或录制目的、背景、人物身份等信息。（三）声像档案存储1.声像档案应采用专门的存储设备进行保管，如照片档案应存放在相册或照片档案册中，录音带、录像带应存放在磁带盒中，光盘应存放在光盘盒中，并做好防潮、防虫、防磁等措施。2.对重要的声像档案应进行数字化处理，存储在电子档案存储系统中，以便长期保