大学生职业素质和能力提升 课件 09会议管理

第八章会议管理我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。——王石本章结构图目录会议准备会议意义会议要素会议种类会议程序会议准备会议过程会议实施过程会议控制会议记录会议沟通会议流程会议跟进特殊会议多形式会议会议心理第一节会议的有效准备领导力就是开会的能力。——翟鸿燊教学目标能够清晰理解会议的主要功能；鉴别某个会议准备的有效性。掌握会议必要性论证的关键要素；有意识地反省会议召开的必要性。明白有效会议的关键因素；明确会议是几个关键角色(主持人、记录者、与会者)的角色内涵。能够较好地充当好会议的主持人角色。理解会议会议：聚会到一起议议，是一种目的性很强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性、多向性沟通活动。因此需要非常周密的准备工作。否则开会就成了“议而不决，决而不行，行而无果”的过场。会议的意义？集思广益的渠道显示一个组织或一个部门存在重要的群体沟通方式会议成本会议的成本=2A×B×TA指的是与会者每小时平均工资的3倍B指参加会议的总人数T指会议召开的时间长短(以小时计算)10个人参加，每个人的平均每小时工资是40元，开会时间是4小时，那么此次会议的直接成本就是=2×40×3×10×4=9,600￥假如类似的会议每周召开一次，则全年按50周计算，总计会议成本为：9600×50=480,000￥会议成本开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会；有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推；上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；每周部门会，季度开大会，下班不能走，还要开晚会；有人忙协调，有人打嗑睡，有人瞎附和，有人紧锁眉；发言缺准备，听来活受罪，扯东又拉西，全凭一张嘴；台上说什么，只听不领会，手机不时响，咋还不散会。会议必要性论证要举行的会议是对解决问题不可或缺的吗？沟通信息、鼓舞士气、解决问题会议的目标与会议成本之间平衡吗？会议的准备工作是否充分？会议过程中的干扰因素和意外是否有预备方案？对会议召开的环境条件是否清楚了解？参会者到达的便捷性、主持人的影响力等因素也提前做好思考。制约会议效率的因素开会时机(中午饭之前)与地点(经理室)不妥许多会议召开都是主管“突发奇想”，与会者对会议目标不清晰，而且会议的准备会比较仓促。会议过程中，主持人缺乏控制必须到会的相关人员未到。从而导致：悬而不决……信息阻塞……本位主义……自由散漫准备工作失败了

你就准备着失败吧明确的会议守则参加者要将工作安排交给会议主席，以保证会议必要人员的参与超过1小时的会议要有书面通知所有参会者要有准备发言的心态会议要准时开始与结束(使用沙漏)负责人对会议决议达成负直接责任会议过程中的与会者的彼此尊重会后两天内参会得拿到会议记录或者决议备忘高效会议的人员准备：主持人思考清晰敏锐善于言词表达良好的分析能力对事不对人的态度公正耐性能灵活地应付“挑刺”人物沉着并自我约束具有幽默感高效会议的人员准备：记录员反应要敏锐写字(或者打字)要快对业务知识要比较了解有较好的记忆力有较好的文字组织、总结能力会议广告作业说明会议的重要性都有哪些。有效地举行会议，需要什么样的流程。如果让你主持一次会议，你将怎么做？影响会议有效性的因素都有哪些？如何避免？会议过程中几个重要角色分别是什么？都起什么作用。第二节会议实施过程教学目标明确会议的一般流程；学会作为主持人的会议控制技巧；以会议组织者的身份，有效核算会议的成本。能够扮演好主持人角色，有效应对会议过程中的突发事件；有效成为会议过程的有效控制者。认识到会议作为一项重要工作的价值，并能够主动寻求其中的可标准化之处；学会会议记录有效处理的方法；能够与关键与会人员有效地达成共识，推进会议结论的执行。会议热身进入状态签到主持人说明规则所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责会议节奏控制没有座位的会议室每个人都有“暴露焦虑”，即“惧怕在别人面前示弱”，由此导致的发言人只顾自己的优点，同时也只关注别人的不足，纠别人5%的错误而据理力争。因此需要主持人进行控制主持人会议中的提问策略问题类型问题特点棱镜型问题把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们应该怎么做呢？”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么做。”环形问题向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听听每个人的工作计划，小王，由你开始。”广播型问题向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压力。定向型问题向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间。与会者的节奏把握发言时不可长篇大论，滔滔不绝(3分钟为限)不可从头到尾沉默到底。不可取用不正确的资料。不要尽谈些可能与预测。不可做人身攻击。不可打断他人的发言。别不懂装懂，胡言乱语。别谈到抽象论或观念论。不可对发言者吹毛求疵。不要中途离席会议中的倾听陌生沟通：共同的八个共同点

时间：3分钟姓：出生___月___日业余爱好：____喜欢颜色：___爱吃的水果：________居住地区：_______最欣赏的人物：________婚否：______会议推动情境对策你想令讨论变得热烈。问小组一个开放式的问题。你想打断某项讨论。请某个与会者总结讨论几个与会者在开小会。问与会者一个具体的问题。两名与会者就一个观点争执。请每个与会者总结其他人的发言。与会者问了你一个难以回答的问题。把问题转回给小组。你想调查对一个观点的支持程度。问小组一个具体的问题。你想知道自己是否是个成功主持人。询问小组的反馈意见。有效达成决议一个人提出给家里买一条狗的建议，结果呢：妈妈心里想的是一只小吉娃娃坐在枕头上；爸爸想到的是一条大金毛神气地走在他的身边；女儿心里想的是在她做作业时，一只可爱的卷毛狗安静地趴在她的腿上；儿子心里想的是一只德国黑贝可以在草地上玩闹……每个人都对一个相同的提议给予了赞同，但实质上他们赞同的并不是一个东西。有效达成决议四种决议方法：权威型、共识型、无异议型、少数服从多数型人们倾向于坚持自己已经说出的观点!!哪一种最好？……会议记录会议名称：时间：________________ 会议地点：________________________________主持单位：___________________ 主持人：____________参加者：发言主要人员与内容：记录人签字： 主持人签字：会议结束尽量准时结束会议总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。回顾会议的议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项；说明下次会议的可能议程。给每一位与会者一点时间说最后一句话。就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。如何把“素质拓展”用于学生会议时间：10分钟明确会议中的目标、主持人、记录者最终形成一个大家共同认可的方案会议的后续处理会议记录处理：重要的会议应录音，但事后要对录音进行有效处理。在会议的记录里，应该包括有以下内容：讨论过程中所达成的各种共识有哪些证据支持此议案的通过及反对意见如何分派工作的详细情况，及工作完成的具体时间与评价指标推动决议执行高效会议的高效正体现在这个“果”上。因此会议的跟进，是促进“果”达成的重要步骤。对此需要的是一个机制，而非主持人控制。比如建立决议的执行者上级抄送制会议总结与备忘反思：对会议的前期通知，你还有什么意见与建议：对会议过程，你有什么意见与建议：其它建议与意见：未成决议的会议成果××认为……，这也是一个不错的想法，但就目前而言，它太昂贵了。我们可能需要对此做些修改，然后在条件成熟的时候启用。现在的法规不允许我们这样做，我们能不能把这个意见修改一下，使得它符合规定呢？对一个大公司来说，这是个不错的产品。但我们是个小公司，有办法采用这样的意见吗？作业会议过程都有哪些核心环节？作为会议主持人，应该如何使会议有效推进？就会议议程的跟进，都有哪些重要事项？作为一个主持人，如何有效促进会议议程的实施与推进？第三节特殊会议世界变化太快了，e-mail、e-business、e-love、e-learning、e-book、e-mart……我来自农村，电脑水平很低，心里很惶恐，将来会不会跟不上社会，被e掉？——无论e什么，e都只是定语，主词仍然是mail、business、love、learning、book、mart……教学目标了解目前比较流行的几种会议形式明确电话、电视、网络会议的关键因素，以及这些特殊会议执行过程中的一些关键点。了解社会懈怠、从众心理、团体极化的内涵；了解这些团体心理现象的一般规律，以及应对方法。作为一个会议组织者，需要做充分的准备，以降低这些团体心理现象的负面影响；在会议过程中，有针对性的处理好这样的团体心理倾向。新形式的会议电话会议电视会议网络会议会议中的群体心理现象(1)社会懈怠法国心理学黎格曼(Ringelman，1913)进行过一项实验：他要求工人尽力拉绳子，并测量拉力。1人独自拉力：个体平均拉力——63公斤；3人团体拉力：个体平均拉力——53公斤；8人团体拉力：个体平均拉力——31公斤。这就是……社会懈怠：个体在团体中较不卖力的现象。责任均摊、假性期待会议中的群体心理现象(2)从众心理会议中的群体心理现象(2)会议没有不隆重的，闭幕没有不胜利的；讲话没有不重要的，鼓掌没有不热烈的；领导没有不重视的，群众没有不满意的；决议没有不通过的，成就没有不巨大的；班子没有不团结的，问题没有不解决的；决策没有不英明的，形势没有不大好的；观点没有不赞同的，气氛没有不友好的；粮食没有不丰收的，产值没有不增长的；抢救没有不及时的，信心没有不增强的；错误没有不被掩盖的，大事没有不化小的这次会议开得很成功~~~我最后讲一句~~~会议中的群体心理现象(3)团体极化会议中的群体心理现象(4)