疾控中心采购工作制度

PAGE疾控中心采购工作制度一、总则（一）目的为加强疾控中心采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保采购工作合法、合规、公开、公正、公平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控中心内部所有采购活动，包括但不限于设备采购、试剂采购、耗材采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：采购行为要符合行业标准和疾控中心内部规定。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，接受内部和社会监督。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保公平竞争。5.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由中心领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定专人负责采购具体工作。其职责包括：1.根据需求部门提出的采购申请，编制采购计划。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各种问题，确保采购任务顺利完成。5.建立采购档案，妥善保管采购相关资料。（三）需求部门各业务科室等需求部门负责提出采购需求，详细说明采购物品或服务的规格、数量、质量要求、技术参数等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。（四）监督部门纪检监察部门负责对采购工作进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正，受理有关采购的投诉举报，对违规行为进行查处。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.疾控中心的业务发展规划和年度工作计划。2.现有设备、试剂、耗材的库存情况。3.实际工作中的需求变化和新增需求。（二）采购计划编制流程1.需求部门每年[具体时间]前向采购部门提交下一年度的采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等。2.采购部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总、整理和分析，结合库存情况和业务发展需要，编制年度采购计划草案。3.采购计划草案提交采购领导小组审议，经修改完善后形成正式的年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的类别、数量、预算、采购时间安排等。（三）采购计划调整采购计划一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购计划，需求部门应填写采购计划调整申请表，并详细说明调整原因、调整内容等，经采购部门审核后报采购领导小组批准。四、采购预算管理（一）采购预算编制原则1.以采购计划为基础，确保预算与采购需求相匹配。2.参考市场价格行情，合理确定预算金额。3.遵循厉行节约、勤俭办事的原则，提高资金使用效益。（二）采购预算编制流程1.采购部门根据采购计划，结合市场价格信息，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价等明细内容。2.采购预算草案提交财务部门进行审核，财务部门根据中心财务状况和资金安排，对预算的合理性、可行性进行评估，并提出审核意见。3.采购预算草案经财务部门审核通过后，报采购领导小组审议批准。批准后的采购预算作为采购资金控制的依据。（三）采购预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得突破预算金额。如因特殊原因需要超预算采购，必须按照规定的审批程序办理追加预算手续。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期核对采购支出与预算的差异，及时发现和纠正预算执行中的问题。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：采购货物、服务等符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。2.招标程序：采购部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点等信息。对投标人进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由招标人主持，邀请所有投标人参加。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。后续招标程序与公开招标基本相同，包括招标文件编制、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附上相关证明材料。单一来源采购申请表提交采购领导小组审核，经批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，协商确定采购价格、合同条款等内容。签订采购合同，并将采购情况在中心内部进行公示。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价通知书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。询价小组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在确定中标人或成交供应商后，应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务关系，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同的签订应符合法律法规的规定，合同文本应使用规范的格式和语言。合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。2.需求部门应按照采购合同的要求，做好验收准备工作，及时组织对采购货物或服务的验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利和义务等条款。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采购合同，采购部门应按照法律法规的规定办理相关手续，并及时通知供应商。解除合同后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购验收管理（一）验收组织成立采购验收小组，由需求部门、采购部门、质量控制部门等相关人员组成。采购验收小组负责对采购货物或服务进行验收工作。（二）验收标准1.采购合同中约定的质量标准、技术参数、规格型号等要求。2.国家相关标准和行业标准。3.货物或服务的说明书、合格证、质量检验报告等相关资料。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购验收小组。采购验收小组根据采购合同和验收标准，制定验收方案。2.供应商交货时，采购验收小组按照验收方案对货物或服务进行现场验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、外观质量、技术性能等，以及服务的内容、质量、完成时间等。3.验收过程中，采购验收小组应做好验收记录，对验收中发现的问题及时与供应商沟通，并要求供应商限期整改。4.验收合格后，采购验收小组出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收情况、验收结论等内容。验收报告经采购验收小组成员签字确认后生效。八、采购付款管理（一）付款申请供应商按照采购合同约定完成交货或服务后，采购部门应及时审核供应商提交的付款申请资料。付款申请资料应包括发票、送货单、验收报告、采购合同等。采购部门审核无误后，填写付款审批表，提交财务部门进行审批。（二）付款审批财务部门按照中心财务管理制度和采购合同约定，对付款审批表进行审核。审核内容包括采购项目的真实性、付款金额的准确性、付款条件的合规性等。审核通过后，报中心领导审批。（三）付款执行经中心领导审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。付款方式包括支票、汇票、电汇、转账等。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关资料，如采购计划、采购预算、采购申请、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子和纸质档案。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和中心内部规定执行。一般采购档案保存期限不少于[具体年限]年。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。2.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经采购部门负责人和中心领导批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过[具体天数]天，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。十、监督与考核（一）监督检查1.纪检监察部门定期对采购工作进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购档案是否完整等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，检查采购资金是否按照预算执行，是否存在浪费、挪用等现象。（二）投诉处理1.设立采购投诉举报渠道，接受内部和社会对采购工作的投诉举报。对投诉举报事