宠物摄影服务公司采购合同管理制度

宠物摄影服务公司采购合同管理制度第一章总则第一条为规范宠物摄影服务公司采购合同的全流程管理工作，明确合同签订、履行、变更、解除及归档等各环节的管理标准与责任划分，防范合同法律风险与经济损失，保障公司摄影器材、宠物道具、拍摄耗材、服务配套物资等采购工作的合法合规开展，维护公司的合法经济权益与正常运营秩序，结合宠物摄影行业服务特性、公司经营规模及实际管理需求，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等国家相关法律法规，制定本制度。第二条本制度所称采购合同，是指公司与自然人、法人及其他非法人组织之间签订的，以购买摄影专业器材、宠物拍摄道具、主题服饰、背景布景、后期制作耗材、宠物护理用品、办公物资及其他与宠物摄影服务相关的货物、服务、劳务为目的，明确双方权利义务关系的书面协议。采购合同形式包括正式合同书、协议书、订单确认书、补充协议等具有法律约束力的书面文件。第三条本制度适用于公司各部门、各门店及所有工作人员开展的各类物资采购、服务采购相关的合同管理工作，覆盖采购合同的需求提报、供应商筛选、条款洽谈、起草审核、签字盖章、履行跟踪、纠纷处理、档案保管全生命周期，公司全资子公司、合作门店参照本制度执行。第四条采购合同管理遵循合法合规、平等自愿、公平诚信、风险可控、效益优先的基本原则。所有采购合同必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，严禁签订违法违规、损害公司利益、存在重大风险漏洞的合同；合同条款需明确双方权利义务，做到权责清晰、表述严谨、可落地执行，贴合宠物摄影服务采购的实际需求。第五条公司采购合同实行统一归口管理、分级分类审批、全程责任追溯的管理模式，指定专门部门作为采购合同管理核心部门，统筹负责合同的标准化制定、审核监督、档案管理工作，各采购需求部门、财务部门、法律事务岗位协同配合，共同完成采购合同管理工作。第二章管理职责划分第六条采购归口管理部门职责：负责制定公司采购合同标准化模板，针对摄影器材采购、宠物道具采购、耗材批量采购等不同类型采购业务，制定专属合同范本；负责审核所有采购合同的条款合规性、完整性，核查合同标的、数量、质量、价格、交付、验收、付款、违约责任等核心条款；负责合同盖章、编号、登记、归档管理，建立合同管理台账；负责跟踪合同履行进度，协调处理合同履行中的基础问题；负责定期梳理合同管理工作，优化合同管理流程。第七条采购需求部门职责：根据宠物摄影服务开展需求，提报真实、准确的采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量标准、交付时间等核心要求；负责对接供应商，开展前期洽谈，收集供应商资质文件，起草合同初稿；负责合同标的物的现场验收、数量核对、质量检测，确保采购物资符合宠物拍摄使用要求；负责及时反馈合同履行中的问题，配合完成合同纠纷处理。第八条财务部门职责：负责审核采购合同的价格合理性、付款方式合规性、预算匹配性，核查合同金额是否在公司采购预算范围内；负责按照合同约定办理付款手续，监控合同资金支付进度；负责留存合同财务联，做好合同费用核算、票据管理工作；负责对合同履行中的资金风险进行预警。第九条法律事务岗位职责：负责对重大采购合同、大额采购合同进行法律合规审核，排查合同中的法律风险，提出修改完善意见；负责为合同纠纷处理提供法律支持，指导相关部门开展维权、协商、诉讼等工作；负责向工作人员开展采购合同法律知识培训，提升合同风险防范意识。第十条公司管理人员职责：按照审批权限，对不同金额、不同类型的采购合同进行审批签字，对合同的合法性、合理性、效益性负责；严禁越权审批、违规审批采购合同，对审批通过的合同承担相应管理责任。第三章采购合同起草与审核第十一条采购合同起草前，需求部门需完成供应商资质审核、市场比价、样品验收等前期工作，确保供应商具备合法经营资质、履约能力，采购价格符合市场公允价格，采购物资适配宠物摄影服务使用场景。严禁与无资质、失信被执行人、存在重大经营风险的供应商签订采购合同。第十二条采购合同必须采用书面形式，优先使用公司制定的标准化合同范本，不得随意删减核心条款。若因特殊业务需要修改范本条款，需经采购归口管理部门、法律事务岗位审核同意后方可调整。第十三条采购合同核心条款必须完整明确，具体包括：合同双方的全称、统一社会信用代码、地址、联系方式等基本信息；采购标的物的名称、规格、型号、材质、数量、质量标准、技术要求，针对宠物摄影专用器材、道具需明确适配场景、使用寿命、售后保障；合同总价、单价、税费承担方式；交付时间、交付地点、运输方式、装卸责任；验收标准、验收流程、验收期限，明确宠物摄影物资不合格的处理方式；付款方式、付款期限、付款账号；违约责任、违约金计算方式、损失赔偿范围；合同变更、解除条件；争议解决方式；合同生效条件、期限；双方签字盖章栏及其他约定条款。第十四条采购合同实行分级审核制度，小额常规采购合同由需求部门起草、采购归口管理部门审核、财务部门复核后生效；大额采购合同、特殊物资采购合同需增加法律事务岗位审核、公司负责人审批流程。所有审核环节需签署明确意见，无异议后方可进入盖章流程。第十五条审核人员需严格履行审核职责，重点核查合同条款是否与采购需求一致、价格是否合理、风险条款是否清晰、违约责任是否对等、是否符合公司管理制度，发现问题及时退回修改，严禁审核走过场、放任合同风险。第四章采购合同签订与盖章第十六条采购合同经全部审核流程通过后，方可正式签订。合同签订主体必须为公司法定主体，严禁以部门、个人名义对外签订采购合同，特殊情况需经公司书面授权。第十七条合同签字人员需为公司法定代表人、负责人或经书面授权的委托代理人，委托代理人需在授权范围内行使签字权利，严禁超权限签字。第十八条公司合同专用章、公章由专人保管，盖章前需核对合同审核流程完整、条款无误，盖章后需在合同骑缝处加盖印章，确保合同文本完整无篡改。严禁在空白合同、未审核完成的合同上加盖印章。第十九条采购合同一式多份，公司留存至少两份，分别由采购归口管理部门、财务部门保管，供应商留存对应份数，所有合同文本需清晰完整，无涂改、无缺页。第五章采购合同履行与跟踪第二十条合同签订生效后，供需双方需严格按照合同约定履行义务。需求部门作为合同履行跟踪第一责任部门，需实时跟踪供应商交付进度、物资质量，财务部门按约定履行付款义务，采购归口管理部门统筹监督履行情况。第二十一条采购物资交付后，需求部门需在约定时间内完成验收，对照合同条款核对物资规格、数量、质量，针对摄影器材需测试功能完整性，针对宠物道具需检查安全性、适配性，验收合格后签署验收单；验收不合格的，需及时书面通知供应商，按合同约定办理退换货、返工、赔偿等事宜。第二十二条合同履行过程中，若因市场变化、宠物摄影服务调整、供应商问题等原因需要变更或解除合同的，需由需求部门提出申请，经审核审批流程通过后，与供应商签订书面变更或解除协议，严禁口头变更、擅自解除合同。第二十三条合同履行完毕后，需求部门需提交履行完成报告，采购归口管理部门核对验收单、付款凭证、发票等资料，确认合同全部履行完毕，纳入完结管理。第六章合同纠纷处理与责任追究第二十四条采购合同履行中发生纠纷的，相关部门需第一时间固定证据，包括合同文本、沟通记录、验收单据、付款凭证等，优先通过协商方式解决；协商不成的，由法律事务岗位介入，按照合同约定的争议解决方式处理。第二十五条因工作人员失职、渎职、违规操作、越权审批、泄露合同信息等行为导致公司经济损失或法律风险的，公司将追究相关人员的责任，包括经济赔偿、行政处分，情节严重的移交司法机关处理。第七章合同档案管理第二十六条采购合同档案实行集中统一管理，采购归口管理部门建立合同管理台账，记录合同编号、名称、供应商、金额、签订时间、履行状态等信息。合同档案包括合同正本、审核资料、验收单据、付款凭证、变更协议、纠纷处理资料等全部文件。第二十七条合同档案保管期限符合国家档案管理规定及公司档